Разработка системы управления электронным документооборотом на примере ООО "Курортное" - Дипломная работа

Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование файл/серверных и клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей. Предполагается разработка внутренней системы безбумажного документооборота, т.е. автоматизирующей работу с документами только в пределах одного офиса компании.Разнообразные информационные технологии управления, используемые в туризме (программные комплексы, сопряженные с глобальными компьютерными системами бронирования и локальными программами типа бухгалтерских или программ рассылки факсов) позволяют все бизнес-процессы в туризме превратить в электронные, для реализации безбумажных технологий, технологий обмена информацией по электронной почте и возможностей Интернета [19]. гибкость и открытость архитектуры - возможность дополнения системы новыми модулями, вписывающимися в общую структуру уже установленной системы управления; Рассмотрим основные понятия относящиеся к электронному документообороту: Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Система DIRECTUM относится к классу ECM-систем (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается [2] в электронный документооборот.Разработка нового программного продукта позволит фирме не только полностью адаптировать программный продукт под деятельность фирмы (а не наоборот как это часто бывает при внедрении автоматизированных систем), но и снизить затраты связанные с приобретением программного продукта.Рассмотрим, какие стадии обработки проходят документы в рассматриваемом туристическом агентстве. Данная модель является одной из самых прогрессивных моделей и используется при организации бизнес проектов и проектов, основанных на моделировании всех процессов как административных, так и организационных В данном случае отражена обобщенная схема, с помощью которой можно отразить работу со всеми документами, в общем, вне зависимости от их характера. Клиент обращает в офис организации, где самостоятельно, либо с помощью туроператора осуществляет выбор тура, после чего оформляет заявку на оформление документов. В случае если заявка была неправильно оформлена, в ней указаны не достоверные данные или оплата в оговоренный срок не была осуществлена, документ признается неверным, после чего клиент может попытаться снова оформить заявку на тур.Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании. В данном случае к нормативно справочной информации можно отнести информацию о странах и курортах. К входному типу информации относиться информация, что поступает в систему постоянно на протяжении всей жизни программного продукта. Именно массы оперативной информацию подталкивают организации к автоматизации бизнес-процессов предприятия. В модели данных описывается некоторый набор родовых понятий и признаков, которыми должны обладать все конкретные СУБД и управляемые ими базы данных, если они основываются на этой модели.Таким образом, было спроектирована база данных позволяющая содержать все необходимые данные для работы программного продукта. Также был разработан сценарий диалога с пользователем, определены основные функции и положения разрабатываемой системы электронного документооборота.Для простоты просмотра, ввода и изменения данных непосредственно в таблице создаются формы. Формы являются тем типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. Результаты сравнительной оценки рассматриваемы

В результате анализа существующих программных средств были отражены положительные стороны, использования программных средств. Разработка нового программного продукта позволит фирме не только полностью адаптировать программный продукт под деятельность фирмы (а не наоборот как это часто бывает при внедрении автоматизированных систем), но и снизить затраты связанные с приобретением программного продукта. Все разработчики программных продуктов не продают права на использования, а как бы сдают в аренду, что накладывает обязательства на приобретение ежегодной лицензии. В случае если турфирма не слишком большая это довольно скромная сумма порядка 6 тысяч рублей, но в случае если необходимо устанавливать данный программный продукт на множество компьютеров, тогда эта сумма значительно возрастает даже с учетом предоставляемых скидок. Таким образом, для средних и крупных турфирм рекомендуется разработка собственных программных продуктов в области туризма.Таким образом, было спроектирована база данных позволяющая содержать все необходимые данные для работы программного продукта. Также был разработан сценарий диалога с пользователем, определены основные функции и положения разрабатываемой системы электронного документооборота.

Были проанализированы различные типы информации. Этот анализ позволил реализовать информационно-логическую модель, которая в дальнейшем ляжет в основу реализуемой базы данных.

Следующим этапом разработки является физическая реализация базы данных, программного решения поставленной проблем. Но прежде всего необходимо определиться со средствами реализации.