Становление и развитие системы документации - Дипломная работа

Министерство образования Московской области Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования Московской области «Балашихинский промышленно-экономический колледж» Специальность 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»Актуальность данной темы представляется возможным объяснить тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия происходит создание множества разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы имеют своим предназначением осуществление реализации внешних связей, другими отражается сугубо внутренняя деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. Управленческий документ является видом письменного документа, в котором имеет место фиксация решений административных и организационных вопросов, а также вопросов, связанных с управлением, взаимодействием, обеспечением и регулированием деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц . Понятие «документ» определяется Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Позже, во времена Петра I, имело место появление таких документов, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов [2]. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями.Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа. Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, материального носителя. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: - по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации - массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации. Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные) [23]. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами.Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. К основным задачам службы ДОУ в ООО «КАРМАС» можно отнести следующие: - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретический аспект понятия документации: от истоков к современному состоянию

1.1 Понятие и становление документов в Древнерусском государстве

1.2 Современный управленческий документ

1.3 Классификация документов

Глава 2. Системы документации как совокупности видов документов

2.1 Понятие системы документации

2.2 Унифицированные системы управленческой документации

Глава 3. Организация ДОУ в ООО "КАРМАС"

3.1 Организация документооборота

3.2 Анализ документооборота

3.3 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО "КАРМАС"

3.3.1 Порядок работы с входящими документами

3.3.2 Порядок работы с исходящими документами

3.3 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

3.4 Совершенствование организации документооборота путем создания архива

Заключение

Список использованных источников