Роль служебных писем в организации как самых распространенных документов. Особенность переписки в сфере внешнеэкономической деятельности. Структура и правила оформления страхового листа. Гарантийные и коммерческие послания в деловой корреспонденции.
Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но главное место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник». Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в VII в., а в России - с первой трети XVI столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) - описания реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали [9, 8]. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом.В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа. Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием аппаратов факсимильной связи. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, - указывается на верхней правой стороне бланка письма.Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные - в один адрес. Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. В одном письме содержится несколько просьб. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от ____ № ___»).Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменение, уточнение, задание, сообщение, разъяснение, напоминание, подтверждение, рекомендации, предложения, замечание, просьбы, требования и т. п. Различают несколько видов деловых писем: коммерческие письма, письма-запросы, циркулярные письма, гарантийные письма, сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, информационные письма, письма-приглашения, рекламные письма. Письмо - это, прежде всего документ, который ориентирован на читателя, адресата.
План
Содержание
Введение
Глава 1. Роль служебных писем в организации
1.1 История служебного письма
1.2 Деловое письмо и его функции
1.3 Структура и правила оформления делового письма
1.4 Виды деловых писем
Заключение
Список литературы
Приложение
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
