Решение практических задач в СУБД Access - Курсовая работа

Общие положения Объекты Microsoft Access 2.2 Запросы и фильтры 2.2.4 Создание вычисляемых полей 2.2.

Содержание

Введение

Введение

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно-справочных и расчетных задач.

Первоначально для накопления и хранения информации на ЭВМ применялись локальные массивы (или файлы), при этом для каждой из решаемых функциональных задач создавались собственные файлы исходной и результатной информации. Это приводило к значительному дублированию данных, усложняло их обновление, затрудняло решение взаимосвязанных проблемных задач.

Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). СУБД взаимодействуют не с локальными, а с взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проектирования банков данных при обработке больших объемов информации.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение данных (задание структуры и описание), обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге, пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

В данной курсовой работе решение практических задач в СУБД Access будет рассмотрено на примере создания БД, содержащей основные данные о студентах университета.

1. Общие положения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, то есть любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре ее двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

2. Объекты Microsoft Access

СУБД Microsoft Access ориентирована на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчетами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы - служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчеты - предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчеты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчете отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчеты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные впервые в Access 2000. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы - предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определенная макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд.

Модули - создаются пользователем путем применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчетов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определенные действия над объектами.

2.1 Таблицы

Создание таблиц, как и других объектов БД, начинается с активизации окна базы данных. В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных.

Таблица БД создается в два этапа. На первом этапе определяется ее структура: состав полей, их имена, тип каждого поля, его размер и другие свойства полей. На втором этапе таблица заполняется данными, т. е. формируются записи.

Для создания новой таблицы необходимо в окне базы данных выполнить щелчок на значке любого из трех элементов управления (для создания новой таблицы) или щелкнуть на кнопке «Создать», расположенной на верхней панели окна. В открывшемся окне выбирается один из режимов создания таблиц: «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Режим таблицы».

Основным является режим создания таблиц с помощью «Конструктора». В этом режиме пользователь сам может устанавливать параметры всех элементов структуры таблицы.

Мастер таблиц автоматически формирует таблицу по одному из шаблонов. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которого можно выбрать нужные поля для включения их в создаваемую таблицу.

Режим «Импорт таблиц» позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.

В «Режиме таблицы» пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно ее структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже.

После выбора «Создание таблицы в режиме конструктора» на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трех колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных, третья колонка «Описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.

Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.

Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.

Также допускается использование следующих типов данных: - текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

- поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов);

- числовой - тип данных для хранения чисел;

- дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;

- денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

- счетчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

- логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»;

- поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

- гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

- мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.

«Размер поля» - свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.

«Формат поля» - свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных «Числовой», «Дата/время», «Денежный», «Логический».

Свойство «Число десятичных знаков» задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.

Свойство поля «Маска ввода» позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Символ «0» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » - ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » - ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод не обязателен).

«Подпись» - свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.

«Значение по умолчанию» - это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.

Свойство «Условие на значение» позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещен и Access выведет текст, заданный свойством «Сообщение об ошибке».

Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства «Обязательное поле», щелкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение «Да».

Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства «Индексированное поле» указывается вариант «Да» (совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.

Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершенным, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт «Ключевое поле». При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдает запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы - вводу в нее данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке «Открыть» при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введенную запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо - Access все введенные данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение ее структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево

При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в нее записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки, а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду «Правка ® Удалить». Данные, занесенные в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели «Таблица» в режиме таблицы.

Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор». С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке «Конструктор», что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц

Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду «Вставка ® Строки». В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имен полей.

Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду «Правка ® Удалить».

Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчеты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.

Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды «Сервис ® Схема данных» или со щелчка на кнопке «Схема данных» на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «Схема данных» и выбором из контекстного меню команды «Добавить таблицу». На вкладке «Таблицы» окна «Добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке «Добавить», после чего в окне «Схема данных» открываются списки полей таблиц и на экране появляется окно «Изменение связей».

После щелчка на кнопке «Создать» окна «Изменение связей» в окне «Схема данных» установленная между таблицами связь отобразится в виде линии. Межтабличную связь можно удалить или изменить, если ее выделить в окне «Схема данных», нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

В нашем случае, для создания базы данных о студентах университета будут созданы две таблицы. Первая - «Список студентов» будет содержать следующие поля: - «ФИО» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения фамилии, имени и отчества студентов. Данное поле мы отметим как ключевое.

- «Факультет» - для данного поля, в целях повышения эффективности работы с базой, (названия факультета не вводится вручную, а выбирается из раскрывающегося списка, в котором записаны названия всех имеющихся факультетов), был выбран тип данных «мастер подстановок»; данное поле предназначено для хранения названия факультета, на котором обучается студент.

- «Специальность» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения названия специальности студента.

- «Форма обучения» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для записи формы обучения студента.

- «Курс» - данное поле имеет числовой тип данных и предназначено для хранения данных о номере курса, на котором обучается студент.

- «Группа» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения данных о группе, в которой обучается студент.

Вторая таблица - «Данные студентов» будет содержать следующие поля: - «ФИО» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения фамилии, имени и отчества студентов. Данное поле мы отметим как ключевое.

- «Адрес» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения адреса проживания студентов.

- «Телефон» - данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения телефонов студентов. Для удобства ввода данных в это поле была использована «Маска ввода», представляющая собой запись в соответствующей строке маски «00\-00\-00».

Создадим межтабличные связи между таблицами «Список студентов» и «Данные студентов». Для этого в панели окна «Схема данных» создадим связь «один-к-одному» между ключевыми строками данных таблиц (а именно строками «ФИО»). В окне «Изменение связей» можно установить флажок параметрам «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».

2.2 Запросы и фильтры

2.2.1 Простой запрос

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запросы можно создавать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, рационально использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, используют мастер запросов. Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастер можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Для его наладки необходимо переключаться в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, фильтр сохраняется как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, можно создать самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

2.2.2 Конструктор запросов

«Конструктор» используется для изменения макета выбранного запроса.

Режим конструктора запроса используется для графического изменения структуры запроса. В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и линии связей между таблицами. В бланке запроса в нижней части окна каждому полю, включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что позволяет, например, отображать поля в результатах запроса, сортировать поля или определять условия отбора.

Для того чтобы изменить макет запроса нужно нажать кнопку «Конструктор», в результате чего появится диалоговое окно « запрос: запрос на выборку». Рассмотрим подробнее элементы этого окна.

«Список полей» - используется для добавления полей в активный запрос или фильтра. Для этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей в столбец в бланке запроса.

Строка «Поле» - добавляет поле в результаты активного запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберите ячейку в этой строке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке.

Строка «Имя таблицы» - указывает таблицу, в которой находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести на экран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок «Имена таблиц» в меню «Вид».

Строка «Сортировка» - задается порядок сортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) или отсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.

Флажок «Вывод на экран» - отображает на экране или скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он все равно может быть использован для определения условий отбора.

Строки «Условие отбора» и «Или» - задают одно или несколько условий отбора, определяющих набор записей, отбираемых в запросе или фильтре. При необходимости ввести дополнительные условия, введите значение или выражение в ячейки под ячейкой «Или».

В нашей базе данных «Студенты» были созданы четыре запроса, для поиска студентов по одному из следующих критериев, а именно «Факультет», «Специальность», «Форма обучения» и «Курс». Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса» в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке «Создать», а затем выбрать команду «Конструктор»). Эти действия вызовут открытие окна «Запрос на выборку», чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица «Список студентов», а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами: - в нижней части бланка запроса в строке «Поле» выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

- в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

- в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише «Ctrl», которые затем перетащить в строку «Поле» нижней части бланка;

- для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку «Поле».

В нижней части бланка запроса имеется также строка «Сортировка». При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке «Сортировка», затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки - по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция «Вывод на экран» активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.

При закрытии диалогового окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды «Файл ® Сохранить».

Для просмотра результирующей таблицы сохраненного запроса его имя маркируют в окне базы данных и щелкают на кнопке «Открыть». Запрос также открывается двойным щелчком на его значке, отображенном в окне базы данных.

2.2.3 Построитель выражений

Построитель выражений может быть вызван в тех случаях, когда пользователь должен ввести выражение, например, в окне свойств, в поле «Условие отбора» в бланке запроса, в окне макроса или в окне модуля.

Запуск построителя выражений из окна свойств или из нижней половины окна макроса: 1. Необходимо выбрать ячейку свойства или аргумента, в которую требуется ввести выражение.

2. Нажать кнопку «Построить», которая находится рядом с ячейкой свойства или аргумента.

Если для данного свойства можно использовать несколько построителей, открывается окно диалога «Построители» после чего необходимо выбрать «Выражения» и нажать кнопку «OK».

Запуск построителя выражений из бланка запроса, столбца условий в окне макроса или из окна модуля (допускается вызов построителя выражений из полей «Условие отбора» и «Поле» в бланке запроса, из ячейки столбца условий в окне макроса или из окна модуля): 1. Необходимо установить указатель в позицию, в которую требуется ввести выражение, и нажать правую кнопку мыши.

2. В контекстном меню выбрать команду «Построить».

Создание выражения с помощью построителя выражений: 1. Запустить построитель выражений.

2. В левом нижнем поле построителя выбрать папку, содержащую нужный элемент.

3. В нижнем среднем поле дважды щелкнуть элемент, чтобы вставить его в поле выражения, или выбрать тип элементов.

4. Если выбран тип в нижнем левом поле, то значения будут отображаться в нижнем левом поле. Дважды щелкнуть на значении, чтобы вставить его в поле выражения.

5. Вставить необходимые операторы в выражение. Для этого необходимо поместить указатель мыши в определенную позицию поля выражения и выбрать одну из кнопок со знаками операций, расположенных в середине окна построителя.

6. Закончив создание выражения, нажать кнопку «OK».

Microsoft Access скопирует созданное выражение в ту позицию, из которой был вызван построитель выражений. Если в данной позиции уже содержится значение или если построитель выражений был вызван из окна модуля, в котором имеется выделенный текст, то исходное значение или выделенный текст будут заменены на новое выражение.

2.2.4 Создание вычисляемых полей

Существует возможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с помощью выражения. Для этого необходимо в режиме конструктора запроса выполнить одно из следующих действий: - Ввести выражение в пустую ячейку строки «Поле». Если выражение содержит имя поля, необходимо заключить это имя в квадратные скобки.

- Для того чтобы получить помощь при создании выражения, можно воспользоваться построителем выражений. Для открытия построителя выражений нужно установить указатель мыши в то место строки «Поле», куда требуется добавить вычисляемое поле, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду «Построить».

- После нажатия клавиши «Enter» или перехода к другой ячейке Microsoft Access вводит стандартное имя "ВЫРАЖЕНИЕN", где N является целым числом, увеличивающимся на единицу для каждого следующего поля в запросе, содержащего выражение. Имя помещается перед выражением и заканчивается знаком двоеточия. В режиме таблицы это имя является заголовком столбца.

Если выражение включает статистические функции (Sum, Avg, Count, Min, Max, STDEV или Var), и бланк запроса содержит другие поля, используемые для группировки, нужно нажать на панели инструментов кнопку «Групповая операция» (если строка «Групповая операция» не выводится на экран). В ячейке «Групповая операция» для поля группировки оставить значение «Группировка», а в вычисляемом поле заменить слово «Группировка» словом «Выражение».

Примечания: - Для того чтобы открыть или просмотреть все выражение целиком без прокрутки необходимо нажать клавиши «SHIFT» «F2». Открывается окно диалога «Область ввода».

При необходимости, можно внести в запрос следующие дополнения: - Ввести условие, определяющее данные, используемые в вычислениях.

- Определить сортировку результатов.

- Задать значения свойств полей, таких как «Формат поля» (поскольку поле не наследует свойства базовой таблицы).

2.2.5 Фильтры

Условия отбора - это инструкции, которые позволяют сообщить Microsoft Access, с какими записями предстоит работать. Условия отбора для одного или нескольких полей вводятся в бланке запроса или в окне расширенного фильтра.

- В режиме конструктора запроса или в окне расширенного фильтра таблицы, запроса или формы необходимо выбрать ячейку строки «Условие отбора» в столбце поля, для которого задается условие отбора.

- Ввести выражение с клавиатуры или с помощью построителя выражений. Для того чтобы открыть окно построителя выражений, установите указатель на ячейку условия отбора, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду «Построить».

- Для того чтобы ввести другое выражение для этого поля или для другого поля, переместить указатель в соответствующую ячейку и ввести выражение.

Вместе с таблицей, запросом или формой можно сохранить только один фильтр. Однако существует возможность использовать созданные ранее запросы в качестве дополнительных фильтров. Запрос, применяемый как фильтр, должен соответствовать определенным требованиям.

Применительно к нашей базе данных, для осуществления выбора

2.2.6 Параметрические запросы

Запросы, как правило, служат для выполнения определенной операции. При изменении какого-либо критерия поиска приходится создавать новый запрос. Например, в одном запросе критерием поиска является значение поля «Факультет», а в другом запросе - значение «Специальность». Однако эти критерии можно использовать в одном так называемом параметрическом запросе, в котором они задаются не при формировании запроса, а при его выполнении.

Параметрический запрос формируется аналогично запросу на выборку. Отличие заключается лишь в том, что в строке «Условие отбора» указывается не конкретное значение поля, по которому ведется отбор данных, а вводится в квадратных скобках сообщение пользователю о необходимости задания критерия поиска. При выполнении запроса это сообщение выдается пользователю в диалоговом окне.

Применительно к нашей базе данных критерии запроса задаются в строке «Условие отбора». Для вывода в результирующей таблице списка студентов определенного факультета необходимо в ячейку строки «Условие отбора» поля «Факультет» ввести в квадратных скобках условие отбора, в нашем случае, это предложение ввести условие отбора непосредственно самому пользователю (аналогично для остальных полей).

Данные можно отбирать не только по значениям текстовых полей, но и по значениям полей других типов. Например, для вывода списка студентов, обучающихся выше первого курса, необходимо ввести в ячейку поля «Условие отбора» графы «Курс» выражение «>1»

2.2.7 Запросы на обновление

Помимо запросов на выборку, с помощью которых осуществляется только отбор необходимых данных, Access предоставляет возможность модифицировать данные с помощью запросов на обновление. При выполнении такого запроса результирующая таблица не формируется, поскольку его задачей является изменение данных в таблице, выбранной в качестве источника данных во время формирования запроса. Поэтому бланк запроса может содержать только поля, значения которых требуется обновить, и поля, по значениям которых отбираются записи для изменения в них данных.

После включения в бланк запроса полей выбранной таблицы выполняется команда «Запрос ® Обновление», после чего в нижней части бланка строка «Сортировка» заменяется строкой «Обновление». В эту строку в ячейку поля, значения которого необходимо изменить, вводится выражение. Наименования полей, значения которых будут использованы при вычислении введенного выражения, должны быть заключены в квадратные скобки.

С помощью запроса на обновление можно изменять данные не всех записей, а выборочно