Зарубежные системы электронного документооборота и проблемы информационной безопасности при их эксплуатации в России - Реферат

Развитие человеческой цивилизации сопровождается ростом количества создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Необхоимо принять во внимание то, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления, но их можно условно классифицировать на электронные и бумажные документы по форме их представления. По приблизительным оценкам специалистов в настоящее время в мире примерно 30% всей документации хранится в электронном виде, остальные 70% представлены в бумажной форме, изза чего создаются немалые трудности при работе с ними.Электронный документооборот - это совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами (создание документов, их обработка, передача, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии) с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства»Его легитимность подтверждается следующими нормативно-правовыми актами: Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В ней собраны основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечения работы с документами в организациях. № 59-ФЗ устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработку подобных обращений в электронном виде. № 210-ФЗ регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД: Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов. Преимущества СЭД относительно бумажного документооборота: Экономия времениВ связи с сложившейся политической ситуацией иностранные компании, работающие в сфере ИТ, не рассматривают российский рынок в числе ключевых, поэтому неактивно продвигают свои продукты.Она предназначена для использования на крупных и средних предприятиях для автоматизации управления технической документацией и проектами. DOCS Open/Fusion позволяет хранить различные типы документов: чертежи (векторные, растровые и гибридные); спецификации, модели состава изделия; аудио-и видеофайлы, текстовые файлы, электронные таблицы и др.Известная в мире система Documentum EMS разработки компании Documentum (создана в 1990 г., головной офис расположен в г. Pleasantion, штат Калифорния, доходы в 4-м квартале 2000 г. составили $59 млн), предназначенна для средних и крупных предприятий (особенно со сложной гетерогенной ИТ-средой).IBM Content Manager - это решение по управлению цифровым контентом, сочетающее в себе средства управления документами и готовые инструменты для потов операций, автоматизирующих выполнение задач и действий по обработке данных. Предоставляет инфраструктуру управления контентом для решений, предназначенных, например, для обеспечения соответствия требованиям в регулируемой среде естественных наук, управления записями, жизненным циклом документов, электронной почтой в Lotus Notes и в Exchange Server, а также управления цифровыми мультимедийными данными и Web-контентом.SAP Extended ECM by OPENTEXT обеспечивает автоматизацию функций организационно-распорядительного, договорного документооборота и электронного архива для систем управления предприятием.Проблема внутреннего нарушителя, который может появиться изза того, что переквалифицировать персонал к работе с новым форматом ведения документооборота довольно сложно. К тому же в начале внедрения СЭД объем работы резко увеличивается, так как необходимо перенести все возможные бумажные документы в электронную форму и вести бумажный документооборот, пока организация или предприятие не будут полностью переведены на СЭД (во многих организациях и предприятиях полностью не переходят на СЭД, а некоторые документы остаются в бумажном формате)Проблема локализации (Сервер СЭД находится в другой стране, поэтому в случае неполадок или падения сервера понадобится долгое время, чтобы руководство узнало об этих проблемах и предприняло необходимые меры по их решению.Программная защита информации - система специальных программ, включаемых в состав ПО, которые реализуют функции защиты информации. Защ

Содержание

Введение

1. Системы электронного документооборота

1.1 Назначение СЭД

1.2 Правовое обеспечение использования СЭД в России

1.3 Преимущества и недостатки СЭД

2. Зарубежные СЭД в России

2.1 Используемые в России зарубежные СЭД

2.1.1 DOCS Open/Fusion

2.1.2 DOCUPACT

2.1.3 Documentum EMS

2.1.4 IBM Content Manager

2.1.5 SAP Extended ECM by OPENTEXT

3. Проблемы ИБ при использовании СЭД и пути их решения

3.1 Проблемы ИБ

3.1.1 Проблемы ИБ при использовании СЭД в целом

3.1.2 Проблемы ИБ, возникающие при использовании зарубежных СЭД в России

3.2 Пути решения проблем ИБ

3.2.1 Пути решения общих проблем ИБ, связанных с использованием СЭД в организации или на предприятии

3.2.2 Пути решения проблем ИБ, связанных с использованием зарубежных СЭД в России

Заключение

Список использованных источников

Развитие человеческой цивилизации сопровождается ростом количества создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. По оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов.

Необхоимо принять во внимание то, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления, но их можно условно классифицировать на электронные и бумажные документы по форме их представления. По приблизительным оценкам специалистов в настоящее время в мире примерно 30% всей документации хранится в электронном виде, остальные 70% представлены в бумажной форме, изза чего создаются немалые трудности при работе с ними. По оценке Delphi Consulting Group объем электронной документации увеличивается примерно в два раза каждые три года, и электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный. В связи с этим проблема оптимизации электронного документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение для современных организаций и предприятий.

Целями моей работы являются: рассмотрение преимуществ СЭД рассмотрение самых часто используемых зарубежных СЭД в российских организациях рассмотрение проблем ИБ, возникающих при внедрении зарубежных СЭД в работу российских предприятий

Задачи моей работы: анализ различны СЭД;

поиск проблем ИБ (общих проблем и проблем зарубежных СЭД в России) поиск решения найденных проблем