Разработка учета электронного документооборота деканата на основе бизнес-процессов - Дипломная работа

В мире, где постоянны только перемены, существует необходимость в инструментах и методах, могущих помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. Механизм бизнес-процессов (МБП) - несомненно, мощное средство, используемое для этих целей, поэтому, несмотря на его младенческий возраст как метода управления интерес, проявляемый к нему, огромен. Невозможно отрицать тот факт, что постоянное улучшение (в любом виде) - это жизненная философия любой организации сегодня, если она хочет выжить и успешно функционировать в среднем, не говоря уже о долгосрочном, периоде. Неделя - большой срок в жизни многих наших организаций сегодня: меняется структура, кто-то получает продвижение по службе или увольняется, конкурент делает нечто очень умное или очень глупое, на что требуется немедленный ответ, и так далее.Создание такой системы является одной из сложнейших задач автоматизации, поскольку документооборот является глобальной системой, объединяющей бизнес-процессы и структурные подразделения как внутри объекта автоматизации, так и при совместной деятельности подобных объектов. Основные функции ERP систем: ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления; формирование планов продаж и производства; планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объемов поставок для выполнения плана производства продукции; управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учета и оптимизации складских и цеховых запасов; планирование производственных мощностей от укрупненного планирования до использования отдельных станков и оборудования; оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учет; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов, необходимых для их реализации. Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом. система может страдать от проблемы «слабого звена» - эффективность всей системы может быть нарушена одним департаментом или партнером; «Летограф» - комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач: управления документами - ECM (Enterprise Content Management) автоматизации бизнес-процессов - BPM (Business Process Management) интеграции корпоративных приложений - EAI (Enterprise Application Integration) организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система «Летограф» позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.Справочники позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками университета и/или составляющих его организаций, кандидатами на работу, студентами и т.п. В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы, например, можно выделить такие группы физлиц: соискатели, работники и т.п. Кроме того, в справочнике «Физические лица» предусмотрена возможность разделения физических лиц по определенным свойствам и категориям. Если желательно установить в качестве валюты регламентированного учета (базовой валюты) любую другую валюту, ее необходимо занести в справочник валют, установить ее в настройках параметров учета в качестве валюты регламентированного учета, и только после этого устанавливать текущие курсы всех остальных валют по отношению к этой валюте.ИБ «Деканат» также содержит соответствующие константы, обработки, задачи, бизнес-процессы и журналы документов (Рис. Для работы механизма бизнес-процессов необходим объект "Задачи", с помощью которого будут формироваться задачи для конкретных пользователей. В случае если сессия не сдана (ВБП «Сессия» окончен, но положение флага «СЕССИЯСДАНА» равно «Ложь») или специальным приказом (например по причине несоблюдения условий договора, что не зависит от успешности сдачи сессии) студент может быть представлен к отчислению или может быть зачислен вновь на этот же курс (ВБП «Сессия» повторяется без изменения параметров, новый приказ о зачислении или восстановлении оформляется по усмотрению деканата). Бизнес процесс интерактивно завершается в двух случаях: Студент успешно выполнил образовательную программу, получен диплом; Поскольку модель в значительной степени определяется рабочей частью выборки, необходимо, чтобы объем рабочей части был больше, и чтобы и в рабочую, и в экзаменационную часть попадали наблюдения со всего интервала множества значений, поэтому перед за

В мире, где постоянны только перемены, существует необходимость в инструментах и методах, могущих помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. А для этого требуются механизмы, которые могут упростить слишком сложные вещи.

Механизм бизнес-процессов (МБП) - несомненно, мощное средство, используемое для этих целей, поэтому, несмотря на его младенческий возраст как метода управления интерес, проявляемый к нему, огромен.

Невозможно отрицать тот факт, что постоянное улучшение (в любом виде) - это жизненная философия любой организации сегодня, если она хочет выжить и успешно функционировать в среднем, не говоря уже о долгосрочном, периоде. В самом деле, это уже общеизвестная истина, трюизм. Важно отметить, что эту ситуацию породила изменяющаяся природа мира вокруг нас и что изменения происходят не как-то линейно с одной скоростью, а нарастают по экспоненте.

Всего несколько лет назад было возможно вернуться в компанию и продолжить работу с того места, где она была остановлена месяц или даже два назад. Сегодня все не так. Гарольд Вильсон (Harold Wilson), британский премьер-министр в 1960-е годы, как-то сказал: "Неделя - большой срок в политике". Неделя - большой срок в жизни многих наших организаций сегодня: меняется структура, кто-то получает продвижение по службе или увольняется, конкурент делает нечто очень умное или очень глупое, на что требуется немедленный ответ, и так далее. Менеджеры, которые находятся в начале своей карьеры, должны помнить о том, что стоять на месте в меняющемся мире на самом деле означает отставать и близорукое сохранение статус кво - возможно самая опасная позиция из всех.

В этих обстоятельствах не всегда возможно удержаться на плаву, проводя незначительные улучшения в происходящих сегодня процессах. Процессы могут стать непригодными к употреблению, часто с пугающей скоростью, и если это случается, нет смысла налаживать или улучшать их; лучше начать с самого начала и создать что-то новое, адекватное ситуации.

МБП - это инструмент, специально разработанный, чтобы помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений, обеспечить которые используемые схемы улучшения процессов не в состоянии. Это не означает, что МБП заменяет собой непрерывные улучшения, ничего подобного. Если вы провели реинжиниринг некоторого процесса, то далее потребуются методы непрерывного улучшения (continuous improvement), носящие технологический характер, которые нужно применять, дабы не проиграть в будущем.

Итак, целью работы стала автоматизация документооборота при помощи МБП и используя самые современные программные наработки, Такие как «1С: предпирятие 8», BPEL (Business-Process Execution Language) и др.

Документы позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в "жизни" предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т.д.

Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами.

Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.

Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.

Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа.

Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Для хранения подобных данных служат табличные части документа.

Академический отпуск

Документом «Академический отпуск» регистрируется выход студента в академический отпуск. По документу можно получить печатную форму.

Выход из академотпуска

Документом «Выход из академотпуска» регистрируется выход студента из академического отпуска. В бизнес-процессе «Обучение» также одновременно регистрируется и заполняется документ «Восстановление». По документу можно получить печатную форму.

Зачисление

Документом «Зачисление» в ИБ «Деканат» в соответствующих справочниках регистрируется новое физическое лицо и студент. Также данный документ может инициализировать старт бизнес-процесса «Обучение». По документу можно получить печатную форму (приказ о зачислении).

Восстановление

Формирование документа «Восстановление» в ИБ «Деканат» возможно только для зарегистрированных в соответствующих справочниках физических лиц и студентов. Данный документ может инициализировать старт бизнес-процесса «Обучение». Также документ формируется в автоматическом режиме при выходе студента из академического отпуска. По документу можно получить печатную форму (приказ о восстановлении).

Перевод на курс

Документом «Перевод на Курс» в ИБ «Деканат» осуществляется перевод объекта (студента или группы) бизнес-процесса «Обучение» на следующий курс. Также данный документ может инициализировать старт вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (приказ о переводе на следующий курс).

Отчисление

Документом «Отчисление» регистрируется отчисление физического лица из числа студентов. Также регистрация документа является одним из возможных условий интерактивного завершения бизнес-процесса «Обучение». По документу можно получить печатную форму (приказ об отчислении).

Защита диплома

Документом «Защита диплома» регистрируется факт успешной защиты студентом его дипломной работы. Также регистрация документа является одним из возможных условий интерактивного завершения бизнес-процесса «Обучение».

Экзамен

Документом «Экзамен» регистрируется факт успешной сдачи группой студентов экзамена. На каждый экзамен формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (экзаменационную ведомость).

Зачет

Документом «Зачет» регистрируется факт успешной сдачи группой студентов зачета. На каждую дисциплину формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (зачетную ведомость).

Оперативный план

Документом «Оперативный план» формируется оперативный план.

Государственный экзамен

Документом «Государственный экзамен» регистрируется факт успешной сдачи государственного междисциплинарного экзамена. По документу можно получить печатную форму (экзаменационную ведомость).

Практика

Документом «Практика» регистрируется факт успешного прохождения группой студентов практики. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (ведомость).

Курсовая работа

Документом «Курсовая работа» регистрируется факт успешной сдачи и защиты группой студентов курсового проекта. По каждой дисциплине формируется отдельный документ. Является частью вложенного бизнес-процесса «Сессия». По документу можно получить печатную форму (ведомость).

Отчеты

Отчет - средство отображения информации, специальным образом выбрано из информационной базы и впоследствии отформатированной в соответствии с заданными условиями и макетом. Отчеты могу содержать любую доступную информацию из метаданных любых типов.

Учебный план

Выводит учебный план на указанный в форме период.

Сдача сессии

Формирует отчет, отображающий процесс сдачи сессии студентами. Формируется за указанный период.

Академическая справка

В соответствии с макетом формирует академическую справку для указанного студента, по форме, соответствующей принятым стандартам.