Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням - Контрольная работа

В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, повязаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з компютерних правових систем „Референт", „Консультант плюс" та ін. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обовязкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обовязків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановленні термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів. Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Премєр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно». Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально розєднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.Підпис є обовязковим реквізитом будь-якого документа. Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово „ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮЯкщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу. Процес обміну секретарем інформацією, одержаною по каналах звязку, може бути закріплений у посадовій інструкції в такому вигляді: ОТРИМУЄ ПЕРЕДАЄ Службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, отримане по телефонному звязку, називається телефонограмою. Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: - назву виду документа (телефонограма); прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату й час передавання телефонограми.Обовязково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Премєр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Премєр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обовязків. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Премєр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання: - розгляд документів, їх реєстрація та розподіл; Важливе місце в діловодстві займає реєстрація, розподіл, та засві

ЗМІСТ

Вступ

1. Розгляд документів, їх реєстрація та розподіл

2. Засвідчення документів і проставлення резолюцій

3. Телефонограми та інша інформація, отримана каналами звязку

4. Контроль за виконанням документів і термінами

Висновки

Література