Внутриорганизационные коммуникации и компьютеризация - Курсовая работа

По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом. Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций.Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе. Предметом анализа в данном случае выступают особенности коммуникации и коммуникативного процесса в организациях. Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми.Отправитель - лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее. Сообщение - информация, закодированная в виде символов. Получатель (реципиент) - тот, кому предназначена информация. Коммуникации можно классифицировать по типу объектов и по степени формализации. По типу объектов: организация - внешняя среда; межуровневая (восходящая); межуровневая (нисходящая); горизонтальная; руководитель - подчиненный; руководитель - рабочая группа.Цель коммуникации - обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде: монолога - информации, поступающей от отправителя к получателю; диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю; Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными и точными;По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных - 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха - около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Чтобы оценить нынешнее состояние коллектива и степень удовлетворенности работников, необходимо провести небольшое внутреннее исследование и установить, какие формы коммуникаций работники считают наиболее целесообразными и эффективными.Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций: листок новостей; При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике ("новости рынка", "новые проекты", "персонал") может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выявить заинтересованность занятых в информации, содержащейся в листках. Листки могут распространяться также по принципу "почитал - передай другому", или адресно руководителям подразделений.Разработке стратегии планов коммуникации предшествует анализ ситуации. Для этого необходимо задать следующие вопросы: на какие сегменты можно разбить работников, какова средняя продолжительность времени службы в компании, как с географической точки зрения размещены служащие, каким образом они получают информацию и др. Здесь вы отвечаете на следующие вопросы: какие деловые цели вы поддерживаете, как ваша стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом. Следует подумать о том, как вы будете оценивать эффективность вашей коммуникационной стратегии и какие действия предпримете в случае, если бюджет не позволит осуществить формальное исследование. Предлагается также уделять большое внимание эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой "миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности".Развитие математического обеспечения компьютеров связано с созданием эффективных систем программирования, основанных на универсальных алгоритмических языках и операционных системах, эффективно организующих вычислительный процесс. Успехи физики, медицины, космонавтики, биологии, геолог

Содержание

Введение

1. Что такое коммуникация

1.1 Элементы коммуникационного процесса

1.2 Что включает коммуникативный процесс

1.3 Цель и способы коммуникации

2. Эффективные и неэффективные коммуникации

2.1 Формы внутриорганизационных коммуникаций

2.2 Что привносят новые технологии в искусство управления персоналом

2.3 Разработка планов коммуникации

3. Что такое компьютеризация

3.1 Компьютеры в учреждениях

3.2 Развитие компьютерных технологий

3.3 Глобальная компьютеризация

Заключение

Список используемой литературы

По данным исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий.

В современных условиях коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций. Что же делает коммуникации эффективными, а что препятствует передаче информации в организации? В чем особенность коммуникационного процесса в современных условиях?

Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Человек приходит в организацию, руководствуясь личными целями и личными интересами. У организации также существуют свои цели и интересы. При работе человека внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование.

Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определенными характеристиками и свойствами - для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

Коммуникации в менеджменте выполняют интегрирующую роль. Объединение участников коммуникационного процесса происходит с помощью языкового общения. В коммуникации обязательно необходимо учитывать ее два аспекта: личностный и информационный.

Менеджеры - занятые должны знать достаточно подробно то, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие ее отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров - один из путей обеспечения этого. Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компании или других событий, выпускаются специальные бюллетени.

Существуют и более формальные публикации - такие как журналы для менеджмента. Они более сложны и специализированы. Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех занятых через листок новостей, и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр только в журнале для управленцев. Вопрос конфиденциальности здесь также должен учитываться. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих занятых.

Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться топ - менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.

Ежегодные отчеты

В практике российских предприятий нередки случаи создания своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями. Такая книжка нередко писалась старейшими сотрудниками и использовалась для сохранения традиций, для ознакомления новых сотрудников с предприятием, для подарков традиционным партнерам.

Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Ежегодный, или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года. При этом он должен носить и мотивационную функцию, неявно обращаясь к чувству корпоративной причастности, гордости и патриотизма.

Годовой отчет - это средство признания достижений занятых сотрудников, которого они ждут.

Доски объявлений

Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов.

Визуально экспрессивные, графически впечатляющие, доски могут быть центрами сегодняшних текущих новостей. Такая доска может висеть у входа, или в другом месте интенсивного потока. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно ее обновлять, например, еженедельно. Для выполнения этой задачи может быть назначен один человек.

Внутреннее видео

Внутреннее телевидение и использование видеопленки становится все более распространенным средством внутрикорпоративных коммуникаций. Крупнейшие компании повернулись к этому средству коммуникаций, стремясь конкурировать за внимание занятых, 80% которых получает большую часть своих новостей от телевидения.

Эффективность телевидения объясняется высокой информативностью видеоленты, например, с записью выступления руководителя, объясняющего корпоративную политику. Эта видеолента гораздо информативнее аудиопленки и тем более печатного текста того же сообщения.

Видеозапись сокращает дистанцию между аудиторией и менеджером, персонализирует политику компании.

Российские менеджеры выделяют десять законов успешной коммуникации: - перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.

- проанализируйте истинную цель каждой коммуникации. проанализируйте все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

- проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.

- обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание вашего информационного сообщения воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

- постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

- устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

- добивайтесь, чтобы дела и установки не противоречили словам.

- учитесь умению слушать другого.

2.2 Что привносят новые технологии в искусство управления персоналом

Электронная почта - наиболее быстроразвивающееся средство внутриорганизационных коммуникаций. Она помогает доносить информацию до широкого круга адресатов без задержек и искажений, что особенно важно в территориально разнесенных организациях.

Однако ее использование порождает ряд весьма нетривиальных вопросов, связанных с "этикой электронной почты". Например, электронное послание должно соответствовать целому набору правил хорошего тона: содержать обращение к адресату, приветствие, формулу вежливости, подпись. В случае вашего продолжительного отсутствия вы должны пользоваться функцией автоматического отзыва с информацией о том, когда вы сможете ответить на полученное электронное послание.

Возникают также и "деловые" проблемы. Во-первых, сокращение прямых контактов между сотрудниками приводит к уменьшению эмоционального аспекта деловых отношений, "дегуманизации" труда, что увеличивает степень стресса и снижает мотивацию сотрудников.

Во-вторых, объем информации, который может передаваться с помощью электронной почты, создает угрозу перегруженности сотрудников, и в первую очередь руководителей. Электронная почта, по сути, весьма анархична; по ее вине сотрудники затрачивают много времени на просмотр огромного объема ненужной или второстепенной информации; неизбежное появление массы "писателей", руководствующихся экзистенциалистским принципом "я пишу, значит, я существую".

В-третьих, электронная почта может помогать "прятаться" от ответственности или от живого общения. Например, высокопоставленный менеджер крупной российской компании, широко применяющей электронные коммуникации, заметил, что в последнее время наиболее распространенный способ общения в организации - обмен посланиями между секретарями руководителей. А в правилах внутреннего распорядка одного крупного концерна специально подчеркивается, что сотрудники не должны "прятаться" за электронной или голосовой почтой.

И, наконец, многие организации сталкиваются с проблемой сохранения конфиденциальности информации при использовании электронных сетей. Помимо гипотетической угрозы компьютерных хакеров, существует реальная опасность ошибочно разослать конфиденциальную информацию.

Поэтому исключительно важно на самых ранних этапах внедрять культуру пользования электронной почтой, правильные процессы создания и управления списками рассылки сообщений, обучать сотрудников правильно пользоваться программой, управляющей почтой, и создавать иерархию сообщений в зависимости от их важности.

Основным и наиболее общим параметром сегментирования аудитории средств внутренней коммуникации является профессиональная принадлежность. Отсюда вытекает, что создание обращений к целевой аудитории главным образом должно касаться профессиональных интересов целевой аудитории. И через эти профессиональные интересы средства внутренней коммуникации должны прямо и косвенно транслировать постулаты корпоративной культуры, наращивать эффективность внутренних коммуникаций, слагать и укреплять корпоративный дух.