Совещания: официальные и неофициальные - Реферат

Министерство образования и науки Российской Федерации Филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Южно-Уральский государственный университет» (национальный исследовательский университет) в г.Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации.В деловых отношениях многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, они помогают, с одной стороны найти общее решение, а с другой - держать определенную дистанцию, сглаживать острые углы и с достоинством выходить из затруднительных и неприятных ситуаций. Собрание - обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе - протоколе собрания. В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго определенное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью.В практике существует распространенное деление совещаний по их задачам и целям. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций: Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов; Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования; Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.; Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности; Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.Работа по подготовке к совещанию начинается с определения его цели. Совещания лучше проводить в определенные дни недели, что позволяет работникам эффективно, заранее планировать свое время и не нарушать рабочего режима и ритма их деятельности. При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы: Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять; Принимать решение о составе участников совещания, следует руководствоваться целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками сотрудников. Так же на совещании следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания.так, чтобы они видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга, так как это способствует лучшему восприятию информации. Установлено, что те, кто сидит друг против друга, конфликтуют чаще, чем те, кто сидит рядом. Значит, нужно рассадить участников совещания так, чтобы напротив друг друга не оказались те, кто может, вызвав конфликт, сорвать совещание. Человеку вообще свойственно испытывать чувство дискомфорта изза того, что он неудобно, на его взгляд, ориентирован в пространстве - не так и/или не там сидит/стоит и т.д. В английском языке интимная зона называется bubble - «пузырь», что точно отражает суть закрытого личного пространства человека: он будто прячется от всего мира в своем пузыре.Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Деловые совещания и собрания - одни из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива.

Оглавление собрание совещание менеджмент

Введение

Глава 1. Сущность и особенности собраний и совещаний

1. Понятие собрания и совещания

1.2 Цели и задачи собрания и совещания

1.3 Классификация собраний и совещаний

Глава 2. Процесс проведения собраний и совещаний

2. Правила проведения совещаний

2.1 Организация пространственной среды на совещании

Заключение

Список используемой литературы