Разработка системы электронного документооборота банка "ВТБ 24" - Дипломная работа

Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни предприятия - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку и обработку документации, уменьшить непроизводительные затраты и исключить возможность появления ошибок при регистрации управленческой документации, что дает для предприятия прямой и косвенный экономический эффект. Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.В банке принята смешанная форма организации работы с документами. Построение SADT - модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы (контекстной диаграммы). В отделе нет четкой системы отслеживания за сроками исполнения документов, поставленных на контроль, поэтому невозможно, вовремя найти просроченный документ и вовремя принять меры к исполнителю, просрочившему этот документ. Все входящие документы делятся на:-регистрируемые (документы, адресованные руководителю организации и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, такие как письма). Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию на следующий день, где информация о документах, принятых на контроль заносится в журнал «контроль исполнения», затем заполняется реестр получения входящей корреспонденции и документ передается исполнителю под роспись.10 Исполнен 13 Ссылка на документ Регистрационная карточка исходящего документаСтруктура регистрационно-контрольной карточки документа представлена на рисунке 2.9. В документе выбирается входящий документ, проставляется срок исполнения и исполнители по данному документу. Функции отчетов: Отчет «Журнал регистрации входящей документации» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ» за период (рисунок 3.14). Отчет «Журнал регистрации исходящей документации» показывает объем документооборота по документам «Исходящий документ» за период (рисунок 3.15). Отчет «Объем документооборота» показывает объем документооборота по документам «Входящий документ», «Исходящий документ», «Внутреннее движение» за период (рисунок 3.17).Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. В дипломном проекте были решены следующие задачи: проанализирован процесс обработки документации в канцелярии; определены цели и задачи внедрения системы электронного документооборота; произведен анализ существующего технического и программного обеспечения; рассмотрены основные преимущества внедрения информационной системы; выполнена постановка задачи на разработку системы, функций поиска и контроля исполнения документов в системе документооборота; В результате внедрения системы электронного документооборота удалось достичь: уменьшения времени на обработку информации; сокращения времени поиска документов; организации эффективной защиты информации и качественного улучшения контроля за сроками исполнения документов. Искусство мыть слона [текст] / В. Головач. Введение в системы баз данных, 8-е издание.: Пер. с англ [текст] / К.Дж.Дейт.Полное наименование системы и ее условное обозначение - автоматизированная информационная документооборота.Он распределяет документы: - руководителю; Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация регистрируется в «журнале регистрации входящих документов» и передается в соответствии с предварительным распределением для внесения резолюции. Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию на следующий день, где информация о документах, принятых на контроль заносится в журнал «контроль исполнения», затем заполняется реестр получения входящей корреспонденции и документ передается исполнителю под роспись. Программа должна обеспечивать регистрацию входящих и исходящих документов в канцелярии организации, а также поиск их по разным параметрам и подготовка отчетов.

7 Краткое содержание4 Краткое содержание7.3 Календарный план выполнения работ

Проект разработки информационной системы займет 67 дней (рисунок 1).

Рисунок 1. График внедрения информационной системы

8 Порядок контроля и приемки

8.1 Контрольные точки выполнения работы

Техническое задание

Проект информационной системы

База данных

Проект интерфейса

Готовая информационная система

8.2 Программа и методика испытаний

8.2.1 Последовательность испытаний

Все испытания создаваемой системе на этапе разработке проводит разработчик. Состав и объем работ определяется им же Методы проведения испытаний

Испытания системы должны проводиться на конкретном примере, смоделированном с учетом структуры системы

8.2.3 Требования к представлению результатов проведения испытаний Отметки об испытаниях системы и список проводимых работ разработчик предоставляет начальнику автоматизируемого подразделения.

8.3 Общие требования к приемке работы

1 Окончательная приемка работ осуществляется комиссией, в которую входят заказчик, пользователь и разработчики.

2 На заседании комиссии разработчик должен продемонстрировать работу программного средства с данными контрольного примера.

3 При отсутствии замечаний к демонстрируемому объекту комиссия принимает решение об опытной эксплуатации.

4 В случае успешного окончания опытной эксплуатации комиссия принимает решение о внедрении объекта.

5 Требования к документированию. Требования к документированию определяются руководством автоматизируемого подразделения.

Размещено на .ur

В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что эффективность компании зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни предприятия - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

На любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Для решения задачи оптимизации работы с управленческой документацией многие предприятия используют системы электронного документооборота. Их использование позволяет сократить время, требуемое на подготовку и обработку документации, уменьшить непроизводительные затраты и исключить возможность появления ошибок при регистрации управленческой документации, что дает для предприятия прямой и косвенный экономический эффект.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Целью написания дипломного проекта является разработка системы электронного документооборота банка «ВТБ 24». Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1. Анализ предметной области и обоснование проектных решений.

2. Проектирование структуры базы данных и интерфейса системы.

3. Разработка и тестирование автоматизированного рабочего места сотрудника канцелярии банка.

4. Обоснование экономической эффективности разработки.

В результате система должна позволить предприятию повысить эффективность управления, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное пространство на предприятии.

1. Аналитическая часть канцелярия банк база данные

В ходе проекта была разработана информационная подсистема «Электронный документооборот канцелярии».

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.

В дипломном проекте были решены следующие задачи: проанализирован процесс обработки документации в канцелярии; определены цели и задачи внедрения системы электронного документооборота; произведен анализ существующего технического и программного обеспечения; рассмотрены основные преимущества внедрения информационной системы; выполнена постановка задачи на разработку системы, функций поиска и контроля исполнения документов в системе документооборота;

В результате внедрения системы электронного документооборота удалось достичь: уменьшения времени на обработку информации; сокращения времени поиска документов; организации эффективной защиты информации и качественного улучшения контроля за сроками исполнения документов.

Источники информации

1. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 7. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2008, - 1152с.

2. Архипенков С. Лекции по управлению программными проектами [текст] С. Архипенков. - М.: 2009. - 128 с.

3. Архипов А.И. Экономика. Финансы. Страхование. - Учебник. - М.: Велби, 2007. - 840 с.

4. Бекашевич Ю.А., Пушкина Н.Д. Microsoft Access 2003. - СПБ.: БХВ-Петербург, 2009, - 752с.

5. Богатин Ю. В. Экономическая оценка качества и эффективности работы предприятия. - М.: Издательство стандартов, 2009. -216 с.

6. Братищенко В. В. Проектирование информационных систем. [Текст] / Иркутск: БГУЭП, 2008 - 84 стр.

7. Вендров А. М. CASE-технологии: Современные методы и средства проектирования информационных систем. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 176 стр.

8. Вендров А. М., Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 192 стр.

9. Вендров А. М., Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. [Текст] / М.: Финансы и статистика, 2009 - 544 стр.

10. Вилков Л.А. Менеджмент процессов [текст] / Л.А. Вилков, Й. Беккер, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн; пер. с нем. - М.: Эксмо, 2007. - 384 с.

11. Гагарина Л.Г. Технология разработки программного обеспечения: учебное пособие [текст] / Л.Г.Гагарина, Е.В. Кокорева, Б.Д. Виснадул. - М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2008. - 400 с.

12. Гвоздева В.А. Основы построения автоматизированных информационных систем: учебник [текст] / В.А. Гвоздева, И.Ю. Лаврентьева. М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. - 320 с.

13. Годин В. В., Корнев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство: Высшая школа, 2008. -213с.

14. Голицина О.Л. Базы данных: Учебное пособие [текст] / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, И.И. Попов. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. - 352 с.

15. Головач В. Дизайн пользовательского интерфейса. Искусство мыть слона [текст] / В. Головач. - М.: Dreamstime.com. 2009. - 97 с.

16. Грекул В.И. Проектирование информационных систем: курс лекций: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям в области информ. технологий [текст] / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - М.: Интернет-Ун-т Информ технологий, 2009. - 304 с.

17. Гусева Т. М. Самоучитель по бухгалтерскому учету: учеб. пособие. - 2-е изд [текст] Т.М.Гусева., Т.Н.Шеина. - М.: Проспект, 2009. - 464с.

18. #G0Гусятников В. Н., Безруков А. И. Стандартизация и разработка программных систем, учебное пособие [Текст] / М.: ФИС, 2010 - 288 стр.

19. Дейт К.Дж. Введение в системы баз данных, 8-е издание.: Пер. с англ [текст] / К.Дж.Дейт. - М.: Издательский дом "Вильяме", 2010. - 1328 с.

20. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник [текст] / С.М.Диго. - М.: Финансы и статистика, 2010. - 592 с.

21. Диго С.М. Проектирование использование баз данных: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2009.

22. Емельянова Н.З. Основы построения автоматизированных информационных систем: Учебное пособие [текст] / Н.З.Емельянова, Т.Л. Партыка, И.И.Попов. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 416 с.

23. Зыков С. В. Модели жизненного цикла и методологии разработки корпоративных систем [Видеокурс] / Интернет-университет информационных технологий - ИНТУИТ.ру, 2009 - DVD-box: 2 диска.

24. Иванова Г.С. Технология программирования: Учебник для вузов. - 2-е изд., стереотип. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2009. 320 с.: ил.

25. Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд [текст] / Ю.С.Избачков, В.Н.Петров. - СПБ.: Питер, 2009. - 656 с.

26. Кантор М. Управление программными проектами. Практическое руководство по разработке успешного программного обеспечения [Текст] / М.: Вильямс, 2007 - 176 стр.: с ил.

27. Котляров В.П. Основы тестирования программного обеспечения: Учебное пособие / В.П.Котляров, Т.В. Коликова. - М.: Интернет-Университет Информационных технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2009. - 285 с.

28. Крупский А.Ю. Разработка и стандартизация программных средств: Учебное пособие [текст] / А.Ю.Крупский, Л.А.Феоктистова. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2009. - 100 с.

29. Лойко В.И. Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. - 2-е изд., доп. и перераб [текст] / В.И. Лойко, Т.П. Барановская, М.И. Семенов, А.И. Трубилин. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 416 с.

30. Макконел Стив. Профессиональная разработка программного обеспечения [текст] / С. Макконел; пер. с англ. под ред. В.Агаповой. - СПБ.: Символ-Плюс, 2011. - 240 с.

31. Маклаков С. В. BPWIN ERWIN CASE-средства разработки ИС [Текст] / М.: Диалог-МИФИ, 2009 - 304 стр.

32. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов - М., 2009. - 224с.

33. Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: Учебник [текст] / А.С.Марков, К.Ю.Лисовский. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 512 с.

34. Маслов А.В. Проектирование информационных систем в экономике: учебное пособие / А.В. Маслов. - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2008. - 216 с.

35. Мацяшек Л.А. Анализ требований и проектирование систем.- М.: Наука, 2008- 352 с.

36. Пестриков В.М. Delphi на примерах [текст] / В.М.Пестриков, А.Н.Маслобоев. - СПБ.: БХВ-Петербург, 2009. - 496 с.

37. Петров В.Н., Избачков Ю.С. Информационные системы: Учебник для вузов. 2-е изд. [Текст] / СПБ.: Питер Принт, 2010 - 656 стр.

38. Поляков А.В. Семь лекций об учете затрат на предприятиях, имеющих распределенную структуру [текст] / А.В.Поляков. - М.: ИД «Русский журнал», 2006. - 56 с.

39. Проектирование и разработка автоматизированных, информационных и аналитических систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.info-system.ru

40. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 512с.

41. Рогозов Ю.И. Разработка метода построения информационных функционально-ориентированных моделей предприятия / Изв. ЮФУ. Технические науки [текст] / Ю.И.Рогозов. - 2008. - №7. - С.70-76.

42. Сергеев А. Access 2007. Новые возможности [текст] / А.Сергеев. - СПБ.: Питер, 2008. - 176 с.

43. Скрипкин К.Г. Экономическая эффективность информационных систем. М.: ДМК Пресс, 2010. - 256с.

44. Смирнов Н.В. Проектирование информационных систем [текст] / Н.В.Смирнов. - СПБ.: БГТУ «ВОЕНМЕХ», 2008. - 146 с.

45. Сорокин А.В. Delphi. Разработка баз данных [текст] / А.В.Сорокин. - СПБ.: Питер, 2010. - 477 с.

46. Стивенс Род. Программирование баз данных. Изд. 2-е, стереотипное [текст] / Р. Стивенс; пер с англ. под ред. С.М.Молявко. - М.: ООО «Бином-Пресс», 2007. - 384 с.

47. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес процессов. М. Финансы и статистика, 2009-319с.

48. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учеб. пособие для вузов - 2-е изд.доп. - М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2008.-463с.

49. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2009.-400с.

50. Трофимов С. А. CASE-технологии. Практическая работа в Rational Rose [Текст] / М.: Бином-Пресс, 2010 - 272 стр.: ил.

51. Фаронов В.В. Программирование баз данных в Delphi 7. Учебный курс [текст] / В.В.Фаронов. - СПБ.: Питер, 2011. - 459 с.

52. Фельдман Я.А. Создаем информационные системы [текст] / Я.А.Фельдман. - М.: СОЛОН-ПРЕСС, 2006. - 120 с.

53. Фленов М.Е. Библия Delphi. - 2-е изд., перераб. и доп [текст]/ М.Е.Фленов. - СПБ.: БХВ-Петербург, 2008. - 800 с.

54. Фуфаев Э.В. Базы данных: учеб. пособие для студ. сред. проф. образования - 3-е изд., стер [текст] / Э.В.Фуфаев, Д.Э.Фуфаев. - М.: Издательский центр «Академия», 2007. - 320 с.

55. Хомоненко А. Д., Цыганков В. М., Мальцев М. Г. «Базы данных» Учебник для вузов Изд., Корона-Принт 2008 г - 736с.

56. Цирлов В.Л. Основы информационной безопасности автоматизированных систем [текст] / В.Л.Цирлов. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 173 с.

57. Шеремет А.Д. Комплексный экономический анализ деятельности предприятия (вопросы методологии). - М.: Экономика, 2008. - 207 с.

58. Экономический анализ / Под. ред. Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.-527 с.

59. Якобсон А., Буч Г., Рамбо Дж. Унифицированный процесс разработки программного обеспечения [Текст] / СПБ.: Питер, 2009 - 496 стр.: с ил.