Регистрация документов - Реферат

В делопроизводственной практике она определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация придает документу юридическую силу, фиксируя факт его создания, получения, отправления. Запись в регистрационные формы сведений о документе дает возможность получать справки о времени его составления, его содержании и местонахождении. Правила регистрации документов в вопросах и ответах) в этой статье описывается, где устанавливаются правила регистрации документов. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений.В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Одна из важнейших задач службы делопроизводства в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения.Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 10) и регистрационных карточках. Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов.Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся в процессе, и после исполнения документов. Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков: · поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. · журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. · журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа - быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации. Главное значение регистрации документов заключается в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа по элементу содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

Содержание

Введение

1.Регистрация документов в России (XVI - н.XX века)

2.Значение и задачи регистрации документов

3.Общие правила регистрации

4.Индексация документов

5.Формы регистрации документов

6.Организация информационно - справочной работы

Заключение

Список источников и литературы

Приложение