Снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов. Критерии эффективности функционирования структурированной системы хранения документов, особенности ее разработки.
1. Разработка структурированной системы хранения документов предприятия 1.1 Обоснование целесообразности разработки системы 1.1.1 Назначение объекта автоматизации 1.1.2 Обоснование цели создания системы 1.1.3 Обоснование состава автоматизируемых задач, комплексов задач 1.2 Аналитический обзор 1.2.1 Программа Документ плюс 1.2.2 Программа Архив документов 1.2.3 Программа ДокПартнер 2012 1.2.4 Выводы по аналитическому обзору 1.3 Основные требования к системе 1.3.1 Цель создания системы и критерии эффективности её функционирования 1.3.2 Функциональное назначение системы 1.3.3 Требование к функциональной структуре системы 1.3.4 Состав типовых проектных решений и пакетов прикладных программ, применяемых в системе 1.3.5 Требования к техническому обеспечению 1.3.6 Требования к информационному обеспечению 1.3.7 Требования к программному обеспечению 1.3.8 Перспективность системы, возможность ее развития 1.4 Основные технические решения проекта системы 1.4.1 Описание организации информационной базы 1.4.2 Описание системы программного обеспечения 2. Разработка задачи структрированной системы хранения документов предприятия 2.1 Описание постановки задачи 2.1.1 Характеристика задачи 2.1.2 Описание выходной информации 2.1.3 Математическая постановка задачи 2.2 Описание алгоритма добавления документа 2.2.1 Назначение и характеристика 2.2.2 Используемая информация 2.2.3 Результаты решения 2.2.4 Математическое описание 2.2.5 Алгоритм решения 2.3 Описание алгоритма изменения документа 2.3.1 Назначение и характеристика 2.3.2 Используемая информация 2.3.3 Результаты решения 2.3.4 Математическое описание 2.3.5 Алгоритм решения 2.4 Описание алгоритма помещения документа в корзину 2.4.1 Назначение и характеристика 2.4.2 Используемая информация 2.4.3 Результаты решения 2.4.4 Математическое описание 2.4.5 Алгоритм решения 2.5 Описание алгоритма очистки корзины 2.5.1 Назначение и характеристика 2.5.2 Используемая информация 2.5.3 Результаты решения 2.5.4 Математическое описание 2.5.5 Алгоритм решения 2.6 Описание программы структурированной системы хранения документов предприятия 2.6.1 Функциональное назначение 2.6.2 Описание информации 2.6.3 Используемые подпрограммы 2.6.4 Описание логики 2.7 Описание контрольного примера 2.7.1 Назначение 2.7.2 Исходные данные 2.7.3 Результаты расчета 2.7.4 Результаты испытания программы структурированной системы хранения документов предприятия 3. Организационно-экономическая часть 3.1 Обоснование необходимости разработки структурированной системы хранения документов предприятия 3.2 Перечень этапов работ 3.3 Нормирование работ 3.4 Расчет сметной стоимости на разработку ПП 3.5 Расчёт срока окупаемости единовременных затрат и экономической выгоды от внедрения программного продукта на предприятии 3.6 Результат по организационно-экономической части 4. Руководство оператора структурированной системы хранения документов предприятия Введение С каждым днем растет степень внедрения программных продуктов в сферу управления делопроизводством в организациях. Особенно актуально введение электронного документооборота на предприятиях. Ручные методы ведения учета документов, какими надежными они ни были, не могут справиться с большим потоком входящей и внутренней документации и подвержены негативному влиянию человеческого фактора. Целью разработки структурированной системы хранения документов предприятия является снижение накладных расходов при ведении учета бумажной документации в малых организациях за счет создания электронной базы документов. Основные задачи, решенные в представленной работе: проработка логики управления документами; разработка гибкой структуры базы данных, которая позволяет вести быстрый поиск по разным документам; обеспечение простоты эксплуатации системы и настройки системы; разработка механизма резервного копирования. электронная база хранение документ 1. Наиболее частые операции: добавление нового документа в базу данных, сканирование документа с бумажного носителя, поиск документа по названию и дополнительным критериям, печать копии найденного документа. Таким образом, анализ предметной области [1] определил, что система хранения документов предприятия должна позволять следующее: создавать документы определенных типов; назначать документам позицию в картотеке, где хранятся их оригинал; создавать отчет о документах, лежащих в выбранной позиции картотеки; сканировать документ непосредственно из пользовательского приложения; прикреплять изображения к документу; создавать отчет о документах, срок которых подходит к концу; вести поиск по различным параметрам документа; помещать документы в архив; распечатывать копию документа; создавать и загружать резервные копии базы. 1.2 Аналитический обзор Электронный документооборот быстро и прочно входит в сферу управления организацией. Таблица 1.1 Сводная таблица характеристик программ-аналогов Параметр Документ плюс Архив документов ДокПартнер 2012 Расширенный поиск - Настраиваемые типы документов - - Простота внедрения - Дружелюбный интерфей
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
