Современное деловое письмо - Реферат

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь Белорусский государственный аграрный технический университет Кафедра: Белорусский и русский языкиПисьмо - это основной "инструмент" служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями).Письмо, сообщение допустимо начать непосредственно со слова "Сообщаю" или одного из его синонимов ("Направляю", "Высылаю" или "Представляю"). Письмо, заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу - к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу ("Прошу подтвердить..."), выраженную автору (организации-отправителю) письма. Практически всегда письма, подтверждения начинаются со слов "Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)..." Отличаются краткостью, немногословностью. Для оформления заказа свяжитесь с нашим менеджером по телефону 444-55-66." Ответом на такое письмо является письмо - акцепт письмо, выражающее согласие заключить договор.Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами "Срочно", "Незамедлительно", "В возможно более короткие сроки". Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: "Прошу Вас ответить до такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении". Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: "Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту кандидатуру". Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: "Предлагаю внимательно изучить": добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умны начальник - впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.Бланк письма организации в зависимости от ее учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), т.е. Герб Российской Федерации (субъекта РФ или эмблему организации/товарный знак), реквизит 04 - код организации по ОКПО, реквизит 05 - основной государственный регистрационный номер юридического лица, 08 и 09 - наименование и справочные данные об организации и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов, 11 и 12 - дата и регистрационный номер документа, 13 - ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, 14 место составления или издания документа, 15 - адресат, 17 - резолюция, 18 - заголовок к тексту, 19 - отметка о контоле, 20 - текст документа, 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Письма обычно пишут только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на одном листе, на бланке оформляется только первый лист, остальное содержание излагается на лицевой стороне чистых листов бумаги стандартного размер; листы, кроме первого, должны быть пронумерованы. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Содержание

Введение

1. Классификация писем

2. Общие рекомендации по изложению делового письма. Этикет

3. Общие правила составления деловых писем

Список используемой литературы