Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации - Дипломная работа

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Термин секретарь, как об этом уже неоднократно говорилось на страницах специальной печати, понятие сложное и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта - помощника руководителя и ученого секретаря научных советов. Отсюда разный набор видов работ и разные требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, а так как она связана с документированием, оформлением документов и их обработкой, сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. В небольшой фирме секретарь заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом нашего исследования. Сегодня успешность управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационного и документного обслуживания секретаря. Основная цель секретарской деятельности эффективное организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение секретарем указанной цели становится возможным на основе реализации ряда функций и вытекающих из их содержания задач. Объект исследования - деятельность секретаря (ПИК «Идел-Пресс»). Задачи работы: - изучить теорию и методику организации секретарской деятельности; - проанализировать историю организации секретарской деятельности; - проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря; - изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»; - проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию; - рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию; - исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»; - разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря. Для решения поставленных выше задач нами были использованы следующие методы: - элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря); - анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации); - опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря); - наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря). Секретарская деятельность сегодня является объектом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др. Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др. В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п. Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в области документного и бездокументного обслуживания. Уровни деятельности секретаря В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. От уровня теоретической и практической подготовки секретарей, зависит качество и эффективность работы управленческого звена предприятия. Поэтому в последние годы возросла роль подготовки и переподготовки секретарских кадров. Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов: «секретарь (с фр. secretajre) - 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения; 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата); 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания; 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «современный секретарь - это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиона