Системы электронного документооборота: назначение, принцип организации - Реферат

Реферат на тему: «Системы электронного документооборота: назначение, принцип организации»Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, "бизнес-процессов"), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: "А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?"; "Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?"; "Сотни лет люди работают с бумагой.Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители. · Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.). Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. · Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения· невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации; Индивидуально разрабатываемые СЭДО: · максимально персонифицированная система; · сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения. Комбинированные СЭДО: · базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули; · стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;"Дело": Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, к которому "приделываются ноги", то есть обеспечивается его движение. Для хранения документов компания ЭОС недавно представила отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей.Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчетной документации.

Содержание

1. Зачем нужны системы электронного документооборота

2. Какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

3. Основные факторы, влияющие на решение о выборе систем

4. Основные понятия электронного документооборота

5. Основные принципы электронного документооборота

6. Классификация систем электронного документооборота

7. Критерии выбора системы электронного документооборота

8. Рынок систем электронного документооборота в России

Заключение

Список использованной литературы

1. Зачем нужны системы электронного документооборота