Строки виконання документів, порядок контролю за виконанням документів - Курсовая работа

Міністерство освіти і науки України СТРОКИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ, ПОРЯДОК КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ студентки 221 групи ГМІ напрям підготовки 6.020105У сучаснихумовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Так від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх організації в цілому[11]. Строки виконання документів та контроль над їх виконанням виконують одну з найважливіших функцій управління, метою якої є сприяння своє часному і якісному виконанню документів, забезпеченню отримання аналітичноїі нформації, яка потрібна для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.Поняття «документообіг» і «діловодство» часто вважають синонімами. Діловодство охоплює процес з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архіву установи. В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва - інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації[17, с. Від чіткості й оперативності руху, опрацювання документів та їх передавання на виконання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для приймання управлінського рішення. Наприклад, якщо керівник установи вимагає, щоб усі отримані документи спочатку передавалися йому на розгляд і тільки він призначає виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим - згори вниз.Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а вхідних - з дати надходження. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що предує неробочому [8]. Наприклад, депутатський запит виконується в 15-денний строк від дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; звернення народного депутата України і депутата місцевої ради - протягом 10 днів від дня одержання, в разі необхідності додаткового вивчення чии перевірки - не пізніше як у місячний строк; бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними) - у 15-денний строк з дня одержання; телеграми, що вимагають термінового виконання , - до двох днів, решта - протягом 10 днів; інформаційні запити щодо доступу до офіційних документів і запити щодо надання письмової або усної інформації задовольняються протягом місяця [1, с. Індивідуальні строки виконання документів встановлює керівництво установи та керівники структурних підрозділів під час розгляду документів, що відбивається в резолюції або вказується в самому документі. Подеколи індивідуальний строк виконання документа відрізняється від типового, встановленого для цієї групи документів (наприклад, для розгляду звернень громадян керівник встановлює менший строк виконання, якщо вирішення порушеного питання є невідкладним).Розрізняють такі види контролю за виконанням документів: - контроль по суті вирішення питання, виконання доручення; Контроль по суті вирішення питання здійснює керівник (установи або структурного підрозділу) чи спеціально уповноважена особа. Таким чином, основна роль в організації такого контролю належить керівникам різного рівня, які повинні організовувати контроль за виконанням документів та перевіряти якість самого виконання. Подеколи згідно з рішенням керівника установи контроль за виконанням документів може бути покладено на співробітника, який не входить до штату служби діловодства. Це досить часто практикується при підготовці розпорядчих документів, коли контроль за виконанням покладається на одного зі співробітників (як правило, заступника керівника) або керівник залишає контроль за собою.Контроль за виконанням документів має таку послідовність: - узяття документів на контроль, формування картотеки документів, що підлягають контролю, або автоматизованої бази даних; Початок операцій з контролю, тобто взяття документа на контроль, збігається з моментом реєстрації документа. Якщо документ має конкретну дату виконання, зазначену в тексті, або входить до переліку документів, що підлягають обовязковому контролю за виконанням в установі, його має право поставити на контроль служба діловодства під час реєстрації. Постановка документа на контроль позначається так: на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) проставляється відмітка про контроль: літера «К» або напис чи штамп «Контроль».

Зміст

Вступ

Розділ 1. Виконання документів як один з етапів документообігу

1.1 Організація документообліку в управлінні

1.2 Строки виконання документів

Розділ 2. Порядок контролю за виконанням документів

2.1 Організація та види контролю за виконанням документів

2.2 Перелік документів, що підлягають обовязковому контролю за виконанням

2.3 Технологія і техніка організації контролю

Висновки

Список використаних джерел