Стандарты в области работы с документами и систем электронного документооборота - Реферат

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается “образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.1 Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом” (ГОСТ 6.10.1-88). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Цель реферата - рассмотреть стандарты в области работы с документами и систем электронного документооборотаВ законе «О техническом регулировании» дается действующее понятие стандарта, процедуры стандартизации, принципы технического регулирования, сущность понятия технического регламента, виды технических регламентов, цели и принципы стандартизации, документы в области стандартизации, понятие общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации, порядок разработки и утверждения национального стандарта, понятие стандарта организации [1]. Стандартизация, как и другие виды деятельности, подлежит обязательному документированию. К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил.В Федеральном законе «О техническом регулировании», помимо указания типов документов по стандартизации, дается классификационный признак для стандартов. Согласно области действия стандарты делятся на два вида. Во-первых, национальные - утвержденные национальным органом Российской Федерации по стандартизации. Во-вторых, международные - стандарты, принятые международной организацией. Среди них наиважнейшее место занимает ISO - International Organization for Standardization - Международная организация по стандартизации (ISO).Универсальным можно считать тот стандарт, которые определяет универсальную технологию управления документами и общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей в организациях любого типа и описывает процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства (например, ISO 22310:2006 «Информация и документация. Специальные стандарты также можно разделить в зависимости от материальной составляющей документов, которые они регламентируют, на стандарты, относящиеся к бумажному документу (например, ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ 3.1105-84); стандарты, относящиеся к электронному документу (например, ГОСТ 7.14-98, ГОСТ 7.19-2001; общие стандарты (действующие не зависимо от носителя). Стандарты также целесообразно подразделять на стандарты для отдельных видов документов (например, ГОСТ 7.32-2001); для групп родственных документов (например, ГОСТ 6.10.6-87); для унификации систем документации (например, ГОСТ Р 6.30.-2003, ГОСТ 6.10.7-90). Стандарты могут относиться как ко всему документу в целом (например, ГОСТ 6.10.3-83), так и к его информационным элементам (например, ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ Р 6.30.-2003, ГОСТ Р 51511-2001). Стандарты также могут распространятся не только на сами документы, но и на их метаданные (например, ГОСТ 7.83-2001, ГОСТ 7.1-2003).Рассмотрим основные стандарты по работе с документами в Российской Федерации. С 2007г. в России действует ГОСТ ИСО 15489-1:2007 "Управление документами. Он подготовлен Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе аутентичного перевода стандарта, который выполнен ФГУП "СТАНДАРТИНФОРМ" и идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Для всех типов документов предназначен ГОСТ Р ИСО 15489 «Информация и документация - Управление документацией», принятый на базе международного стандарта. В качестве стандартов для работы с бумажными документами: Таким стандартом является ГОСТ Р 6.30.-2003, который распространяется на бумажные документы, устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.Однако, на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам (например, ГОСТ Р 6.30.-2003), системам документации.

Содержание

Введение

1. Понятие стандарта

2. Классификация стандартов

2.1 Общая классификация

2.2 Классификация стандартов по работе с документами

3. Стандартизация систем электронного документооборота (СЭД)

4. Национальные стандарты РФ в области работы с документами

4.1 Действующие национальные стандарты

4.2 Разработка стандартов

5. Международные стандарты в области работы с документами

5.1 Действующие стандарты

5.2 Разработка стандартов

6. Развитие стандартов

Заключение

Список использованных источников

Приложение 1. Основные стандарты РФ в области работы с документами и систем электронного документооборота

Приложение 2. Национальные требования к СЭД