Внедрение АСУ в сфере кадрового делопроизводства - Контрольная работа

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т 2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчеты. Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и ее использование всеми подразделениями. Она ведется кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом). Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной.Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений. автоматизация кадровый персонал управление Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов. Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система "Военно-учетный работник (орган) организации "Гран-ВУР". Система позволяет: 1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ); Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте.В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации. Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Содержание

Введение

1. Автоматизация кадровой службы

2. Внедрение АСУ в сфере кадрового делопроизводства

Заключение

Список литературы

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии. Еще не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т 2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчеты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы. Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом. На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы. Для написания работы использовались общелогические методы научного исследования: анализ, обобщение.

Целью данной работы является процесс автоматизации работы кадровой службы. Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи: 1. изучить теоретические основы автоматизации работы кадровой службы;

2. определить порядок создания и оформления документов;

3. изучить ведение кадровых баз данных.

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д.

Для написания курсового проекта были использованы следующие источники нормативно-методической базы, такие как ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, учебной литературы таких авторов как Андреева В.И., Кирсанова М.В., Глинских А.И., периодические издания "Секретарское дело" и др.

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами. Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - "ручная работа", удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения. Внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.

Нормативно-методическая база: 1. ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1.

2. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Литература: 1. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: "Атлант-центр", 2013. - 259 с.

2. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2014.- 215 с.

3. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2014. - 17 с.

4. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. - М.: "Инфра-М", 2007. - 365 с.

5. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. - 2010. - № 2. - С. 10-16.

6. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008. - № 8. - С. 4-18.

7. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С.76-81.

8. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело. - 2015. - № 4. - С. 65-67.

9. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело. - 2010. - № 4 . - С.34-36.

10. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. - Изд-е 3-е. - М.: МЦФР, 2009. . - 239 С.

Размещено на .ru