Понятие и внутренняя структура, оценка возможностей и функциональные особенности системы электронного документооборота. Общая характеристика, оценка главных преимуществ и недостатков платформы Alfresco Share, управление бизнес-процессами, ее внедрение.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование.Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). Интегрируя документооборот система экономит рабочее время, сокращает временные затраты, таким образом заметно повышая степень экономической эффективности предприятия. 2) Система DOCSVISION - система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года. Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Сквозная автоматизация документооборота территориально-распределенных компаний, возможность построения свободных маршрутов движения документов, надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям, а также требованиям информационной безопасности - выгодно отличает «ДЕЛО» от других систем.Данная система основана на том, что документы в электронном виде имеют неоспоримые преимущества перед бумажной документацией. Электронный документооборот и, в первую очередь, автоматизация учета договоров, дают возможность не только существенно сократить временные затраты на оформление и согласование того или иного документа, но и отследить все этапы прохождения документом различных инстанций. Ведь внедрение СЭД не только облегчает передачу и обмен информацией между отделами, но и дает возможность одновременно работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам из разных отделов. Поиск «потерявшихся» документов, исправление ошибок, в том числе и грамматических, выяснение актуальности того или иного документа - все то, на что при бумажном документообороте понадобится не менее получаса, при СЭД займет всего несколько секунд. Кроме того, внедрение электронного документооборота позволит сократить затраты на хранение документации (согласно российскому законодательству срок хранения документов в организации составляет 5 лет).Экономическая часть проекта представляет собой технико-экономическое обоснование, основной задачей которого является определение величины затрат на разработку и изготовление программного продукта, себестоимость для определения экономического эффекта от основных и сопутствующих результатов, получаемых при решении поставленной задачи в данном дипломном проекте. Оценка эффективности принятого научно-технического решения должна быть комплексной, для этого требуется провести ряд необходимых расчетов по определенной схеме. Перечень вопросов технико-экономического обоснования, отражаемых в дипломном проекте, зависит от содержания технического задания на дипломный проект и характера решаемых научно-технических задач. Сырье и материалы, покупные изделия и полуфабрикаты (с учетом транспортно-заготовительных расходов, которые берутся в% от стоимости сырья и материалов). По этой статье расходов включена стоимость материалов, израсходованных в процессе непосредственной работы по теме (таблица 5).Научился работать с реестрами таких как (входящие, исходящие, приказы по контингенту), создавать сайты внутри портала, введению оргструктуры и заполнению их персоналом.
Введение
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.
Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.
Вывод
После исследования и внедрения СЭД Alfresco в ГАОУ СПО Учалинский горно металлургический техникум я понял что эта программа нужна для предприятия. Научился работать с реестрами таких как (входящие, исходящие, приказы по контингенту), создавать сайты внутри портала, введению оргструктуры и заполнению их персоналом. Так же хорошо работать с Бизнес процессами. В дальнейшем мне пригодится эта программа.
Список литературы
1) http://docs.alvexcore.com/ru-RU/
2) http://ru.wikipedia.org/wiki/Alfresco
3) http://www.alfresco.com
4) http://www.ecm-alfresco.ru/
Размещено на
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
