Внедрение информационных технологий в управление организацией - Курсовая работа

Согласно классификации DSS (Decision Support System - Система поддержки принятия решений) ERP-системы (Enterprise resource planning - система планирования ресурсов предприятия ), представленные на рынке России, подразделяются на три группы: 1) Финансово-управленческие системы - для непроизводственных предприятий (1С:Управление производственным предприятием 8, HANSAWORLD Enterprise, Maconomy ERP, КОМПАС, ERP МОНОЛИТ, Система управления Парус, Система Alfa, КИС Флагман). Если начинать с самых крупных блоков классификации, то в первую очередь необходимо подразделить ERP-системы для торговли на решения для оптовиков, оптово-розничных компаний и мелкого опта, а также решения для розницы. Большое внимание уделяется SRM-функционалу, части функций CRM (по управлению исполнением заказов, ведению базы клиентов, отслеживанию истории взаимоотношений с клиентами, управлению ценообразованием, ассортиментом, по прогнозированию спроса и планированию продаж), функционалу по ведению номенклатурных справочников товаров (MDM). Если оптовой торговлей занимается сам производитель товара, в ERP-системе реализуются также функции по синхронизации планирования производства и закупок сырья с реализацией продукции и планированием ассортимента, интеграции справочников товаров с PDM-системой. Системы для ритейлеров, кроме всех указанных модулей и блоков, включают и специфичный для розничной торговли функционал по поддержке работы с торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, средствами маркировки товаров, сканерами штрих-кодов и т.п.), управлению «внутримагазинным» маркетингом товара (Merchandising), оптимизации использования торговых площадей, учета скоропортящихся продуктов, а также поддержке системы клубных и дисконтных карт, «мобильной торговли».Современные КИС, предназначенные к установке на малые и средние предприятия обладают одной интересной особенностью, характерной большей части систем такого рода, а именно - модульностью. Т.е. такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Такими системами может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным" вариантом, купив программу и самостоятельно установив ее на персональном компьютере. Однако цена зависит не только от класса системы, но и от количества воплощаемых в вашем проекте автоматизации бизнес-процессов и их сложности, от организационной и территориальной структуры компании потребителя, от количества сотрудников, которые будут пользоваться системой, и так далее.По количеству внедрений среди класса средних интегрированных ERP-систем по итогам 2009 года 1-е место занимает Галактика ERP с 52% внедрений. По сравнению с 2008 годом отмечено снижение рыночной доли системы от 1С на 27%, в то время как первенство ERP-системы Галактика обусловлено наличием и грамотным продвижением специализированного отраслевого решения «Галактика Управление вузом». Все большее количество менеджмента фирм начинает понимать надобность внедрения ERP-систем и других систем внутренних информационных технологий. При выборе ERP-системы необходимо найти тщательно сбалансированный компромисс между двумя противоречащими друг другу требованиями к ERP-системе - комплексностью и гибкостью, причем как на уровне функциональности, так на уровне технологии. · объединение результатов полученного рейтинга с другими рейтингами ERP-систем, полученными из внешних источников, с результатами тестов, с данными о стоимости установки и эксплуатации ERP-систем, с данными о сроках внедрения систем, сведениями об опыте и профессионализме компании-поставщика, а также о рисках, связанных с внедрением каждой из ERP-систем;Специалистами TOPS BI на основе модулей ERP-системы Oracle E-Business Suite разработан пакет решений по управлению персоналом. Компания TOPS BI предлагает пакет решений по управлению персоналом на основе модуля HRM системы Oracle E-Business Suite. Интегрированная система управления персоналом также позволяет осуществлять оперативный анализ исчерпывающей и достоверной информации о персонале и в результате повысить эффективность процессов работы с персоналом, таких как подбор и найм, обучение и развитие, аттестация, перемещение по служебной лестнице, мотивация и другие. Решения предполагают применение следующих модулей системы Oracle E-Business Suite: Oracle Human Resources (Управление персоналом), Oracle Time & Labor (Табельный учет и расчет трудозатрат), Oracle Payroll (Расчеты с персоналом), Oracle Self-Service Human Resources (Управление персоналом, самообслуживание), Oracle Learning Management (Управление обучением), HR Intelligence (Система информирования руководства - Управление персоналом). Решения по управлению персоналом, разработанные TOPS BI на основе продуктов Oracle, представляют собой набор гибко настраиваемых

Сегодня использование информационных технологий в работе аппарата управления включает две стадии развития. Первая стадия - внутренняя система организации информационных технологий управления. Сюда входят применение указанных технологий с целью автоматизации технологических процессов и процессов управления, включая бухгалтерский учет и делопроизводство. Вторая стадия - внешняя система организации информационных технологий управления.

Рисунок 1 - Информационные технологии в организации управления

В данной работе мы остановились на рассмотрении первой стадии и углубились в изучении корпоративных информационных систем. Или ERP (Enterprise Resource Planning). Суть работы заключается в изучении различного рода информации и самих КИС на практике.

В настоящее время функционирование практически любой организации или предприятия осуществляется с применением компьютерных информационных технологий. Однако важно подчеркнуть, что качественный скачок в использовании информационных технологий связан с корпоративными информационными системами (КИС), функционирующими на основе компьютерной сети и объединяющими информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений. Создание и расширение применения КИС на практике стало реальностью в середине 90-х гг. XX в. и особенно активизировалось в последние годы.

В последние 3-4 года в прессе управленческой, компьютерной и экономической, а так же и на просторах Интернета, активно обсуждаются возможности и главное - проблемы корпоративных информационных систем. Даже сам Дмитрий Анатольевич Медведев уже не раз упоминал, что будущее за автоматизацией и компьютеризацией не только бизнес-процессов, но и государственного и муниципального управления. Однако с оговоркой насчет того, что данные информационные системы уже сейчас начинают внедряться в нашу жизнь, а их апробация еще не завершена. Казалось бы - о какой апробации идет речь, ведь основной рынок систем работает уже не малое время, к тому же активно перенимая опыт своих зарубежных коллег. И что самое главное - КИС сейчас становится довольно много, так что разобраться в ее различных специфических особенностях и главное в вопросах: «Что же подразумевается под КИС?» и «Для чего же это нужно?» - не просто.

Поэтому целью данной работы стало - изучение рынка КИС на предмет эффективности в управлении бизнесом.

Говоря об основных причинах целесообразности приобретения софта такого рода, ля начала отметим, что КИС - это комплекс программ или программная система, обеспечивающая основные бизнес-процессы в компании. Как следует из определения, КИС можно одновременно рассматривать и как объект инфраструктуры корпорации, обеспечивающий ее функционирование, и как управленческую технологию.

Анализ и использование информации данной программой поддерживает реализацию на практике таких бизнес-процессов, как: · Производственные процессы, включая управление запасами, снабжение, планирование производства, планирование потребностей в материалах, а также обслуживание и ремонт оборудования предприятий;

· Бухгалтерские и финансовые процессы, включая учет дебиторов и кредиторов, управление наличными средствами и прогноз, учет «товары/затраты», главную книгу и финансовые отчеты;

· Процессы продаж и маркетинга, включая обработку заказов, ценообразование, поставки, выписку счетов, управление и планирование продаж;

· Процессы управления кадрами, включая администрирование персонала, учет рабочего времени, заработной платы, планирование развития персонала, учет прибылей, отслеживание соискателей работы, а также отчеты о командировках.

Глава 1. Классификация ERP-систем

1.1 Классификация DSS

Согласно классификации DSS (Decision Support System - Система поддержки принятия решений) ERP-системы (Enterprise resource planning - система планирования ресурсов предприятия ), представленные на рынке России, подразделяются на три группы: 1) Финансово-управленческие системы - для непроизводственных предприятий (1С:Управление производственным предприятием 8, HANSAWORLD Enterprise, Maconomy ERP, КОМПАС, ERP МОНОЛИТ, Система управления Парус, Система Alfa, КИС Флагман).

2) Средние интегрированные системы - для управления производственными предприятиями среднего и крупного масштаба (Галактика ERP, КАС «Бизнес Люкс». IFS Applications, Infor ERP SYTELINE, Infor ERP COM, Epicor ISCALA, Epicor 9, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV).

3) Крупные интегрированные системы (Infor ERP LN (Baan v.6), Oracle E-Business Suite, SAP Business Suite).

Однако предлагаемые сегодня на рынке ERP-системы для автоматизации торговых организаций довольно разнообразны. Попытки сравнить различные системы по функциональным, технологическим и техническим параметрам едва ли будут продуктивными, если эти системы принадлежат к разным группам или предназначены для разных сфер применения. Традиционно, в таких ситуациях помогает классификация представленных решений и дальнейшее их сравнение уже в рамках полученных группировок.

Для классификации «торговых» ERP-систем можно использовать целый ряд критериев. Рассмотрим наиболее важные из них (по мнению TADVISER).

Если начинать с самых крупных блоков классификации, то в первую очередь необходимо подразделить ERP-системы для торговли на решения для оптовиков, оптово-розничных компаний и мелкого опта, а также решения для розницы. Здесь же можно отметить деление на системы, настроенные для автоматизации торговли пищевыми и не пищевыми товарами.

1.2 ERP-система для оптовой торговли

ERP-системы для автоматизации оптовой торговли, как правило, обладают мощным контуром SCM, обеспечивающим работу с цепочкой поставок, автоматизацию внешней и внутренней логистики, автоматизацию складского учета и управления товародвижением и запасами. Большое внимание уделяется SRM-функционалу, части функций CRM (по управлению исполнением заказов, ведению базы клиентов, отслеживанию истории взаимоотношений с клиентами, управлению ценообразованием, ассортиментом, по прогнозированию спроса и планированию продаж), функционалу по ведению номенклатурных справочников товаров (MDM). Если оптовой торговлей занимается сам производитель товара, в ERP-системе реализуются также функции по синхронизации планирования производства и закупок сырья с реализацией продукции и планированием ассортимента, интеграции справочников товаров с PDM-системой. Финансовый модуль, блок HRM, подсистемы консолидации информации и бизнес-аналитики, реализованные в ERP-системах для торговли, в общем-то, не имеют принципиальных отличий от аналогичных функциональных блоков, используемых в корпоративных системах для других отраслей.

Физически, такая система может состоять из двух-трех самостоятельных блоков: WMS (в складском комплексе), TMS (в транспортно-распределительном центре) и остальной части ERP-системы (в центральном офисе). Если складской комплекс совмещен с транспортно-распределительным центром, система состоит, соответственно, из двух территориально разнесенных блоков. Что касается функционала, связанного с розничной реализацией товара, то он в ERP-системах для оптовиков либо отсутствует, либо реализован на минимальном уровне.

1.3 ERP-система для розницы

Системы для ритейлеров, кроме всех указанных модулей и блоков, включают и специфичный для розничной торговли функционал по поддержке работы с торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, средствами маркировки товаров, сканерами штрих-кодов и т.п.), управлению «внутримагазинным» маркетингом товара (Merchandising), оптимизации использования торговых площадей, учета скоропортящихся продуктов, а также поддержке системы клубных и дисконтных карт, «мобильной торговли». Кроме этого, в последнее время ритейлерами востребован и производственный функционал: рецептурное производство в продуктовой рознице и аптечных сетях, сборочное производство в непродуктовой рознице.

Однако, как отмечает Наталья Гурова, руководитель группы практики розничных решений Columbus IT Russia на базе Microsoft Dynamics: «Различия здесь гораздо более масштабные. В первую очередь, это касается таких важных аспектов, как формирование ассортимента, причем как всей торговой сети, так и каждого магазина, пополнение запасов магазинов, розничное ценообразование, системы лояльности клиентов и многие другие. И, безусловно, каждый из этих пунктов требует информационной поддержки от ИТ-системы для ритейла.»

«С другой стороны, - добавляет она, - розничные сети зачастую имеют оптовое подразделение, поэтому ERP-система помимо функций розничных продаж должна поддерживать и все функции оптовой торговли. Равно как и системы для функций фронт-офиса магазина не обязательно должны быть частью ERP-систем для ритейла. Критерии выбора ERP-системы и системы фронт-офиса магазина могут быть различными. И если следовать идеологии best-of-breed, то это могут быть системы от разных поставщиков, которые являются лучшими в своем классе, и самое главное - удовлетворяют потребности розничной сети. Важно, чтобы системы были интегрированы между собой и представляли единый информационный комплекс для управления бизнес-процессами компании».

ERP-системы для оптово-розничных и мелкооптовых компаний, фактически, должны поддерживать оба режима торговли.

В качестве других критериев классификации «торговых» ERP-систем можно указать размер бизнеса заказчика и технологическое построение информационной системы.

Системы для крупного и для среднего бизнеса

По первому критерию, очевидно, ERP-системы можно подразделить на решения для СМБ и крупного бизнеса. Различие межу ними не является специфичным только для торговли - решения для СМБ обладают более «слабыми» техническими характеристиками (относительно небольшой объем обрабатываемой информации, ограниченное число одновременно работающих пользователей), менее широким и «глубоким» функционалом (функции реализованы на уровне удовлетворения базовых потребностей заказчика, а также не обеспечивают поддержки управления крупным и территориально распределенным бизнесом), часто, малой гибкостью (многие зарубежные решения для малого бизнеса и часть отечественных содержат фиксированный набор бизнес-процессов и практически не предполагают их настройки), но доступны заказчикам по стоимости. Решения для крупного бизнеса включают в себя мощные средства бизнес-аналитики и консолидации учетной информации, ведения одновременного учета по нескольким юридическим лицам, вывода отчетности как в соответствии с российскими нормами, так и МСБУ и GAAP. Что касается технических возможностей, то, разумеется, ERP-системы для крупного бизнеса рассчитаны на обработку больших объемов информации и одновременную работу многих пользователей, генерирующих большое число транзакций (что весьма актуально для торговли). Кроме этого, все системы указанного класса поддерживают работу с распределенными базами данных, обеспечивая их синхронизацию и актуализацию информации для централизованного управления предприятием.

В то же время, по словам Ильи Дрозмана, директора департамента продуктов Microsoft компании GMCS, «опыт GMCS показывает, что нет прямой зависимости между размерами бизнеса и требованиями к гибкости системы. Основная гибкость необходима компаниям либо в период роста, либо в период реорганизации, когда происходит серьезное перестроение бизнес-процессов. Когда же бизнес компании более или менее стабилен, бизнес-процессы «устоялись», компании не испытывают особой потребности в постоянном изменении и перенастройке используемой системы».

1.4 Монолитные и составные решения ERP-систем

По технологическому построению ERP-решения естественным образом разделились на специализированные системы, разработанные на единой платформе и системы, состоящие из универсальной ERP-системы и специального «торгового» решения. Можно, скорее всего, также выделить «ERP-решения ad hoc», построенные из бизнес-приложений best-inbreed на базе интеграционной платформы и вообще не включающие в себя тиражную ERP-систему.

Решения, входящие в первый из выделенных классов, с технологической точки зрения являются монолитными. Они являются развитием универсальных ERP-систем и отличаются от них набором дополнительных специализированных модулей и настройками стандартных модулей, входящих в базовую поставку, позволяющих соответствовать требованиям торговых организаций. Как правило, подобные расширенные «торговые» варианты ERP-систем разрабатываются независимыми разработчиками. Вендоры сертифицируют такие решения и, в зависимости от политики компании, включают в стандартный пакет предложений для клиентов или позиционируют как отдельное партнерское решений. В ряде случаев происходило поглощение разработчиков особенно удачных решений и превращение независимого решения в решение вендора.

Композитные решения являются продуктом сотрудничества разработчиков специализированных «торговых» информационных систем с разработчиками ERP-систем или их партнерами. Универсальная ERP-система в таком решении используется для обеспечения централизованного управления торговой организацией, бизнес-анализа, генерации отчетности и выполнения остальных «бэк-офисных» функций, в то время как специализированное решение обеспечивает расширенную функциональность SCM и CRM на уровне центрального офиса, а также отвечает за управление торговыми точками: мерчандайзинг, поддержка POS-терминалов и торгового оборудования, табельный учет работы торгового персонала, товарный учет на уровне магазина, поддержка мобильной торговли и т.п.

1.5 Минимальный набор функций «торговых» ERP

Обобщив данные о предлагаемых на рынке ERP-системах для автоматизации торговли, можно выделить следующий набор их стандартных функций: · «бэк-офисные» функции ERP-системы (финансовый учет и планирование, HRM, консолидация, BI, EAM);

· функции SCM и SRM (ведение справочника поставщиков, справочников по ассортименту и ценам для каждого поставщика, учет договоров с поставщиками, управление закупками, учет и оформление возврата товаров поставщикам, управление взаиморасчетами с поставщиками, управление запасами и др.);

· функции WMS и TMS (нанесение и считывание штрих-кодов, управление структурой складов, оптимизация использования складского пространства, учет внутрискладских перемещений, учет бракованных и испорченных товаров, оформление приема и отгрузки товара, инвентаризация, управление заказами на доставку, диспетчеризация транспорта, оптимизация маршрутов и доставок и др.);

· функции управления торговыми точками (ведение справочников по ассортименту и потребительским свойствам товаров, управление торговым оборудованием, табельный учет, учет и оформление возврата товара, списание брака и товара с истекшим сроком годности, учет наличности в кассе, инвентаризация, оптимизация использвания торговых площадей, мерчандайзинг и др);

· функции управления собственным производством (рецептурное и/или сборочное производство).

Необходимо отметить, что зарубежная классификация функций ERP-системы для торговли несколько отличается от приведенной выше. В частности, под мерчандайзингом за рубежом понимается не только визуальный маркетинг товара в магазине и сопутствующие действия, а комплекс всех базовых функций по автоматизации торговли. Соответственно, описание функций ERP-систем для торговли за рубежом звучит как: управление мерчандайзингом (Merchandise management), планирование реализации товаров (Retail planning), SCM и SRM, управление торговыми точками (Store operations) и корпоративное управление (Corporate administration).