Влияние электронного документооборота на управленческую практику - Курсовая работа

Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации. В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях. Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению - что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Рассмотрим основные принципы электронного документооборота: - Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем.Так как создается полная электронная версия всех документов, то руководителю организации или подразделения легко проверить, как работает его предприятие и как выполняются все решения, что нужно подкорректировать и что уже выполнено. Для секретаря-референта, ведущего документацию на предприятии, внедрение электронного документооборота, способно решить сразу несколько задач: облегчить работу по поиску и подготовке документов, так как если документы хранятся на бумажных носителях, то обычно в организации формируется внушительный архив, где найти необходимый документ бывает крайне сложно и требуется длительное время; облегчается процесс подготовки отчетности, контроль за исполнением и утверждением различных распоряжений. Внедрение электронного документооборота в финансовые службы предприятий и организаций позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов; снижает трудоемкость работы с документами, что позволяет финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности. Если электронный документооборот внедряется в юридическим отделах на крупных предприятиях, то существенно облегчается и улучшается работа по подготовке договоров, контрактов, быстрее решаются спорные моменты, так как у юристов оказываются в ведении все договорные обязательства сторон и возможность подготовить исковые документы возрастает. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.Электронный документооборот ЭТЛАС, который гарантирует высокую надежность хранения и защищенности документов от доступа извне, а также внутри организации от людей, не имеющих права на информацию. Помимо высокой степени защищенности данная система полностью автоматизирует работу с документами любого типа, что значительно повышает производительность труда сотрудников. «Conteq DOCSPACE - Документооборот для SHAREPOINT 2010 позволяет автоматизировать на платформе SHAREPOINT документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SHAREPOINT. Данная система имеет многофункциональное назначение: работа с электронными документами разных типов, контроль за исполнением поручений, интеграция с другими программными обеспечениями и электронной почтой, внедрение распределительного документооборота (что очень облегчает работу именно на крупных предприятиях, где есть множес

Содержание

Введение

1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы

1.1 Сущность и принципы электронного документооборота

1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота

2. Влияние электронного документооборота на управленческую практику

2.1 Общая классификация систем документооборота

2.2 Эффективность электронного документооборота в процессе управления

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.

В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.

Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.

Цель курсовой работы - определить сущность и значение электронного документооборота, а также выявить его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием.

Объект курсовой работы - электронный документооборот на предприятии.

Предмет курсовой работы - общая классификация систем электронного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1.Дать общую характеристику электронного документооборота;

2.Дать общую классификацию систем документооборота;

3.Проанализировать значение внедрения электронного документооборота на предприятии;

4.Рассмотреть сущность электронного документооборота на предприятии;

5. Исследовать влияние внедрения электронного документооборота на эффективность процесса управления.

Теоретической основой курсовой работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и Интернет-ресурсов.