Разработка предложений по совершенствованию работы с документами в "Астраханской государственной консерватории" - Дипломная работа

2.2 Задачи, функции и структура "Астраханской государственной консерватории"Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий 3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документамиЭти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а ее программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников. В силу этого всякая организация, закрепляя те или иные процессы в деятельности, обеспечивает их поддержание и воспроизводство, она, функционируя как организованность, консервирует деятельность, и по мере трансформации систем деятельности начинает играть тормозящую роль.Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности [18]. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [9]. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" дает определение, какой документ признается электронным: "электронное сообщение, подписанное электронно-цифровой подписью или аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" [1]. В принятом в 2002 г Законе "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается "реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе" [2]. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [9].К таким принципам организации документооборота относятся следующие: - централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления) [19] ; однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие - при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе ДОУ учреждения или в структурном подразделении); организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ; Документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее в

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Терминология делопроизводства

1.2 Организация работы с документами

1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства

1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве

Вывод

2. Характеристика делопроизводства "Астраханской государственной консерватории"

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие систем электронных архивов). Хотя, вряд ли настанет момент, когда все документы станут только электронными. Одно несомненно - электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать [30].

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (далее по тексту СЭД).

Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные организации превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а ее программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам организации, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется переход на электронную систему документации. Таким образом, выбранная тема является наиболее важной на сегодняшний день, так как хорошая электронная программа документооборота - это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Компьютерная технология это связь информации с системой управления организации и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи [29].

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Организация возникает на столкновении двух процессов: организационной деятельности и тех или иных процессов в организуемой деятельности, превращающихся в объект организационного манипулирования.

В силу этого всякая организация, закрепляя те или иные процессы в деятельности, обеспечивает их поддержание и воспроизводство, она, функционируя как организованность, консервирует деятельность, и по мере трансформации систем деятельности начинает играть тормозящую роль. В какой-то момент наступает такая ситуация, в которой происходит разрыв между актуальными процессами в деятельности и теми процессами, которые призвана поддерживать и обеспечивать данная организация. Организация перестает соответствовать системам деятельности и, тем более, процессам ее ближайшего развития и с этого момента она требует реорганизации.

Помимо большого класса задач, связанного с ситуациями реорганизации ранее сформированных организованности деятельности, необходимо (хотя бы в плане мышления) выделить некий абстрактный класс ситуаций, в которых возникает необходимость в организационной деятельности как таковой.

Первым условием организации является множественность относительно независимых единиц деятельности - будь то отдельные акты деятельности, ориентации, социально-производственные системы или сферы деятельности. Вторым условием является то, что эти единицы представляют собой так или иначе организованные структуры деятельности (в этом плане необходимо еще раз подчеркнуть, что всякая организация является реорганизацией в плане истории деятельности). Третьим условием является установление некоторой новой связи этих единиц друг с другом, выделение целостности данной популяций единиц деятельности относительно каких-то процессов, которые должны поддерживаться и обеспечиваться [30].

При наличии этих трех условий может быть сформулирована задача организации и, следовательно, возникает необходимость осуществления специальной организационной деятельности и специального мышления, которое называется организационным проектированием или проектированием организации.

Как было отмечено, организация (как организованность, конструкция, форма) обеспечивает протекание определенных процессов, заданных телеологически, задача организации как конечного продукта организационной работы - сделать из многих независимых единиц, часто сталкивающихся друг с другом и находящихся в ситуации конфликта, - одно целое.

При этом организационная работа может направляться на любые моменты в деятельности и жизнедеятельности, превращая их в предмет соорганизации: на деятельность отдельного индивида или места, на взаимодействие множества отдельных актов деятельности внутри той или иной системы, на взаимодействие самих этих систем деятельности друг с другом, на функционирование систем деятельности, на развитие их, на взаимодействие и взаимоотношения между группами и коллективами.

Другими словами, организация осуществляется каждый раз по отношению к наличным структурам и организованности. Применение организации, прямо и однозначно обосновывается следующим положением: структуры и организации непрерывно свертываются в организованности, а эти организованности включаются в новые системы кооперации и становятся объектом (потенциальным или актуальным) организационной деятельности.

Объектом данного исследования является Астраханская Государственная Консерватория.

Предметом исследования служит информационно-документационное обеспечение управления Астраханской Государственной Консерватории (далее по тексту Консерватория).

Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью применения современных компьютерных технологий для совершенствования процессов документационного обеспечения управления. делопроизводство документ компьютерная технология

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства в исследуемом учреждении, а также внесение предложений по автоматизации делопроизводства.

Исходя из поставленной цели, необходимо выполнить ряд задач: - проанализировать теоретические источники по организации делопроизводства;

- изучить роль компьютерных технологий в делопроизводстве;

- проанализировать деятельность Консерватории, провести функциональный анализ ее организационной структуры;

- анализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу Консерватории;

- проанализировать основные информационные и документационные потоки, их количественные и качественные характеристики;

- провести анализ системы делопроизводства, технического и программного обеспечения Консерватории;

- разработка предложений по совершенствованию работы с документами в Консерватории.

Дипломная работа состоит из введения, трех основных разделов, заключения, списка использованных источников, приложений и перечня условных обозначений терминов и сокращений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленной задачи, формулируются объект и предмет исследования, указываются избранные методы исследования, определяется значимость полученных результатов.

В первом разделе дипломной работы рассматриваются теоретические основы организации системы делопроизводства, основные понятия делопроизводства, информационные потоки как ресурс развития организации и технология управления как информационный процесс; проводится анализ существующих систем автоматизации делопроизводства и документооборота; законодательной базы регламентирующей делопроизводство.

Второй раздел посвящен анализу делопроизводства в Консерватории, включая описание основных направлений деятельности и роли Консерватории в культурной жизни Астраханской области и России. Проводится анализ: организационной структуры управления Консерватории; законодательной, нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей деятельность Консерватории (в том числе деятельность по документационному обеспечению управления), анализ ведения делопроизводства, информационных и документационных потоков, анализ технического и программного обеспечения Астраханской государственной Консерватории.

Третий раздел дипломной работы посвящен разработке предложений по совершенствованию существующей системы делопроизводства в Консерватории, обоснованию тех или иных предложений. Здесь же производится оценка экономической эффективности от вносимых мероприятий.

В заключении подводятся итоги выполненных работ, итоги анализа информационно-документационного обеспечения объекта исследования и перечисляются предложения по его совершенствованию.

В приложении к дипломной работе приведены существующие документы Консерватории и проекты документов, предлагаемых и разработанных в ходе выполнения данной дипломной работы.

Для получения первичных данных об объекте исследования использовались следующие методы: метод изучения документов, метод наблюдения, метод опроса. Для анализа полученных данных использовались графические и статистические методы.

3. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий

3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами

3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов

3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории

3.4 Практическое использование АИС "Деканат"

3.5 Оценка экономической эффективности