Основные направления совершенствования состава и форм документов. Назначение и разработка табеля форм документов. Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации. Особенности ведения табеля и альбома форм документов организации.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления. Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям. В работе большое внимание уделено разработки Табеля и Альбома форм документов.Оптимизация процессов управления предполагает также и совершенствование документации, основными методами которого является унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация документов - основные направления совершенствования документации, снижающие затраты на управленческие документы. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятельности организации, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.Табель форм документов предназначен для: · оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с использованием всех или основных этапов их подготовки и оформления. Альбом форм документов содержит формы документов, включенные в табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава форм документов организации по функциям управления. · комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.; Карты документов, заполненные в процессе обследования документации - это основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и отбора форм документов для включения в Табель.Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: - по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.); Табель может дополняться графами: - код формы документа по классификатору; Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо определить его внутреннюю структуру, поскольку именно она определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Построение Табеля по функциональному признаку - в соответствии с управленческими функциями и задачами - предпочтительнее, поскольку исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности.Прежде чем обратиться к рассмотрению конкретных технологических шагов, следует решить несколько принципиальных вопросов, связанных с организацией информации в Табеле. Можно говорить о двух вариантах группировки информации в создаваемом информационном ресурсе: - Первый вариант - создание единого табеля, в который в качестве разделов войдут все виды документации, используемой в организации. Второй вариант предполагает создание нескольких Табелей унифицированных форм документов и размещение их в качестве разделов единого информационного ресурса на общей веб-странице.
План
Содержание
Введение
1. Основные направления совершенствования состава и форм документов
2. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
2.1 Назначение и разработка Табеля форм документов
2.2 Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
2.3 Группировка информации в Табеле
2.4 Электронная форма Табеля
2.5 Использование справочников
3. Альбом форм документов организации
4. Ведение табеля и альбома форм документов
Заключение
Список литературы
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
