Требования, предъявляемые секретарю - Курсовая работа

В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность. Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику. Слово секретарь происходит от латинского слова «secret» (секрет , тайна). В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь .Секретарь - первый сотрудник организации, с которым общается посетитель. Поэтому от того, какое впечатление производит секретарь, в немалой степени зависит отношение посетителей, клиентов к учреждению в целом. Производит хорошее впечатление на посетителей, когда секретарь имеет свою визитную карточку. Секретарь целый день находится на виду. Деловая женщина не должна одевать 4 украшений сразу: клипсы (серьги), бусы (цепочка), брошь и браслет.Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой.Профессиональная этика секретаря предполагает соблюдение норм профессионального кодекса чести и достоинства, который воспитывает у него сознание принадлежности к общности людей, стремящихся к совершенству в своей профессии. В энциклопедии этикет определяется как «установленный порядок поведения где-либо». Его становление зависит от всей системы регулирования отношений между людьми: норм права и морали, установившихся традиций, общественного мнения.Этот вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю о посетителе, либо (при наличии соответствующих полномочий) сам дает разрешение зайти в кабинет. Следует просто открыть дверь; если руководитель не один или говорит по телефону - закрыть дверь и подождать, когда тот освободится; если же свободен - попросить разрешение войти. Получив разрешение сесть, посетитель должен начинать излагать свой вопрос лишь после того, как хозяин покажет свою готовность к разговору, например, словами: «Слушаю Вас». Когда звонок раздался в момент близкого окончания разговора, то трубка снимается и кладется на стол микрофоном вниз, чтобы позвонивший не слышал разговора. Если же разговор в самом разгаре, то трубка снимается, хозяин спрашивает у посетителя сколько ему нужно времени, и говорит в трубку: «Пожалуйста, перезвоните через…», указав время с большим запасом.От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения, затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и только, как исключение, исходящие. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей.

Оглавление

Введение

1. Имидж секретаря

2. Профессиональные качества секретаря

3. Профессиональная этика секретарского труда

3.1 Культура поведения

3.2 Культура работы с документами

Заключение

Список использованной литературы