Внедрения автоматизированной системы управления в делопроизводство организаций - Отчет по практике

Во время прохождения производственной практики мне было поручино провести предпроектное исследование для внедрения автоматизированной системы управления в делопроизводство организаций. Создание новой информационной системы или модернизация уже существующей несет предприятию немалые риски, возникающие на различных этапах развития проекта. Появление методологии объектно-ориентированного программирования (ООП) позволило отделить процесс написания программного кода от процесса проектирования структуры программы, т.е. к выделению самостоятельной методологии, получившей название методологии объектно-ориентированнного анализа и проектирования (ООАП). Жизненный цикл программного обеспечения - период разработки и эксплуатации программного обеспечения, в котором выделяют этапы (согласно стандарту ISO/IEC 12207): · Анализа предметной области и формулировки требований к программе В процессе этой работы необходимо описать и по возможности формализовать все происходящие на предприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценке эффективности деятельности.Client-server) - вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг (сервисов), называемых серверами, и заказчиками услуг, называемых клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением. Использовать ресурсы одного сервера часто могут клиенты с разными аппаратными платформами, операционными системами и т.п. Принято называть клиентом локальной сети, запрашивающий услуги у некоторого сервера и сервером - компонент локальной сети, оказывающий услуги некоторым клиентам. Понятно, что в общем случае, чтобы прикладная программа, выполняющаяся на рабочей станции, могла запросить услугу у некоторого сервера, как минимум требуется некоторый интерфейсный программный слой, поддерживающий такого рода взаимодействие (было бы по меньшей мере неестественно требовать, чтобы прикладная программа напрямую пользовалась примитивами транспортного уровня локальной сети).

Во время прохождения производственной практики мне было поручино провести предпроектное исследование для внедрения автоматизированной системы управления в делопроизводство организаций.

В ходе выполнения заданий я рассмотрела следующие вопросы: 1. Проедпроектное исследование - цели, методики проведения.

2. Общие понятия о делопроизводстве.

3. Общие понятия о клиент-серверном приложении.

1. Предпроектое исследование

Информационные технологии являются одним из ключевых конкурентных преимуществ компаний. Они позволяют снижать себестоимость бизнес-процессов, сокращать время прохождения информации, повышать лояльность клиентов за счет лучшего их обслуживания и наличия детализированной информации, достигать других не менее значительных выгод. Создание новой информационной системы или модернизация уже существующей несет предприятию немалые риски, возникающие на различных этапах развития проекта. Поэтому руководителю очень важно четко знать критерии, на основании которых будут приниматься решения об инвестициях в ИТ.

Появление методологии объектно-ориентированного программирования (ООП) позволило отделить процесс написания программного кода от процесса проектирования структуры программы, т.е. к выделению самостоятельной методологии, получившей название методологии объектно-ориентированнного анализа и проектирования (ООАП).

Разделение процесса разработки сложных программных приложений на отдельные этапы способствовало становлению концепции жизненного цикла программы. Жизненный цикл программного обеспечения - период разработки и эксплуатации программного обеспечения, в котором выделяют этапы (согласно стандарту ISO/IEC 12207): · Анализа предметной области и формулировки требований к программе

· Проектирования структуры программы

· Реализации программы в кодах (собственно программирования)

· Внедрения программы

· Сопровождения программы

· Отказа от использования программы

Эти этапы могут объединяться, дробиться на более мелкие. Тем не менее, компания, решившая повысить управляемость и оперативность отклика на рыночные изменения, должна пройти через все стадии.

Предпроектные исследования являются обязательным этапом, необходимым для оценки реальности поставленных перед автоматизацией задач. К сожалению, для большинства руководителей понятие "предпроектное исследование" равнозначно понятию "затраты".

Необходимость анализа предметной области до начала написания программы при разработке масштабных проектов была осознана давно. Требуется предварительная проработка концептуальной схемы, которая отражала бы общие взаимосвязи предметной области и особенности организации соответствующей информации.

Знания о предметной области - это совокупность сведений о той части реального мира, которая имеет существенное значение или непосредственное отношение к процессу функционирования программы. Сюда входят факты и закономерности, относящиеся к предметной области, гипотезы о возможных связях между явлениями, процессами и фактами, процедуры для решения типовых задач.

Любой проект по автоматизации должен начинаться с самой важной и нелегкой задачи - согласования планируемых результатов проекта с миссией и стратегическими целями предприятия. Решение о целесообразности реализации проекта должно приниматься исходя из того, насколько он соответствует стратегии, целям компании и путям их достижения. И тут зачастую кроется первая и наиболее значимая проблема - не всегда на предприятии имеется четкое представление о его миссии и стратегии. Несмотря на то, что существуют, например, частные стратегии в области маркетинга, продаж, финансов, зачастую отсутствует основополагающее общее видение целей предприятия.

Большую часть времени этапа предпроектного исследования занимает анализ бизнес-процессов на предприятии - очень трудоемкая и кропотливая работа. В процессе этой работы необходимо описать и по возможности формализовать все происходящие на предприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценке эффективности деятельности. Наиболее пристальное внимание должны быть уделено той области деятельности предприятия, которая будет автоматизироваться, но только в контексте общей системы. Попытка начать автоматизацию с отдельной задачи без исследования всей системы обязательно приведет к провалу проекта.

Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев в результате формализации и описания бизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективные повторяющиеся операции. Руководство получает возможность в сжатые сроки устранить обнаруженные недостатки, иначе придется автоматизировать хаос. Руководитель должен потребовать от команды максимально детального описания процессов, происходящих на предприятии с указанием на проблемы и возможные пути их устранения. Результатом станет обоснование необходимых инвестиций и оценка экономического эффекта, будет готова основа для технического задания и сформируются рекомендации по выбору той или иной автоматизированной системы. Этап выявления проблемы выполняет важную функциональную роль в протекании предпроектного исследования - т.к. более рационален, исключает большее или меньшее количество случайных проб, экономит силы, время, по сравнению с путем мучительных проб и ошибок.

Попытка решить непродуманную и не выявленную до конца проблему всегда может оказаться трудом затраченным впустую. Если решить проблему поверхностно, она останется той же, что и была, поэтому необходимо начать думать об этих вещах по-другому.

Важное значение имеет квалификация специалистов, проводящих предпроектное исследование. Если она не соответствует уровню сложности работы, то изначально закладывается возможность возникновения погрешностей и риска при принятии решений по проекту. Так же не всегда учитываются и должным образом планируются временные человеческие ресурсы. В любом проекте на ключевых сотрудников компании ложится дополнительная нагрузка. Вне зависимости от того, кто осуществляет те или иные работы, затраты времени на проект почти всегда колоссальны, поэтому дополнительная нагрузка на персонал становится серьезной проблемой.

Руководитель в этом вопросе должен выбрать наиболее приемлемое решение с точки зрения наличия у предприятия средств и свободного времени: или повышать квалификацию собственных сотрудников путем стимуляции самообразовании и обучения на различных семинарах и курсах или нанимать на работу сотрудников, уже обладающих опытом и необходимыми компетенциями в данной сфере и привлекать сторонних консультантов.

Чем больше внимания уделяется подготовительной фазе и отдельным деталям исполнения, тем меньше придется делать корректировок и итераций по ходу проекта, тем больше шансы на успех проекта. Ошибки проектирования обходятся во много раз дороже.

Сколько же времени нужно тратить на планирование? Некоторые считают, что наиболее оптимальное соотношение подготовительного этапа и этапа реализации - 60-40 %. Безусловно, это не абсолютная истина, но важно осознавать важность фазы планирования и предпроектного исследования. Существует множество примеров того, как этапы планирования и предпроектных исследований просто пропускались с намерениями сэкономить деньги. В результате приходилось платить за исправление уже проделанной работы, и даже не один раз.

Следует помнить, что риск неуспеха проекта во многом зависит от ошибок на стадии планирования и от правильного управления информацией в компании.

При таком подходе цели проектирования определяются концептуальной моделью, субъектом проектирования является рабочая группа, а средством проектирования выступает информационная модель.

2. Делопроизводство организаций

Определение делопроизводства по ГОСТУ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения": Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные стандартом, обязательны для применения в документации всех видов, учебной и справочной литературе.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88 ( название ГОСТА).

Основания для разработки УСОРД, ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.

Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88 " Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения"

УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ - автоматизированная система управления.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются: · Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

· Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

· Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

· Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

· Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

· Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

· Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

· Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

1. А. Горев, С. Макашарипов, Ю. Владимиров "SQL Server 6.5 для профессионалов" изд. "Питер" Санкт-Петербург, 1998.

2. ГОСТ 6.10.1-80 "Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения"

3. "Архивы и делопроизводство" научно-практический иллюстрированный журнал №1(7), 2000

Размещено на