Розвиток системи комплектування і обліку рукописних фондів бібліотек України та створення сучасних інформаційних ресурсів (1918-2009) - Автореферат

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИпобудувати архівно-археографічну структурно-функціональну модель бази даних «Електронна справа рукописного фонду» (БД ЕСРФ) на основі структури паспорта рукописного фонду та інших документів з комплектування та обліку у системних звязках з функціями описування і використання інформації з урахуванням сучасних методичних вимог до змісту та форми документів; Хронологічні межі: дисертація охоплює період від 1918 до 2009 р., тобто з моменту створення рукописного фонду в складі НБУВ та становлення власне державного обліку до сьогодення, коли інформатизація архівної і бібліотечної справ надає нові можливості для вдосконалення документаційно-інформаційного забезпечення комплектування, обліку та управління фондом. Теоретичне і практичне значення дисертації полягає в тому, що в ній вдосконалюються науково-методичні засади архівознавства та документознавства, розвивається система комплектування та обліку, створено взаємоповязану систему документації в електронному вигляді, де з урахуванням нових соціально-політичних та економічних умов в Україні вдосконалено як форму та зміст, так і схему контролю щодо обліку рукописних документів та застосування її на всіх етапах руху документа, починаючи від комплектування, опрацювання, поповнення фонду, завершуючи зберіганням та проведенням звірок наявності. Важливим фактором удосконалення облікового процесу стало створення рукописних баз даних та ресурсів, що дозволяють здійснювати управління документацією та обліковими даними на всіх етапах руху рукопису в процесі надходження, опрацювання, зберігання, обслуговування, використання службової інформації, створення страхового фонду, а також усіх інших робіт з документами, що перебувають на державному зберіганні. Основними обліковими документами рукописних фондів наукових бібліотек є: Книга пропозицій - для обліку документів, що надходять на експертизу з метою можливого придбання; Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання - для обліку кожного надходження документів; Список фондів - для реєстрації архівних фондів, прийнятих на постійне зберігання, присвоєння їм номерів у порядку надходження; Список фондів, що містять особливо цінні документи, - для обліку фондів, що містять особливо цінні справи; Аркуш архівного фонду - для фіксації змін у назві фонду, обліку складу та обсягу фонду взагалі та по кожному опису, обліку та нумерації описів конкретного фонду та інших документів, що відображають зміни у складі та обсязі фонду; Паспорт фонду - для відображення стану фонду, оперативності отримання інформації про фонд; Справа фонду, яка заводиться на кожний новостворений фонд з присвоєнням їй номера відповідного фонду; Архівний опис фонду - архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функцію; Книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування - для обліку кожного надходження страхового фонду та фонду користування; Опис особливо цінних справ - для поодиничного та сумарного обліку особливо цінних одиниць зберігання та справ, що містять особливо цінні документи; Опис страхового фонду - для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду, копій особливо цінних документів; Акт-довідка про зміни в складі та обсязі фондів на 01.01. поточного року - містить відомості про зміни у складі та обсязі фондів ІР НБУВ на 01.01. кожного року; Картка фонду - призначена для централізованого обліку документів НАФ, складається на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, на підставі аркуша фонду за станом на 01.01. кожного року; Вірчий аркуш - для обліку кількості та стану аркушів у кожній одиниці зберігання.На основі залучених архівних і опублікованих джерел та вивчення історіографії питання встановлено етапи історії розвитку теоретичних засад, на яких формувався облік документів у рукописних відділах бібліотек, визначено його основні компоненти, напрями, вимоги щодо кількісного складу і стану рукописних фондів, рух документів у процесі комплектування, науково-технічного опрацювання, зберігання та використання. Розподіл профілю комплектування між бібліотеками та архівами відбувся в 20-х та на початку 30-х років ХХ ст., коли рукописні книги, колекційні документи, особові архівні комплекси стали обєктом комплектування бібліотек, а архівні фонди державних установ та колекції актових документів - архівів. У 60-х роках у бібліотеках з правом постійного зберігання документів було впроваджено систему класифікації фондів та обліку за фондами та одиницями зберігання, що дозволило поєднати традиційні форми документації бібліотек та уніфіковані форми документів з архівної практики, сформувати пакет відповідної документації.