Організація роботи з документами підприємства. Оформлення журналів вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, реєстраційно-контрольних карток. Автоматизована електронна реєстраційна форма. Порівняльний аналіз впровадження форм реєстрації документів.
Аннотация к работе
У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням компютерних технологій. Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.Реєстраційний індекс - це порядковий номер за формою реєстрації який визначається в числовому позначенні з можливим додаванням числових або словесних позначок, що додаються через дріб і регулюються за датою створення чи надходження документа, номенклатурою справ даного підприємства та організацією закладу. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. Вхідний реєстраційний індекс, що надає організація, яка приймає документ, зазначається 31 реквізитом (відмітка про надходження документа).Існує три форми реєстрації документів: 1. Журнальна форма реєстрації документів-це реєстрація документів за допомогою спеціально призначених книг чи журналів реєстрації документів Картки вміщуються в спеціально призначені ящики або форми.Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств,у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік. У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01.07.2013. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30 липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства. У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному: · реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників; · картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність в повторної реєстрації документів в структурних підрозділах; · карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в картотеку для контролю за виконанням документів. Кількість примірників карток визначається самим підприємством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа й кількості картотек на підприємстві. РКК може містити такі графи (додаток 4): · У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого документ )допускається зазначати скорочену назву) або якщо документ вихідний,-куди його надіслано (до якого підприємства).Реєструючи заяви,пропозиції,скарги,в цій графі зазначають також прізвище,імя й по батькові,місце роботи чи домашню адресу автора.Автоматизована форма реєстрації документів має суттєві переваги над традиційними паперовими формами - картотечною та журнальною, адже вона дає можливість формувати на підприємстві єдиний центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого компютера, підключеного до локальної мережі. Як правило, з метою впровадження на підприємстві автоматизованої реєстрації документів застосовують готові інформаційні системи, які пропонує сучасний ринок програмних продуктів. Такі системи забезпечують не лише реєстрацію, а й оперативний контроль та пошук документів. Втім, якщо придбання г
План
ЗМІСТ
ВСТУП
РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
1.1 Поняття реєстрації документів
1.2 Форми реєстрації документів
РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ І ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ЗА ВІДПОВІДНОЮ ФОРМОЮ
2.1 Журнальна форма реєстрації документів
2.2 Карткова форма реєстрації документів
2.3 Автоматизована форма реєстрації документів
РОЗДІЛ 3. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ ВПРОВАДЖЕННЯ ФОРМ РЕЄСТАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ