Вивчення структури розпорядчих документів установи, їх особливості та використання у діловодстві, документознавстві та інформаційній діяльності - Дипломная работа

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи. Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві. Незалежно від характеру й змісту діяльності установи, її організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності, компетенції, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно видавати розпорядчі документи, а на керівників установи покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами. Розпорядчі документи установи повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим державними стандартами на документацію та іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правила створення документів. Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то у констатуючій частині вказують назву, індекс, дату, заголовок до тексту та зміст того розділу розпорядчого документа, який був підставою для видання цього наказу.Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Процедура видання розпорядчих документів в умовах одноосібного прийняття рішень - наказів, вказівок, розпоряджень - включає наступні стадії: 1) Ініціювання вирішення (обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа). Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратора питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації (віза свідчить про те, що цей документ не суперечить правилам вищих організацій). Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство - це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління - поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, звязок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують». Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ISO 15489-2001 «Інформація та документація - Управління документацією» (ISO 15489-2001 Information and documentation - Records management), який був прийнятий у 2001 р.Управління організацією (підприємством, установою) неможливо здійснювати без використання розпорядчих документів. У розпорядчих документах відображається та обліковується діяльність організації, в них зафіксовані важливі рішення, що впливають на роботу всього підприємства. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють особливо документи. Застосування стандартів на практиці сприяє поліпшенню якості документів, і як наслідок більш ефективної діяльності організації. У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, звязків.

діловий розпорядчий документація наказ

Отже, розпорядчі документи відіграють другорядну роль (до того ж багато які з них залишаються невиконаними з різних причин). Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

Управління організацією (підприємством, установою) неможливо здійснювати без використання розпорядчих документів. Від того, наскільки правильно складені і оформлені розпорядчі документи, організована робота з ним, багато в чому залежить своєчасність та правильність прийняття управлінського рішення.

У розпорядчих документах відображається та обліковується діяльність організації, в них зафіксовані важливі рішення, що впливають на роботу всього підприємства. При перевірці роботи організації, проведенні ревізії перевіряють особливо документи. Тому ведення багатьох документів наказано законами.

Правила оформлення документів закріплені в правових і нормативних актах. Вимоги до оформлення документів також закріплені в державних стандартах на документацію. Стандарт, як інформативно-технічний документ (зразок, еталон, модель) встановлює комплекс норм, правил, вимог до обєкта стандартизації. Застосування стандартів на практиці сприяє поліпшенню якості документів, і як наслідок більш ефективної діяльності організації.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, звязків. При підготовці документів слід памятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку.

У документах системи організаційно-розпорядчих документів застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТАХ.

Удосконалення систематизації документів та їх зберігання дозволить усунути відставання національного законодавства від потреб суспільства і характеру суспільних відносин, а також створити цілісну основу діловодства, спеціалізоване законодавство України у сфері документування із загальними нормами і принципами.

1. Беспянська Г. Особливості складання та оформлення розпорядчих документів: навч. посіб. / Г. Беспянська .- К.: Вид-во УАДУ, 2008. - 160с.

2. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови/Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002 - 208с.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папері. - К.: А.С.К., 2002 - 400с.

4. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк, Талкен, 1999 - 548с.

5. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163-2003. - Чин. від 01.09.2003. -К.:Держспоживстандарт України, 2003. - 22с.

6. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт України, 2000.

7. Державний стандарт України. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: ДСТУ 4163 - 2003.

8. Ділова українська мова: Навч. посібн./за ред..проф. О.Д. Горбула.- К: Знання, 2000 - 226с.

9. Ділова українська мова. Теорія. Практика. Самостійна робота : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / Я.Я. Чорненький. - К. :2006. - 240с.

10. Діловодство (Організація і технології документаційного забезпечення управління): Підручник для вузів / Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін; Під ред. проф. Т.В. Кузнєцової. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 359.

11. Зоряна Мацюк, Ніна Станкевич Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. - К.: Каравела, 2005. - 350с.

Размещено на .ru