Реєстрація документів у діловодстві - Курсовая работа

У сучасних умовах для підвищення ефективності керування необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому. Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації або установи складають обліково-фінансові документи, створені як «традиційним» рукописним, машинописним, типографським способом, так і отримані з використанням компютерних технологій. Раціональні форми і методи створення й обробки документів, які виправдали себе на практиці, можуть бути доведені до рівня загальної норми лише за умови, що всі обробки, що беруть участь у процесах створення і використання документів і документної інформації, будуть досить точно дотримуватися у своїй діяльності цих єдиних правил і норм діловодства.Реєстраційний індекс - це порядковий номер за формою реєстрації який визначається в числовому позначенні з можливим додаванням числових або словесних позначок, що додаються через дріб і регулюються за датою створення чи надходження документа, номенклатурою справ даного підприємства та організацією закладу. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. Вхідний реєстраційний індекс, що надає організація, яка приймає документ, зазначається 31 реквізитом (відмітка про надходження документа).Існує три форми реєстрації документів: 1. Журнальна форма реєстрації документів-це реєстрація документів за допомогою спеціально призначених книг чи журналів реєстрації документів Картки вміщуються в спеціально призначені ящики або форми.Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств,у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік. У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство цифровим способом, наприклад: 01.07.2013. Якщо, скажімо, документ надійшов 1 липня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30 липня, якщо інша дата не зазначена в резолюції керівника підприємства. У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа» проставляють реєстраційний індекс, який надають документові на підприємстві. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на виконання буде направлено документ.Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному: · реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників; · картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність в повторної реєстрації документів в структурних підрозділах; · карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один примірник картки передати в картотеку для контролю за виконанням документів. Кількість примірників карток визначається самим підприємством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа й кількості картотек на підприємстві. РКК може містити такі графи (додаток 4): · У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого документ )допускається зазначати скорочену назву) або якщо документ вихідний,-куди його надіслано (до якого підприємства).Реєструючи заяви,пропозиції,скарги,в цій графі зазначають також прізвище,імя й по батькові,місце роботи чи домашню адресу автора.Автоматизована форма реєстрації документів має суттєві переваги над традиційними паперовими формами - картотечною та журнальною, адже вона дає можливість формувати на підприємстві єдиний центральний банк даних, доступ до якого можливий з будь-якого компютера, підключеного до локальної мережі. Як правило, з метою впровадження на підприємстві автоматизованої реєстрації документів застосовують готові інформаційні системи, які пропонує сучасний ринок програмних продуктів. Такі системи забезпечують не лише реєстрацію, а й оперативний контроль та пошук документів. Втім, якщо придбання г

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ

1.1 Поняття реєстрації документів

1.2 Форми реєстрації документів

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ І ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ ЗА ВІДПОВІДНОЮ ФОРМОЮ

2.1 Журнальна форма реєстрації документів

2.2 Карткова форма реєстрації документів

2.3 Автоматизована форма реєстрації документів

РОЗДІЛ 3. ПОРІВНЯЛЬНИЙ АНАЛІЗ ВПРОВАДЖЕННЯ ФОРМ РЕЄСТАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ДОДАТКИ