Система документооборота ОАО ЦТД "Диаскан" - Дипломная работа

Актуальность темы исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время для большинства российских организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Теоретической и методологической основой исследования являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения. Проблемы организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом нашли отражение в работах Б.П. Бармакова, М. Бобылевой, М. Горбенко, Ю.М. Демина, Л. Досковой, Л. Ивановской, А. Я. Кибанова, М. Козлова, Н.А. Кривошеевой, Т.В. Кузнецовой, И. Н. Кузнецова, М.Ларина, Г. Мамед-заде, О. Нельзиной, Т.М. Новиковой, А. Петрова, Н.Г. Пономаревой, М.Ю. Рогожина, Л.В. Санкиной, А.Н. Соковой, Н.А. Храмцовской, В.Ф. Янковской и др. Объект исследования - ОАО ЦТД «Диаскан». После внедрения ИС ДОУ в ОАО ЦТД «Диаскан» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удастся снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. 2. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом ОАО ЦТД «Диаскан» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу. Информационная система, предлагаемая к внедрению, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ОАО ЦТД «Диаскан» в целом. ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ 1.1 Система документационного обеспечения управления; её место в системе управления персоналом Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Термин документационное обеспечение управления вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения. Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом. Рис. 2. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы: - общие положения; - порядок составления и оформления служебных документов; - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; - контроль исполнения документов; порядок работы с исходящими документами; порядок работы с внутренними документами; составление номенклатуры дел; - правила формирования дел; - порядок обеспечения сохранности документов; - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение. Человеческие Ресурсы Экономика Маркетинг Структуры и подразделения Учет Взаимодействие Структур и Подразделений Финансы Прикладные Информационные Системы Делопроизводство (Документационное Обеспечение Управления) Программно-технические Платформы и Коммуникации Рис. 3.