Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР") - Дипломная работа

Вступ Тема роботи «Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)». Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони памяток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність. Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, повязаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність. Дослідження проводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну інформацію. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих обєктів, яким надається статус документа. Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, обєктивність. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства. Саме в ті роки зявилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені зясуванню обєкта документознавства і його задач. Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно й ефективно ведучі наукові дослідження в області документознавства - це МДІАІ, де в 1964 р. був створений факультет державного діловодства, і ВНДІДАС. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів, є Ю.Н. Столярів, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов [52,53]. Крім того, не варто забувати про те, що деякі з документів підлягають передачі на зберігання в державний архів, для чого їх потрібно упорядкувати відповідним чином, сформувати і оформити справи, скласти описи. Обовязок юридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національної архівного фонду (далі - НАФ) і сприяти його поповненню прямо закріплена в [3, ч. Національний архівний фонд - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу і інших народів, що мають культурну цінність і є надбанням української нації. Стаття 92 [2] передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про Національні архівні фонди і архівні установи, яке може виявитися в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, захованні, незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, порушенні порядку доступу до вказаних документів, а також неповідомленні державної архівної установи про наявні архівні документи у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану [17]. Перелік №41 [7] використовується також при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатури справ, розробці схем класифікації документів і галузевих переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) державних архівних установ і експертних комісій (ЕК) підприємств. Термін зберігання документів, для яких в Переліку № 41[7] стоїть відмітка «поки не зникне необхідність», визначається самими підприємствами. В окрему групу Правила № 16 виділяють документи по особовому складу. Основні вимоги по організації зберігання документів встановлені в Правилах № 16 [9], з самої назви яких виходить, що вони розповсюджуються не тільки на органи державної влади і місцевого самоврядування, але і на підприємства, установи і організації. При цьому архів може створюватися або як самостійна структурна частина підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.д.). Окрім архіву, на підприємстві створюється експертна комісія, яка здійснює експертизу цінності документів на різних етапах роботи з ними - при складанні номенклатури справ, формуванні документів в справи, перевірці правильності віднесення документів до справ, під час підготовки справ до подальшого зберігання. Щорічно на кожному підприємстві повинна бути розроблена номенклатура справ, яка складається посадовцем, відповідальним за діловодство в структурному підрозділі, із залученням відповідних фахівців, підписується керівником структурного підрозділу і узгоджуєть