Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління - Курсовая работа

Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління 1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах 1.1 Основні положення з документування Документи супроводжують людину вже кілька століть. Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Діяльність підприємства забезпечується системою документів, що складають його документаційне базу. Всі документи діляться на дві великі групи: Перша - документи з загальних питань, які можуть готуватися працівниками всіх структурних підрозділів компанії Друга - документи з функцій управління, які готуються функціональними підрозділами, відокремленими підрозділами Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі. Організаційні документи - комплекс взаємопов’язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права та обов’язки. Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності. Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями: - Постановки; - Розпорядження; - Ділові службові листи, рішення, протоколи; - Накази, інструкції, доручення; - Акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в тому числі питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації. Документи класифікують також: - За місцем складання (внутрішні та зовнішні); - За формою (індивідуальні, трафаретні та типові); - За термінами виконання (термінові і нетермінові); - За погодженням (службові та особисті). 1.2 Завдання і функції служб діловодства Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Функції: - Реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи - Розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи; - Розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ; - Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно - розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання; - Забезпечує документацій не та організаційно - технічне обслуговування роботи колегіальних органів; - Упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно - правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ; - Вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно - розпорядчих документів установи; - Бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі; - Контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи; - Здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів; - Здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами; - Удосконалює форми і методи роботи з документами, у своїй установі та мережі підвідомчих установ; - Засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі; - Організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів; - Організує підвищення класифікації працівників установи в роботі зі службовими документами. 1.3 Функції секретаря і канцелярії Загальні стани роботи секретаря: - Секретар приймальні керівника належить до категорії фахівців, приймається на роботу і звільняється з роботи наказом керівника підприємства; - На посаду секретаря приймальні керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту без предявлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту і стаж роботи за профілем не менше 2 років.