Условия для совершенствования всех аспектов работы секретаря на примере организации - Курсовая работа

Умение руководить современными предприятиями, организациями, учреждениями означает умение обучать и воспитывать подчиненных, развивать их инициативу, правильно организовывать отношения в коллективах, создавать заинтересованность в эффективной деятельности коллектива. Если обязанности секретаря в организации выполняет не вполне компетентный человек, который рассматривает свою работу только как рутинный процесс «перекладывания бумажек с места на место» или поступающий по принципу «чего изволите», то вероятно, что статус секретаря в такой организации будет невысоким. Если же секретарь является настоящим профессионалом своего дела, понимающим, что он уже давно не относится к числу «вспомогательных служб» в компании, а формирует и осуществляет сложный технологический процесс документационного (т.е. информационного) обеспечения системы управления, то и статус такого работника не может быть низким по самой своей сути. Квалифицированный секретарь позволяет руководителю сберегать до 40% его рабочего времени, что очень важно для руководителя. Как только в России начали бурно развиваться коммерческие структуры, сильно возрос спрос на секретарей, так как ни один даже самый маленький офис не может обходиться без секретаря или без человека, выполняющего данные функции.Помимо официальных прав и обязанностей, закрепленных документально, руководители имеют и неофициальные, например такие, как придерживаться заведенного в организации порядка; уважительно относиться к подчиненным и коллегам, их работе; не перекладывать на других свои обязанности, но и не выполнять чужие; не замалчивать достижения подчиненных и не приписывать себе их успехи; самокритично относиться к себе, интересоваться мнением других о своей работе и поведении; заботиться о личных интересах и проблемах подчиненных и коллег, оказывать им при необходимости всестороннюю помощь; не допускать фаворитизма. Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций; Это например такие знания, как: знания необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы. А в обязанности входит: учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.; подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; оформление протоколов рассылок выписок из них; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей; прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п.В заключении хотелось бы сказать, что взаимодействие секретарей и их руководителей - один из краеугольных камней работы любой организации, поэтому вопрос об эффективности такого взаимодействия не оставляет равнодушным никого. Конечно, в каждой организации существуют свои законы, негласные правила общения в диаде «руководитель - секретарь», которые нужно принимать во внимание. Руководитель - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Содержание труда руководителя характеризуется значительным разнообразием, многосложностью выполняемых функций. [19.]