Требования к информационному содержанию и стилю изложения служебных писем. Изучение классификации деловых писем. Основные требования к оформлению и реквизитам официального документа. Целевое предназначение делопроизводства и архивного хранения дел.
Контрольная работа по управлению деятельностью функционального подразделенияПисьмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего эти письма, не требующие ответа. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта, в ней указываются цели (причины) составления письма. Письмо может содержать только одну часть заключительную часть.При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной технике, качество документов как исторических источников. Каждый документ состоит из отдельный элементов, которые называются реквизитами. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе составляют формуляр - образец документа.При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.В результате длительного развития в официально - деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации. Основными чертами составления различных видов деловых письма является: Нейтральный тон - изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальна по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Точность изложения - предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта.Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. При их формировании необходимо: соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела, включать в дело по одному экземпляру каждого документа, группировать его в документы одного календарного года.Оформления дела - «подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами», проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранения дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел производится полное или частичное оформления дел. В делах проверяется правильность оформления (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, оформление всех реквизитов обложки дела. В конце каждого дела обязательно включают чистый бланк формы листов - заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу составлена внутренняя опись - бланки форм внутренней описи.
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
