Современные методы документации - Дипломная работа

Классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Документоведение как наука о документах позволяет научно систематизировать признаки документов, то, каким образом появляется документ, какие принципы положены в основу его создания, каким образом выстраивается технологическая цепочка движения документа в зависимости от его назначения и степени конфиденциальности. С учетом этих обстоятельств в основу общей классификации документов положены три блока признаков, построенных по разным характеристикам документа: 1) информационная составляющая документа;На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V-VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII-IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань - полюдье; сложная система пасс литота - светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси. "Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, Олег не ратифицировал документ, не было равенства в литературе (великий киевский князь назван "светлым" князем). Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда». В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов.Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. Однако незавершенность научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде".Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - ее ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Некоторые авторы (Г.Г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ОТЕЧЕСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 История делопроизводства в дореволюционной России

1.2 Государственное делопроизводство в советскую эпоху

1.3 Современные системы документации. Классификация документов.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТ И ЕГО ФУНКЦИИ

2.1 Происхождение документа. Расширение понятия "документ"

2.2 Определение документа в государственном стандарте2.3 Социальная сущность и функции документа. Свойства документа

ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА И КОММУНИКАТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДОКУМЕНТА

3.1 Документированная информация и ее свойства. Информационные уровни документа

3.2 Проблемы поиска и трансляции документированной информации

3.3 Методическая разработка должностной инструкции секретаря делопроизводителя

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ