Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова) - Дипломная работа

На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Современное делопроизводство включает следующие направления деятельности: - обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование); Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела; контроль исполнения документов-совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление[4]. Разработка таких документов преследует ряд целей: - обеспечение юридической силы документа; ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др.Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации [10]. Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: · регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа).Больница в своей деятельности руководствуется Уставом, законодательством РФ и иными обязательными для исполнения актами законодательных и исполнительных органов власти. Исход из задач ДГКБ №5 осуществляет, следующие функции: - разрабатывает и проводит в жизнь мероприятия по повышению эффективности работы, совершенствованию методов организации, производственных процессов и внедрению новых форм обслуживания и техни

Содержание

Введение

1. Значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности

1.1 Сущность управления документооборотом

1.2 Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота

2. Анализ системы управления медицинским учреждением

2.1 Общая характеристика дгкб №5 им. Н.Ф. Филатова

2.2 Анализ системы документооборота в медицинском учреждении

2.3 Анализ влияния системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения

3.Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота

3.1 Исходные данные для внедрения электронного документооборота

3.2 Внедрение унифицированных форм документов

3.3 Создание унифицированных документов

3.4 Экономическая оценка целесообразности внедрения усовершенствованной системы документооборота на основе электронного оборота

Заключение

Библиографический список

Приложения

В настоящее время одним из самых значимых и влиятельных факторов научно-технического прогресса в современном постиндустриальном обществе стали информационные технологии. Одной из самых востребованных и актуальных задач информатизации современного общества является задача электронного документооборота.

На сегодняшний день организациями используются сотни пакетов систем электронного документооборота. Более того, существует практика внедрения в организации не одного, а сразу нескольких пакетов. Менеджмент компаний объясняет это тем, что ни один из пакетов не обладает достаточной функциональной полнотой. Как следствие внедрения нескольких информационных систем возникает значительная избыточность информационных потоков. Избыточность требует неоправданного потребления дорогостоящих информационных технологических и людских ресурсов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие "документ" определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие "документ" производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

В современных условиях основная задача - обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы нашего исследования: "Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения".

Объект исследования - система документооборота ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

Предмет исследования - управление электронным документооборотом ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

Цель - совершенствование системы электронного документооборота ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова

Задачи: 1. Выявить значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности.

2. Изучить теорию управления документооборотом в управленческой деятельности.

3. Дать понятие стандартизации и унификации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

4. Изучить систему унификации и стандартизации документов;

5. Сделать заключение по работе.

6. Изучение теоретических источников.

7. Анализ организационной структуры ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова.

8. Проанализировать влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности медицинского учреждения. стандартизация электронный документооборот унификация