Разработка проекта "Информационное (документационное) обеспечение" - Курсовая работа

.3 Критерии выбора системы автоматизации документооборотаТак повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях [8; стр.7]. В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело [9; стр.152] В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и другие. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое.Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов. Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее. Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами. Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система. К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы "Евфрат-Документооборот", "COMPANYMEDIA", "Дело" и "Босс-референт". В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы "Босс-Референт" и "COMPANYMEDIA", реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.Это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Отличительными чертами АС "ЕВФРАТ-Документооборот": · Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в

Содержание

Введение

Глава 1 Автоматизированные информационные системы в управлении организации

1.1 Управление и работа с документами

1.2 Основные задачи автоматизированных информационных систем документооборота (АИС ДО)

Глава 2 Выбор автоматизированной системы

2.1 Состояние рынка систем автоматизации документооборота

Введение

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново - вместо повторного использования - документов, существующих "где-то в компании" (подобное происходит примерно в 70% случаях). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся в компьютерах у юристов (часто - без истории изменений), бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице, счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Внедрение автоматизированных информационных систем дает возможность решить часть подобных проблем [1].

Целью данной курсовой работы является рассмотрение автоматизированных систем документооборота и его внедрение на предприятии с использованием современных компьютерных средств.

Для реализации поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи: исследование понятия документации и документооборота;

информационная система управление автоматизация изучение задач и этапов автоматизированной системы управления документооборотом;

рассмотрение структуры рынка программных продуктов;

разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятии.

Объектом работы является модель предприятия (ЗАО "ФИНВАЛ")", в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.