Понятие обеспечения сохранности архивных документов. Сроки проведения проверок наличия и состояния документов. Необходимость проверки физического и технического состояния. Оформление результатов: фиксирование обнаруженных недостатков, составление актов.
При низкой оригинальности работы "Роль проверок наличия и физического состояния архивных документов в обеспечении их сохранности", Вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100%
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007 г.), обеспечение сохранности - это «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии». Названный комплекс включает правила и рекомендации в области осуществления строительства зданий архивов, их оборудования, размещения фондов, топографирования, соблюдения нормативных условий хранения, размещения фондов, выдачи и проверки наличия дел и документов на стадиях их движения и др. В комплекс работ по обеспечению сохранности архивных документов входят работы по проверке наличия и физического состояния документов, обеспечение нормативных режимов хранения архивных документов, своевременное выявление и учет документов с повреждением носителей и текста. В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявлении отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявлении и устранении недостатков в учете архивных документов; выявлении и учете архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение необходимой обществу ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией.(название архива) ЛИСТ ПРОВЕРКИ № ? ________ Наличия и состояния документов фонда № _____________________________________________ (название) Проверку проводили ________________________________________________________________ Наличие документов Состояние документов Номера описей Колво ед. хр., числящихся по описи Выявлены технические ошибки Числится по описи в результате устранения технических ошибок Номера ед. хр., выданных во временное пользование Не оказалось в наличии Имеется в наличии (описанных) Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.) Номера ед. хр., требующих: Номера ед. хр., неисправимо поврежденных Примечание Литерные номера, не отраженные в итоговой записи Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи Другие, в результате чего объем не учтенные не перечислены, но учтены в объеме не учтенные не перечислены, но учтены в объеме увеличился на уменьшился на дезинфекции дезинсекции реставрации переплета или подшивки восстановления затухающих текстов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ____________________________________________________ ед. хр. Имеют литерные номера: а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. хр. (количество) б) не перечисленные, но учтенные в итоговой записи _____________________________________ ед. хр. Пропущено номеров: а) не учтенных в итоговой записи __________________________ ед. хр. (количество) б) не перечисленных, но учтенных в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.Проверку производили: Наименование должностей работников Подписи Расшифровки подписей (архивохранилищем) Подпись Расшифровка подписи (дата) (название архива) о неисправимых повреждениях Подпись Расшифровка архивных документов подписи (дата) (название архива) о необнаружении архивных Подпись Расшифровка документов, пути розыска подписи которых исчерпаны
План
ОГЛАВЛЕНИЕ: Введение
Роль проверки наличия и состояния в обеспечении сохранности архивных документов
Заключение
Список используемой литературы
Приложения (формы документов учета наличия и состояния архивных фондов)
Вывод
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение необходимой обществу ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. Степень риска физического повреждения документов к концу 1990-х гг. достигла кризисного состояния. Ускорился быстротекущий процесс ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов. Следовательно, обеспечение сохранности документов является для архивов научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.
Итак, архивы на основе единых научно-методических принципов обеспечивают сохранность принятых документов, создают условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляют удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.
Список литературы
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебник. М.: Издательский центр «Академия» 2005
3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ
4. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации . М., 2002
