Журнальна та карткова форми реєстрації документів, соціальні функції управління. Проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень. Систематизація реєстраційно-контрольних карток, основні ознаки систематизації карток.
Документаційне забезпечення - найважливіша сторона діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Документаційне забезпечення управління (діловодство) - «галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документамі». Організація роботи з документами базується на сукупності принципів і правил, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності. Основними функціями служб документаційного забезпечення управління (ДОУ) є: організаційне і документаційне забезпечення діяльності організації; організація єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах; координація діяльності структурних підрозділів при складанні документів; передача документів усередині і між структурними підрозділами; створення уніфікованих технологічних процедур проходження і обробки документів в структурних підрозділах організації; розробка і використання уніфікованих форм документів; організація документообігу, тобто рухи вхідних, витікаючих і внутрішніх документів; реєстрація документів; організація зберігання і використання документів; організація контролю виконання документів; проведення довідково-інформаційної і аналітичної роботи, зокрема по питаннях документаційного забезпечення управління. Окремі напрями управлінській діяльності називаються функціями управління.Реєстрація документа - «запис облікових даних про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення» Якщо документ буде зареєстрований в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ його реєструвати не повинна. Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і компютерні системи реєстрації і контролю виконання документів («системи електронного документообігу»). Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив. У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив.Для вхідних документів в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих - відомості переносяться з реквізиту 14. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів). Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі). При реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). У позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).Як умовні позначення можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і так далі Наприклад: 02-12/156, де: 02 - належна особа - адресат; Найбільш оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. При індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні правила: розташування складових частин індексу має бути постійним; Якщо в конкретній організації при невеликому обємі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися. Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених, можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
