Требования к формированию номенклатурных дел - Курсовая работа

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает: • обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей: • номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки).В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложенных по содержанию. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи: Итого_____________________________ документов.Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем: • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации; Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Содержание номенклатура документ дело хранение

Введение

1. Структура и назначение номенклатурных дел

2. Требования к формированию дел

3. Правила хранения дел

4. Экспертиза ценности документов

5. Оформление дел

6. Составление описей дел

7. Порядок передачи дел в архив

8. Архивное хранение документов в электронной форме

Приложения