Внедрение системы электронного документооборота в поликлинике - Курсовая работа

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS - ELECTRONICDOCUMENTMANAGEMENTSYSTEMS): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. В проекте по внедрению системы электронного документооборота в поликлинике будут задействованы следующие лица: ¤ Спонсор и заказчик проекта - поликлиника в лице директора Трифонова А.А.; В процессе внедрения будут выполнены работы, такие как: · исследование и обоснование создания системы - анализ документооборота его оптимизация, выявление основных бизнес процессов и обоснование создания системы; Проект начинается с 9.01.12 и должен завершиться 21.05.12. Краткий обзор плана работ можно посмотреть в ниже приведенной таблице.В ходе работы над курсовым проектом были произведены следующие шаги: 1.Дано определение СЭД;Цели проекта: Внедрить систему электронного документооборота в поликлиники за 5 месяцев Цели участников: ¤ Заказчик - получить систему электронного документооборота, вследствие чего повыситься эффективность управления поликлиникой;На этапе разработки системы допускается изменение требований к системе. Система разрабатывается под ОС Windows 7. Система разрабатывается на MYSQLИVISUALSTUDIO 2010.

Актуальность выбранной темы

С каждым днем поток данных все увеличивается, и строить бизнес на «бумаге» просто не представляется возможным, изза большого количества времени потраченного на поиск и заполнение необходимых документов, а такжебольшая вероятность ошибок при заполнении. В этом случае необходимо внедрять Систему Электронного Документооборота (СЭД или EDMS), она поможет сократить бумажный документооборот, что заметно ускорит бизнес процесс, обеспечит сохранность документов и позволит сформировать единое информационное пространство. Также упростит поиск необходимых документов.

Цель и решаемые задачи

Цели: · формирование единого информационного пространства;

· стандартизацию работы с документами;

· документальное сопровождение бизнес процессов;

· повышение эффективности управления организацией;

· упрощение процессов поиска и хранения документации;

· сокращение бумажного документооборота;

· обеспечение сохранности информации;

· отслеживание взаимоотношений с контрагентами(клиентами).

Решаемые задачи: · повышение оперативности принятия решений и их выполнения;

· нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины;

· утечка информации и нарушения коммерческой тайны.

Используемые методики

Внедряемая СЭД разрабатывается с помощью канонического проектирования, без использования CASE средств.

Значимость полученных результатов

Улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение внешних факторов. электронный документооборот система поликлиника

1. Описание проекта

1.1 Что такое СЭД ?

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS - ELECTRONICDOCUMENTMANAGEMENTSYSTEMS): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".

1.2 Ключевые участники

В проекте по внедрению системы электронного документооборота в поликлинике будут задействованы следующие лица: ¤ Спонсор и заказчик проекта - поликлиника в лице директора Трифонова А.А.;

¤ Исполнитель ООО «TERRALINK» - один из ведущих системных интеграторов, занимает лидирующие позиции на рынке информационных технологий стран СНГ;

¤ Пользователи результатов проекта: ? Куратор проекта - Петров Н.И.;

? Руководитель проекта - Иванов А.А.;

? Работники регистратуры.

1.3 Описание основных работ

В процессе внедрения будут выполнены работы, такие как: · исследование и обоснование создания системы - анализ документооборота его оптимизация, выявление основных бизнес процессов и обоснование создания системы;

· разработка технического задания - уточнение требований к объему работ, объему функциональности системы, инфраструктуре и т.д.;

· заключение договора - утверждение ТЗ, графика и стоимости работ и т.д.;

· техно-рабочее проектирование - разработка и создание СЭД;

· подготовка объекта к внедрению - изменение организационной структуры объекта, закупка оборудования и его установка и т.д.;

· опытное внедрение - установка ПО на сервер и рабочие станции и т.д.;

· сдача проекта в промышленную эксплуатацию - тестирование, корректировка;

· обучение персонала - обучение работника (ов) фирмы работы с системой;

· подписание акта о завершении работ по проекту.

Подробнее в уставе проекта в приложении №1

2. Разработка календарного плана проекта

2.1 Описание плана проекта в общем

Проект начинается с 9.01.12 и должен завершиться 21.05.12. Длительность проекта составляет пять месяцев.

Краткий обзор плана работ можно посмотреть в ниже приведенной таблице.

Таблица План работ

Название этапа Дата начала этапа Дата окончания этапа

Исследование и обоснование создания системы Пн 09.01.12 Пт 10.02.12

Разработка технического задания Пт 10.02.12 Пн 05.03.12

Заключение договора Пн 05.03.12 Вт 06.03.12

Техно-рабочее проектирование Вт 06.03.12 Ср 11.04.12

Подготовка объекта к внедрению Ср 11.04.12 Ср 25.04.12

Опытное внедрение Ср 25.04.12 Ср 09.05.12

Сдача проекта в промышленную эксплуатацию Ср 09.05.12 Чт 10.05.12

Обучение персонала Чт 10.05.12 Пн 21.05.12

Подписание акта о завершении работ по проекту Пн 21.05.12 Пн 21.05.12

Иерархическая структура работ.

1. Внедрение СЭД в поликлинике

1.1. Встреча команды

1.2. Исследование и обоснование создания системы

1.2.1. Анализ организационной структуры

1.2.2. Выявление основных бизнес-процессов

1.2.3. Формальное описание схемы движения документов

1.2.4. Составление номенклатуры документов

1.2.5. Формирование справочников и классификаторов

1.2.6. Анализ ІТ-инфраструктуры и используемых учетных систем

1.2.7. Валидация (сверка) характеристик оборудования Заказчика на предмет соответствия поставленным целям и требованиям программного продукта

1.2.8. Выявление целесообразности внесения дополнительного функционала в систему.

1.2.9. Обследование завершено

1.3. Разработка технического задания

1.3.1. Фиксирование требований к объему функциональности системы

1.3.2. Фиксирование требований к настройке системы

1.3.3. Фиксирование требований к организационной структуре

1.3.4. Фиксирование требований к структуре системы управления

1.3.5. Фиксирование перечня ответственных за эксплуатацию системы лиц

1.3.6. Фиксирование требований к способам обеспечения безопасности и надежности

1.3.7. Фиксирование требований к техническим характеристикам системы

1.3.8. Фиксирование требований требования к рабочим станциям

1.3.9. Фиксирование аппаратных требований к серверам

1.3.10. Фиксирование списка оборудования, на которое необходимо установить систему (включает местоположение и конфигурацию)

1.3.11. Фиксирование требований к перечню серверов

1.3.12. Фиксирование требований к перечню рабочих мест (с указанием способа подключения к серверу)

1.3.13. Фиксирование требований к конфигурации сети

1.3.14. Фиксирование требований к операционной системе, установленной на серверах и рабочих станциях

1.3.15. Фиксирование требований к типу используемых серверов баз данных

1.3.16. Фиксирование детального описания требований по изменению функциональности

1.3.17. Описание дополнительных услуг

1.3.18. Описание процесса и объемов обучения

1.3.19. ТЗ разработано

1.4. Заключение договора

1.4.1. Утверждение ТЗ

1.4.2. Утверждение графика и стоимости работ

1.4.3. Утверждение объема и режима технической поддержки

1.4.4. Договор заключен

1.5. Техно-рабочее проектирование

1.5.1. Разработка общесистемных положений по СЭД

1.5.2. Изменение организационной структуры

1.5.3. Определение функциональной структуры

1.5.4. Разработка проектно-сметной документации и расчет экономической эффективности системы

1.5.5. Разработка плана мероприятий по внедрению

1.5.6. Проектирование форм входных и выходных документов, системы ведения документов и макетов экранных форм документов

1.5.7. Проектирование классификаторов экономической информации и системы ведения классификаторов

1.5.8. Разработка структуры входных и выходных сообщений

1.5.9. Проектирование состава и структур файлов информационной базы

1.5.10. Проектирование внемашинной и внутримашинной технологии решения каждой задачи

1.5.11. Уточнение состава технических средств

1.5.12. Кодирование

1.5.13. Составление программной документации

1.5.14. Техно-рабочее проектирование завершено

1.6. Подготовка объекта к внедрению

1.6.1. Изменение организационной структуры объекта

1.6.2. Набор кадров соответствующей квалификации в области обработки информации и эксплуатации системы и сопровождения проектной документации

1.6.3. Оборудование здания под установку вычислительной техники

1.6.4. Закупка и установка вычислительной техники с периферией

1.6.5. Создание файлов информационной базы с нормативно-справочной информацией

1.6.6. Подготовка завершена

1.7. Опытное внедрение

1.7.1. Ввод исходных данных в ЭВМ

1.7.2. Анализ результатных данных на предмет наличия ошибок

1.7.3. Поиск причин и источников ошибок

1.7.4. Внесение коррективов в программы

1.7.5. Внесение коррективов в технологию обработки информации

1.7.6. Внесение коррективов в исходные оперативные данные

1.7.7. Опытное внедрение выполнено

1.8. Сдача проекта в промышленную эксплуатацию

1.8.1. Проверка соответствия выполненной работы договорной документации по времени выполнения, объему проделанной работы и затратам денежных средств

1.8.2. Проверка соответствия проектных решений требованиям ТЗ

1.8.3. Проверка соответствия проектной документации ГОСТАМ и ОСТАМ

1.8.4. Проверка технологических процессов обработки данных по всем задачам и подсистемам

1.8.5. Проверка качества функционирования информационной базы, оперативности и полноты ответов на запросы

1.8.6. Выявление локальных и системных ошибок и их исправление

1.8.7. Проект сдали

1.9. Обучение персонала

1.9.1. Установка системы на сервер

1.9.2. Установка и настройка клиентской части системы

1.9.3. Работа и настройка системы

1.9.4. Настройка организационной структуры

1.9.5. Администрирование системы

1.9.6. Обучение завершено

1.10. Подписание акта о завершении работ по проекту

1.11. Внедрение завершено

2.2 Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ

Рисунок 1.Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ

Рисунок 2. Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ (продолжение)

Рисунок 3. Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ (продолжение)

Рисунок 4.Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ (окончание)

3. Описание ресурсов проекта

3.1 Описание трудовых, материальных ресурсов и затрат

В проекте будут задействованы следующие ресурсы: v Трудовые ресурсы. a. Руководитель проекта (обладает компетенциями и опытом управления группами по разработке вебсайтов)- 30000р./мес. b. Аналитик (имеет компетенции, опыт анализа предметной области и планирования разработки корпоративных вебсайтов, проектирования баз данных и архитектуры функционала сайтов) (2человека) - 20000р./мес. c. Разработчик(разработка локальной сети, анализ IT-инфраструктуры, разработка системы и т.д.)(3человека)-15000р./мес. d. Инженер(разработка локальной сети и ее создание)(3человека)-10000р./мес. e. Внедренец(обладает навыками обучения персонала)(2человека)- 15000р./мес. f. Специалист службы ДОУ(решение вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организации) (2человека)-10000 р./мес. g. Программист(имеет компетенции разработки кода НАС#, MYSQL, его сопровождения и документации) (2человека) - 10000р./мес. h. Тестировщик(обладает навыками использования СЭД и оценки функциональности по заданным техническим критериям) (3человека) - 5000 р./мес. v Материальные ресурсы. a. Рабочая станция- 15000 руб. b. Сервер - 120 000 руб. c. Кабель UTP, 4 пары, 25 AWG, категория 5е, бухта 305м, медь, MAXYS MAXYS MX-UTP-4-5E-BC- 2400 руб. v Затраты. a. MICROSOFTWINDOWSPRO 7 Only DVD. b. MYSQL.

Назначение ресурсов на задачи смотрите на рис. 1- 4. Назначение ресурсов на задачи, сроки и связность работ

3.2 Лист ресурсов и затраты на них

На рис. 5 представлен лист ресурсов, на котором можно увидеть по фамильное перечисление группы работающей над проектом, их заработную плату и должности, материальные ресурсы и их стоимость и затраты.

На рис. 6 представлены затраты на ресурсы из которых видно по фамильноераспределение денежных средств всего бюджета проекта и материальные затраты.

Рисунок 5. Лист ресурсов

Рисунок 6. Затраты на ресурсы

4. Анализ стоимости проекта

Силы, вкладываемые сотрудниками в проект, называются рабочим вкладом или трудовыми издержками, требуют от организации затрат в форме заработной платы, премий и накладных издержке. Затраты на деятельность персонала (затраты на трудовые ресурсы) - это и есть основные внутренние затраты проекта[2].

Материальные затраты - расходы на приобретение сырья и (или) материалов, используемых в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) и (или) образующих их основу либо являющихся необходимым компонентом при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг)[3].

4.1 Общие затраты проекта

Общие затраты проекта составят примерно 529 337,50 руб.Что в свою очередь чуть ниже средней стоимости внедрения СЭД, которая составляет $30 тыс. или окало 900 тыс. руб.

Затраты на ресурсы: ¤ Трудовые - 181 938 руб.

¤ Материальные - 347 400 руб.

4.2 Оценка затрат на ресурсы

На рис. 7 изображена круговая диаграмма, на которой показано отношение трудовых затрат к материальным.

Рисунок 7. Общие затраты на материальные и трудовые ресурсы

4.3 Статистика проекта

На рис. 8можно увидеть длительность проекта, финансовые затраты, трудозатраты, вместе с тем дату начала и окончания проекта.

Рисунок 8. Статистика проекта

4.4 Распределение затрат по фазам проекта

На рис. 9 показано процентное соотношение затрат на этапы работ. Откуда можно увидеть что самые большие затраты уйдут на оснащение поликлиники. На втором месте исследование и обоснование создания системы. Самый дешевый этап - заключение договора.

Рисунок 9. Распределение затрат по фазам проекта в процентном соотношении

4.5 Анализ затрат на трудовые ресурсы

На рис. 10 показаны затраты на трудовые ресурсы в разрезе отдельно взятого работника. Из него видно, что самая большая заработная плата у аналитиков - Галкиной и Гербова около 25 тыс. руб. за проект.

Рисунок 10. Затраты на трудовые ресурсы

4.6 Анализ затрат на материальные ресурсы

На рис. 11 показаны затраты на материальную часть проекта. Откуда видно, что рабочие станции обойдутся примерно в 230 тыс. руб. Эта цифра в больше затрат на трудовые ресурсы и при необходимости, для удешевления проекта можно пожертвовать количеством компьютеров. Что в свою очередь может негативно отразится на организации.

Рисунок 11. Затраты на материальные ресурсы

4.7 Распределение затрат по типам работ

На рис. 12 описано распределение затрат по типам работ. Откуда следует, что больше 70% всего бюджета уйдет на внедрение системы, т.е. на закупку и установку компьютеров иинсталляции системы на них и более 10% на анализ выявление требований к системе.

Рисунок 12. Распределение затрат по типам работ

5. Управление рисками

5.1 Риски проекта

Риск - потенциальная, численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций исвязанных с ними последствий в виде потерь, ущерба, убытков в связи снеопределенностью[4].

Основными для рисков являются следующие свойства [5]: · Причина или источник. Явление, обстоятельство обусловливающее наступление риска.

· Симптомы риска, указание на то, что событие риска произошло или вот-вот произойдет.

· Последствия риска. Проблема или возможность, которая может реализоваться в проекте в результате произошедшего риска.

· Влияние риска. Влияние реализовавшегося риска на возможность достижения целей проекта

Рискам проекта требуется ранжирование, существует таблица ранжирования рисков, она выявляется из таблиц «Вероятность» и «Влияние», которые приведены ниже.

Таблица 3 Вероятности

Вес Значение Критерий

3 Очень вероятно Высокий показатель наступления

2 Вероятно Средний показатель наступления

1 Маловероятно Низкий показатель наступления

Таблица 4 Влияние

Вес Значение Критерий

3 Сильное Сильное влияние на проект

2 Средний Среднее влияние на проект

1 Слабое Слабое влияние на проект

Таблица ранжирования рисков, получается сложением весов таблиц «Вероятность» и «Влияние»

Таблица 5 Ранги рисков

Влияние

Воздействие 3 5 6

2 4 5

1 2 3

Ниже приведен список рисков проекта с их воздействием на данный проект, так же имеется краткое описание риска и его ранг.

Таблица 6 Риски проекта п\п Риск Реакция Как избежать Предпосылки Вероятность Воздействие Ранг

Организационные риски

1. Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта Согласование ТЗ. Создание ТЗ Низкий уровень коммуникаций с куратором проекта и не понимание, что дает система после внедрения Возможно Критическое 4

2. Недооценка важности отдельных этапов проекта (например, информационное обследование, обучение пользователей, опытная эксплуатация). Возврат к уже выполненным задачам и их переоценка. Выполнять проект строго по плану. Ускоренное выполнение задач. Возможно Критическое 4

3. Недостаточное изучение объекта автоматизации Заранее повысить срок выполнения этапа Не достаточно данных для того чтобы перейти к следующему этапу Возможно Критическое 4

4. Отсутствие или неэффективное управление коммуникациями внутри проекта Выбор куратора проекта, у которого есть цель внедрения системы и высокий статус в компании Необходима поддержка руководства Проблемы с получение информации от сотрудников компании Возможно Катастрофическое 5

5. Выход за рамки бюджета Выполнять работы в срок и не изменять ТЗ во время работы над проектом Заранее повысить стоимость проекта на 10-15% Превышение бюджета Возможно Критическое 4

6. Несвоевременная поставка оборудования Заказать заранее оборудование, с доставкой. Заказывать оборудование у зарекомендовавших себя поставщиков Нет доверия к исполнителю заказа. С ним никогда не работали Маловероятно Некритическое 1

7. Остановка работ изза нарушения графика финансирования Прекращение работ до получения денежных средств Задержка выплат по проекту Маловероятно Критическое 2

8. Уровень квалификации участников команды проекта не соответствуют поставленным задачам Обучение персонала или увольнение и принятие на должность специалиста Принимать в команду проекта только специалистов Сотрудник не справляется с поставленной задачей Маловероятно Катастрофическое 3

9. Незапланированное изменение требований заказчика Обратиться к ТЗ или закрыть проект Заранее уточнить интересы заказчика на этапе подписания ТЗ Изменение требований к системе после подписания ТЗ Маловероятно Катастрофическое 3

10. Потеря доверия к исполнителю Ускорение работ Выполнение всех намеченных работ в срок и тесное сотрудничество с куратором проекта Работы выполнены не в срок, превышение бюджета Возможно Критическое 4

11. Потеря доверия к заказчику Прекращение работ Выплаты точно в срок, предоставление всей необходимой информации Нет или не полные выплаты по контракту и не предоставление всей необходимой информации Возможно Критическое 4

Административные риски

12. Недостаточное внимание высшего руководства к проекту Повысить бюджет проекта Выбрать куратора проекта, который поддерживает внедрение СЭД и обладает авторитетом Работа, порученная работникам компании, не выполнена в срок Очень вероятно Катастрофическое 6

13. Загруженность работников компании задачами по основной деятельности На время понизить степень загруженности по основным деятельностям Выбрать специалистов с наименьшей загрузкой Работа, порученная работникам компании, не выполнена в срок Возможно Критическое 4

14. Слабая вовлеченность в проект работников компании Заменить работников или введение поощрительных компенсаций Выбрать куратора проекта, который поддерживает внедрение СЭД и обладает авторитетом Работа, порученная работникам компании, не выполнена в срок Очень вероятно Катастрофическое 6

15. Неполный учет интересов заказчика Заранее уточнить интересы заказчика на этапе формирования ТЗ Подписание ТЗ Маловероятно Катастрофическое 3

Субъективные риски

16. Отсутствие навыков использования ПК Обучение персонала На предприятии нет рабочих станций (компьютеров) Маловероятно Некритичное 1

17. Сопротивление со стороны работников компании Изза: нежелание обучаться новым методам работы; нежелание менять привычный порядок работы и взаимоотношений; опасения того, что станут видны недостатки в работе, и т.д. Увольнение, поощрение, обучение персонала Выбрать куратора проекта, который поддерживает внедрение СЭД и обладает авторитетом Затягивание работ Возможно Критическое 4

Технологические риски

18. Выход из строя центрального сервера Установка резервного сервера Сервер работает не корректно Маловероятно Критическое 2

19. Слишком сложный интерфейс системы Возврат к этапу разработки системы Работа над интерфейсом с работниками клиента Работники с трудом разбираются с системой Возможно Критическое 4

20. Система не достаточна функциональна Возврат к этапу разработки системы Разработка ТЗ вместе со специалистами клиента Недовольство работников компании в вопросе функциональности системы Маловероятно Катастрофическое 3

21. Отсутствие нормативной базы Создание нормативной базы Отсутствие нормативной базы Очень вероятно Некритичное 3

22. Неформализованные бизнес-процессы Формализация бизнес процессов Неформализованные бизнес-процессы Очень вероятно Некритичное 3

Ресурсные риски

23. Ресурсы с большим объемом работы Понизить нагрузку Установить повышенные сроки на трудоемкие работы Работа замедленна, срыв сроков Возможно Критичное 4

24. Ресурсы со сверхурочной работой Понизить нагрузку Избегать в планировании проекта сверхурочных работ Работа замедленна, срыв сроков Маловероятно Некритичное 1

25. Сотрудники с уникальными навыками Повысить нагрузку на других работников, перевести работу на аутсорсинг Принимать в проект равнозначных специалистов или иметь специалиста в необходимой области на аутсорсинге Сотрудник вышел из проекта Маловероятно Катастрофическое 3

26. Материалы с единственными поставщиками Поиск альтернативных источников Поиск альтернативных источников Материалы с единственными поставщиками Маловероятно Катастрофическое 3

27. Ввод неверных исходных данных Исправление исходных данных Перепроверка вводимых исходных данных Возможно Критичное 4

28. Не придание юридической силы документам, внесенным в СЭД Внедрение ЭЦП Внедрение ЭЦП параллельно СЭД Отсутствие ЭЦП Возможно Катастрофическое 5

29. Отсутствие возможности работы с бумажными документами Организация участков потокового сканирования Учитывать на этапе разработки ТЗ Возможно Катастрофическое 5

Описание рисков в плане работ и реакции на них описано в приложении №2.

5.2 Анализ слишком коротких задач

Применение фильтра «Слишком короткие задачи» в MSPROJECT по правилу: · Имя поля - Длительность

· Проверка - Меньше или равно · Значение - 1 день

Таблица 7 Список слишком коротких задач

Возможен срыв закупки оборудования и есть вероятность не уложиться в пять дней, а подписание акта о завершении работ не займет даже часа.

5.3 Анализ слишком длинных задач

Применение фильтра «Слишком длинные задачи» в MSPROJECT по правилу: · Имя поля - Длительность

· Проверка - больше

· Значение - 7д

Таблица 8 Список слишком длинных задач

На этап испытания системы можно отвести даже больше времени, для более качественного анализа работоспособности.

5.4 Анализ ресурсных рисков

На основе, ниже приведенного, рис. 13видно, что сотрудники Гербов, Жукова, Романов не имеют опыта работы в подобных проектах. Это может сильно отразиться на скорости и качестве выполняемых работ.\

Рисунок 13. Опыт работы трудовых ресурсов и риски связанные с ними

5.5 Анализ задач с большим числом зависимостей

Изза большого количества связей с предшествующими задачами могут затянуться идущие следом. На рис. 14 представлены вехи с количеством связей больше одной, что означает возможный переход к следующему этапу только после завершения всех задач предыдущего.

Рисунок 14. Задачи с большим числом зависимостей

В ходе работы над курсовым проектом были произведены следующие шаги: 1.Дано определение СЭД;

2.Рассмотрен пример возможного пути внедрение системы с вычислениемвозможных затрат и рисков в поликлинике.

Для каждойфирмы следует проектировать свою систему согласно перечню требований и характеристик,которые уникальны для каждой кампании, и исследуются в большинствеслучаевиндивидуально.Практически, внедрение СЭД-системы в первую очередь направлено наэкономию не бюджетных средств, а времени. Практика показывает, что внедрениедаже простейших систем позволяет сократить расходы на организацию и ускорить обороткапитала.СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от нихизмеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации.Результаты проекта обеспечат: · формирование единого информационного пространства;

· стандартизацию работы с документами;

· документальное сопровождение бизнес процессов;

· повышение эффективности управления организацией;

· упрощение процессов поиска и хранения документации;

· сокращение бумажного документооборота;

· обеспечение сохранности информации;

· отслеживание взаимоотношений с контрагентами(клиентами).

Допущения и ограничения

Допущения.

1. На этапе разработки системы допускается изменение требований к системе.

2. Уход из группы ведущего специалиста.

3. Выход из строя рабочих ПК.

4. Не формализован документооборот.

5. Отсутствие внутренних классификаторов.

Ограничения.

1. Система разрабатывается под ОС Windows 7.

2. Система разрабатывается на MYSQLИVISUALSTUDIO 2010.

3. Защита от преднамеренного взлома не предусматривается.

4. После подписания технического задания требования не могут быть изменены.

5. Прекращение финансирования проекта.

Ключевые участники и заинтересованные стороны

? К ключевым участникам проекта относятся: ¤ Спонсор и заказчик проекта - поликлиника;

¤ Исполнитель ООО «TERRALINK»- один из ведущих системных интеграторов, занимает лидирующие позиции на рынке информационных технологий стран СНГ;

¤ Пользователи результатов проекта: ? Куратор проекта - Петров Н.И.;

? Руководитель проекта - Иванов А.А.;

? Работники регистратуры.

Ресурсы проекта

? Людские ресурсы: ? руководитель проекта;

? аналитик;

? разработчик;

? инженер;

? внедренец;

? специалист службы ДОУ;

? программист;

? тестировщик.

? Оборудование: ? 3ХПК для разработки;

? провода;

? рабочие станции (15шт);

? сервер (1шт);

? Услуги - обучение персонала

? Лицензии на ПО: ? Visual Studio 2010 ценойв16 441,00руб.;

? Windows 7 ценойв 8 990,00 руб.;

? Бюджет проекта. 640 000 руб.

Сроки

Дата начала 9.01.12

Дата окончания 21.05.12

Таблица 9 Сроки этапов работ

Название этапа Дата начала этапа Дата окончания этапа

Исследование и обоснование создания системы Пн 09.01.12 Пт 10.02.12

Разработка технического задания Пт 10.02.12 Пн 05.03.12

Заключение договора Пн 05.03.12 Вт 06.03.12

Техно-рабочее проектирование Вт 06.03.12 Ср 11.04.12

Подготовка объекта к внедрению Ср 11.04.12 Ср 25.04.12

Опытное внедрение Ср 25.04.12 Ср 09.05.12

Сдача проекта в промышленную эксплуатацию Ср 09.05.12 Чт 10.05.12

Обучение персонала Чт 10.05.12 Пн 21.05.12

Подписание акта о завершении работ по проекту Пн 21.05.12 Пн 21.05.12

Риски

1. Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта

2. Недооценка важности отдельных этапов проекта (например, информационное обследование, обучение пользователей, опытная эксплуатация).

3. Недостаточное изучение объекта автоматизации

4. Отсутствие или неэффективное управление коммуникациями внутри проекта

5. Выход за рамки бюджета

6. Несвоевременная поставка оборудования

7. Остановка работ изза нарушения графика финансирования

8. Уровень квалификации участников команды проекта не соответствуют поставленным задачам

9. Незапланированное изменение требований заказчика

10. Потеря доверия к исполнителю

11. Потеря доверия к заказчику

12. Недостаточное внимание высшего руководства к проекту

13. Загруженность работников компании задачами по основной деятельности

14. Слабая вовлеченность в проект работников компании

15. Неполный учет интересов заказчика

16. Отсутствие навыков использования ПК

17. Сопротивление со стороны работников компании

18. Выход из строя центрального сервера

19. Слишком сложный интерфейс системы

20. Система не достаточна функциональна

21. Отсутствие нормативной базы

22. Неформализованные бизнес-процессы

23. Ресурсы с большим объемом работы

24. Ресурсы со сверхурочной работой

25. Сотрудники с уникальными навыками

26. Материалы с единственными поставщиками

27. Ввод неверных исходных данных

28. Не придание юридической силы документам, внесенным в СЭД

29. Отсутствие возможности работы с бумажными документами

Критерии приемки

? Время запуска системы не более 1,5 минуты

? Время ответа системы на запрос не более 30 секунд

? Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству карточек регистрации бумажных документов >=95%

? Более 70 % сотрудников поликлиники работают с системой

? Сокращение бумажного документооборота до 5%

Обоснование полезности проекта

Бумажный документооборот замедляет оформление документов, т.к. тратится время на поиск подходящего бланка. Информация хранится разрозненно, что так же замедляет процесс поиска и работы с документами. Внедрение системы электронного документооборота позволит улучшить все показатели. Информация будет храниться в одном месте, поиск документов будет занимать секунды. Появится возможность более детально отслеживать взаимоотношения с клиентами. Документы будут стандартизированы, что упростит их обработку.

Приложение №2

Описание рисков в плане работ и реакции на них

Рисунок 15. Описание рисков в плане работ и реакции на них

Рисунок 16. Описание рисков в плане работ и реакции на них(продолжение)

Рисунок 17. Описание рисков в плане работ и реакции на них (продолжение)

Рисунок 18. Описание рисков в плане работ и реакции на них(окончание)

Размещено на .ru

1. Методология управления инновационными проектами. / Т. В. Александрова, С. А. Голубев, О. В-Колосова и др.; Под общ.ред. проф. И. Л. Туккеля - СПБ: СПБГТУ, 1999. -100 с., ил.

2. “Налоговый кодекс РФ.” Часть вторая от 05.08.2000 N 117-ФЗ

3. Архипенко, С.Н. Лекции по управлению программными проектами / С.Н. Архипенко. - М. : МИФИ, 2009. - 127 с.

4. Мартин, П. Управление проектами / П. Мартин, К. Тейт ; пер. с англ. - СПБ. : Питер, 2006. - 224 с.

5. ГОСТ 19.201-78 Техническое задание, требования к содержанию и оформлению // ГОСТЫ РФДЛЯ помощи IT компаниям в работе с государственными заказчиками.URL: http://www.rugost.com/index.php?option=com_content&task=view&id=54&Itemid=50(дата обращения: 21.05.2012).