Система регистрации документов - Курсовая работа

КУРСОВАЯ РАБОТА на тему: "Система регистрации документов" по дисциплине: "Документационное обеспечение управления" специальность: 46.01.02. Выполнил: студент группы 32 ТД, Журавлева Виктория Николаевна, форма обучения: заочнаяЦель моей курсовой работы - изучить и проанализировать систему регистрации документов (принцип, назначение регистрации документов; индексирование документов). Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ.Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно-регистрационный номер и дата появились на документе. Точнее было бы сказать, что "регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате". Из этого следует, что основная цель регистрации придать юридическую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Однако регистрация преследует и другие цели организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: - регистрационно-контрольные карточки (РКК); В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах. исполнителя (кому направляется документ на исполнение); Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения. Сведения об исходящих документах содержат: - исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.). При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например, конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков: Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности.Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной: Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа.

Содержание

Введение

1. Понятие, назначение, принцип регистрации документов

2. Индексирование документов

3. Формы регистрации документов

3.1 Журнальная форма регистрации

3.2 Карточная форма регистрации

3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

4. Контроль за сроками исполнения документов

Заключение

Список использованных источников

Приложения