Современные проблемы документоведения - Реферат

Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: писаря, секретаря, личного помощника представителя власти. Делопроизводитель работает в структурных подразделениях, занимающихся документационным обеспечением. В различных учреждениях и организациях эти подразделения могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач - внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами. Делопроизводитель должен уметь: принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию;отставание в разработке теоретических вопросов документоведения; изучение теории документа и документной деятельности в России скованно узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией; нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких небольших по объему учебных пособий; нет единства мнений о понятии «документ»; проблема трансформации документа в исторический источник;Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных, а утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника. Соответственно с резолюцией руководителей предприятия передает на исполнение документы, создает банк данных, оформляет регистрационные карточки.Документооборот - это совокупность взаимных процедур, обеспечивающих движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.ГРИФ согласования документа. визы согласования документа. печать. отметка о заверении копии. отметка об исполнителе. отметка об исполнении документа и направлении его в ДЕЛО. отметка о поступлении документа в организацию. идентификатор электронной копии документа. Гриф утверждения-удостоверяет документ и придает ему юридическую силу. Заголовок-должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа: · приказ (о чем?) о приеме на работу; Подпись на документе проставляет лицо, наделенное соответствующей компетенцией. Отметка о наличии приложения(если требуется)-помещается под текстом основного документа или сопроводительного письма перед реквизитом «подпись» и включает в себя слово «приложение» (в единственном числе независимо от количества приложений) и сведения о прилагаемом документе или документах, в точном количестве листов и экземпляров.Контроль - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Виды контроля: Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения (осуществляет руководитель организации или специально уполномоченное лицо); Контроль по срокам исполнения задания (осуществляется секретариатом или секретарем). Контроль по срокам включает в себя: Постановку документов на контроль; Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле.В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации. Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников - желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством. Документы, которые относятся к личному делу работника представлены в приложениях 9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19.

Содержание

Введение

1. Современные проблемы документоведения

2. Должностная инструкция делопроизводителя. Задачи и функции отдела канцелярии

3. Блок-схемы документооборота

4. Типовые документы

4.1 Основные используемые реквизиты в организационно-распорядительных документах и их оформление

4.2 Принципы и технологии регистрации и учета документов

4.3 Организация контроля за исполнением документов

4.4 Порядок хранения, уничтожения документов

5. Личное дело. Внутренняя опись личного дела

6. МФУ. Технологии копирования и размножения документов

Заключение

Список используемой литературы делопроизводитель реквизит копирование документ