Разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве (номенклатура дел, табель форм документов, альбом форм документов) - Курсовая работа

Для автоматизации работ с документами применяют классификаторы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, акцентируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. ? целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью); [14, с. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса: - документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства организации и его деятельностью). В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.В данной курсовой работе рассмотрены основные понятия о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении, делопроизводство в ходе петровских реформ, а также номенклатура дел, которая является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, регистрация документов является фиксацией факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах, главное назначение регистрации - придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации. Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях, а также подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами. Классификаторы входят в национальную систему стандартизации и являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другими группировкам). Значение общероссийских классификаторов документации, как средств информационного обеспечения есть в том, что они устанавливают единые требования к носителям информации, единый язык формализованного описания данных, закрепляют общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Правильное распределение документов имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность. В настоящее время разработаны единые требования к формированию, оформлению, классификации и хранению документов, они составляют основу классификационных справочников.

Актуальность классификаторов заключается в той роли, которую они выполняют.

Классификаторы используются в основных инструментах рыночной экономики: налогообложении, бухгалтерском учете, статистике, таможенном деле и других, с их помощью решаются важнейшие задачи государственной важности: - обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов;

- обеспечения межведомственного обмена информацией;

- обеспечения однозначной идентификации объектов правоотношений в правовых актах в социально-экономической области;

- создания условий для формирования единого информационного пространства на территории Беларуси;

- обеспечения сопоставимости технических и экономико-статистических данных;

- систематизации информации по единым классификационным правилам и их использования при прогнозировании социально-экономического развития страны, организации статистического учета и отчетности, в банковской деятельности, стандартизации, сертификации;

- информационного обеспечения основных инструментов регулирования рыночной экономики, включая налогообложение, лицензирование, квотирование, операции с недвижимостью, социальное страхование, финансовое посредничество;

- содействия специализации и кооперированию в области производства продукции и оказания услуг;

- создания условий для унификации документации при осуществлении межведомственного документооборота;

- обеспечения гармонизации с международными (региональными) классификациями, межгосударственными классификаторами или международными (региональными) стандартами по классификации.

Для автоматизации работ с документами применяют классификаторы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

В настоящее время действует более 30 общесоюзных классификаторов. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы: классификатор управленческой документации по ОКУД и классификатор предприятий и организаций по ОКПО.

Цель работы - рассмотреть состав классификационных справочников, проблемы их разработки и применения.

Достижение поставленной цели требует постановки и решения следующих задач: - определить понятие о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении;

- рассмотреть историю делопроизводства в ходе петровских реформ;

- теоретически изучить классификационные справочники;

- исследовать необходимую информацию о номенклатуре дел, классификаторах, перечня документов с указанием сроков хранения.

Объектом исследования выступают: общественные отношения, складывающиеся в процессе делопроизводства организации текущего хранения документов.

Предметом курсовой работы является разработка и применение классификационных справочников в делопроизводстве организации и текущее хранение документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая является систематизированным перечнем заголовков, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатуре дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве организации. В номенклатуру дел включаются все дела организации, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности организации. Номенклатура дел является классификационным справочником для распределения документов по делам.

Классификация документов - это первый шаг в их объединении в дела для последующей работы и хранения. Классификационные справочники позволяют обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. Рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации.

1. Делопроизводство и история его возникновения

1.1 Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Историки, архивисты, исследующие древние источники письменности народов мира, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров) способствовала появлению письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации. Созданные на разных языках и на различных материальных носителях, до нашего времени дошли древнейшие письменные источники, в том числе Законы царя Хаммурапи, высеченные на камне. Стены древнейших египетских пирамид расписаны иероглифами и изображениями из жизни царей и простых египтян. В странах Востока находят глиняные таблички с клинописью, в которых содержаться сведения о жизни и деятельности их создателей. В Мексике до сих пор археологи находят золотые пластины с письменами древних народов, язык которых не могут расшифровать. До нас дошли памятники письменности Древней Греции и Древнего Рима, в том числе письмо о философской доктрине Эпикура, письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния.

Так многие первоисточники утрачены навсегда. Тысячи сгоревших древних документов в Александрийской библиотеке в Египте - большая утрата для всего человечества. Многие войны, революции и пожары постоянно уничтожают бесценные памятники и документы прошлого.

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ).

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций: ? информационную: являются носителем и источником информации;

? управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

? правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

? коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

? учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности.

? социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан; [3, с. 56].

? культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

? историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления [8, с. 40].

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

В любой организации независимо от ее функций, специфики деятельности создается большое количество документов. Основное назначение документа - зафиксировать и передать информацию. Ежедневно организациям приходиться принимать, отправлять, создавать огромное количество документов, а затем в определенных условиях их хранить и использовать полученную информацию, определять сроки хранения и передавать их в архив. Вся эта совокупность работ с документами, начиная с момента их создания или получения до передачи на хранение в архив или уничтожение, определяется понятием «делопроизводство».

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, акцентируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. Предметом труда - является информация содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда.

Делопроизводство должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась быстрая, бесперебойная и эффективная работа учреждения.

Наряду с понятием «делопроизводство» с 70-х гг. XX в. пользуется понятие «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ) [14, с. 7].

На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - референты, методисты, заведующие архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор.

Технические исполнители - секретарь, секретарь-стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.

Основные функции канцелярии на предприятии следующие: ? прием и регистрация (учет) документов;

? распределение документов и доставка их исполнителям;

? оформление и отправка исходящих документов;

? стенографирование и печатание документов;

? контроль за сроками исполнения документов;

? формирование дел и сдача их в архив;

? организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

В Республике Беларусь обеспечение информационно-документационного обслуживания в организациях возлагается на службу ДОУ, которая осуществляет руководство, координацию, контроль и организацию работ по документационному обеспечению управления. Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о ней.

Делопроизводство можно охарактеризовать как систему работы с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительная документация (далее ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. ОРД является одной из подсистем управленческой документации. С ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Важнейшими составляющими делопроизводства являются документирование и документооборот [6, с. 72].

Документирование - процесс подготовки и создания документов с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Организация работы с документами - создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения (уничтожения или передачи на архивное хранение) или оправки [1, с. 48].

Делопроизводство является составной частью управления. Необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы: ? оперативность (быстрая и четкая работа с документами);

? современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры);

? целесообразность всех операций с документами (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью); [14, с. 9].

? умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными актами).

На предприятии должен соблюдаться единые требования по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий. делопроизводство классификационный справочник документ

1.2 Делопроизводство в ходе петровских реформ

На территории Беларуси термин «делопроизводство» появился в конце XVIII - начале XIX в. одновременно с введением русского языка в учреждениях государственного управления и внедрением российских принципов работы с документами. В белорусском языке понятию делопроизводство соответствует термин «справаводства».

Первоначально термин появляется в устной речи (приблизительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникли документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г. [14, с. 9].

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское).

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного на местах.

Приказное делопроизводство - во главе управления отдельными ведомствами и областями Московского государства стояли приказы, зависевшие от боярской думы. Приказы, заведуя отдельными статьями государственного управления и хозяйства, были устроены так, что функции отдельных приказов не были строго разграничены. Часто один и тот же разряд дел, например, суд, ведался во многих приказах; нередко один приказ заведовал каким-либо городом в одном отношении, а другие приказы ведали этот город в другом; один приказ вел какой-либо один порядок дел по всей стране, а другой приказ вел все дела в какой-либо одной местности.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность [10, с. 9].

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой реформой в сфере управления: появились министерства, - зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее, некоторые из них назывались уже не президентами, министрами. На смену коллегиальности пришло единоначалие министерства. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления. Министрами назначались императором и отчитывались только перед ним.

В 1802 г. Были созданы первые восемь министерств: военно - сухопутных сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции.

В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии. Документы могли поступать министру через канцелярию или в департаменты. Министр получал указы и повеления верховной власти, документы других министерств. Представления от подчиненных органов направлялись министрам лишь по делам особой важности или срочности. На имя министра подавались отзывы на его предписания и жалобы на действия департаментов. Министр ведал секретными делами. В департаменты поступали предписания министра. Департаменты вели переписку с другими подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, переданные из канцелярии министра. О своей работе департаменты представляли министру отчеты.

С середины XIX в. сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса. Это должно было ускорить прохождение дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на: · чрезвычайные (дела по злоупотреблениям);

· срочные;

· текущие (ведомости, донесения, переписка) [7, с. 42].

Чрезвычайные и срочные дела принимались к производству незамедлительно.

После Февральской революции 1917 года вся система министерств была сохранена. 1 марта в министерства были назначены специальные комиссары из членов Государственной думы, а на следующий день - министры Временного правительства. Было ликвидировано лишь Министерство императорского двора и уделов. Действовавшее в его составе Главное управление уделов с 16 марта 1917 г. Стало самостоятельным. Реорганизации подверглись органы политического сыска и цензуры Министерства внутренних дел. В мае 1917 г. Временным правительством было образовано четыре новых ведомства: министерства труда, почт и телеграфов, продовольствия, государственного призрения, а в августе 1917 г. - Министерство исповеданий.

Таким образом, документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

2. Классификационные справочники, разработка и применение

2.1 Номенклатура дел

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают обработку данных в информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности организации и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время разработано и действует 37 классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют систему классификации.

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на отраслевые и классификаторы организации [1].

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы: - Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях;

- Классификаторы информации об организационных структурах;

- Классификаторы информации о населении и кадрах.

Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними.

Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса: - документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства организации и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений;

- документы по функциям управления. Эти документы составляют работники планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы: - по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-фотодокументы;

- по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; [2, с. 113].

- научно-технические; отчетно-статистические.

- по содержанию простые; сложные.

Одним из главных вопросов организации работы с документами в организации является разработка номенклатуры дел.

Для того чтобы документы можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется список всех дел, используемых в делопроизводстве организации или предприятия, который называется номенклатурой дел [12, с. 341].

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный и утвержденный в установленном порядке.

Роль номенклатуры дел в делопроизводстве организации, в том числе кадровой службы, отборе документов на архивное хранение необычайно важна. Она выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. Она является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, используется как учетный документ в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура предназначена для: ? группировки исполненных документов в дела;

? систематизация и учета документов и дел;

? правильной индексации (нумерации) документов и дел;

? определения сроков их хранения.

Различают два типа номенклатуры дел - типовую и конкретную.

Типовая номенклатура дел устанавливает список наименований дел для учреждений с однотипным характером деятельности, т.е. является источником информации для создания номенклатур дел организации.

Номенклатура дел организации охватывает весь объем документов, которые возникают в ее деятельности.

Номенклатура дел в организации оформляется как отдельный документ. Ежегодно с 1 января (с 1 сентября для учебных заведений) номенклатура уточняется, вносятся изменения, утверждается руководителем предприятия. Новая или уточненная номенклатура вводится в действие приказом директора предприятия. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения. Регистрируется как внутренний документ [12, с. 342].

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Лишь с некоторых случаях может использоваться типовая номенклатура дел. Она включает полный состав документов, образующихся в деятельности организации, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению. Документация кадровой службы включается в номенклатуру дел, как правило, отдельным разделом.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения (службу документационного обеспечения управления - ДОУ): управление делами, канцелярию, общий или административно-хозяйственный отдел при участии архива организации. В небольших организациях, не имеющих отдельной службы ДОУ, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на работника, ответственного за архив (на секретаря).

В составлении номенклатура дел организации принимают участие представители всех структурных подразделений. Каждый работник структурного подразделения определяет для себя дело, c которым ему наиболее удобно работать. Начальник структурного подразделения обобщает эти сведения и представляет проект номенклатуры своего отдела в службу документационного обеспечения.

Составлению номенклатура дел предшествует организационная работа. Руководитель службы ДОУ совместно с ответственным за архив организации проводит совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На совещании, которое проводится в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в текущем году, и принимается решение о порядке составления и сроках представления в службу ДОУ номенклатур дел на будущий год структурными подразделениями организации.

Номенклатура дел должна быть составлена структурными подразделениями организации заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руководителя учреждения.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларуси, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел [12, с. 345].

Для составления номенклатуры дел используются уставы и положения об организации и ее структурных подразделениях, схема классификации служебных документов, ведомственный и типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения. Пересматриваются номенклатуры дел организации за предыдущие годы, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Положение (устав), штатные расписания, структура организации, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры и систематизацию дел. Карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов [11, с. 14].

Обычно номенклатура строится по структурному или структурно-функциональному принципу.

При структурном принципе названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений (канцелярия, отдел кадров). Этот принцип наиболее удобен при составлении номенклатуры дел.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу: ? канцелярия;

? экономический отдел;

? производственно-технологический отдел;

? отдел техники безопасности;

? финансовый отдел;

? бухгалтерия;

? отдел труда и заработной платы;

? отдел кадров;

? отдел логистики;

? токарный цех;

? сборочный цех;

? профсоюзный комитет.

Структурно-функциональный принцип не используется в том случае, когда не для всех функций, выполняемых в данной организации, созданы самостоятельные структурные подразделения.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу: ? руководство;

? планирование;

? организация производственной деятельности;

? отдел материально-технического снабжения;

? бухгалтерия;

? отдел кадров;

? профсоюзный комитет.

Структурно-функциональные принципы применяются, если в организации, применяющей такой принцип построения номенклатуры дел, отсутствует самостоятельная делопроизводственная служба. Ее функции отражены в разделе «Руководство».

В учреждениях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, возможно построение номенклатуры дел также по функциональному принципу.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу: ? руководство;

? планирование;

? организация производственной деятельности;

? материально-техническое снабжение;

? сбыт продукции;

? финансирование;

? учет и отчетность;

? кадры [12, с. 347].

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Так номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний организации в области документального обеспечения управления.

2.2 Табель форм документов

Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения [4, с. 31].

Табель форм документов предназначен для: ? оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

? классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

? унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в организации;

? унификации форм документов организации;

? упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Наряду с разработкой Табеля форм документов организации целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Применение Табеля форм документов обеспечивает: ? соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

? юридическую силу документов, подготавливаемых в организации;

? оперативность реализации управленческих функций организации;

? сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы: ? Предпроектное обследование.

? Выбор формы Табеля.

? Формирование структуры Табеля.

? Отбор форм документов для включения в Табель.

Основные задачи предпроектного обследования: ? определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности учреждения;

? формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов;

? выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля;

? определение массива документов для включения в Табель.

В ходе предпроектного обследования документации организации изучаются: ? документы, составляющие правовую базу деятельности организации: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации, включая программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации;

? организационно-правовая документация организации: устав или положение об организации, положения о подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

? распорядительная документация организации: приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации;

? комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов организации: инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации;

? документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством формы.

Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении организации по каждому функциональному виду деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в Карте документа, в которую вносятся следующие сведения: ? полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

? функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция - организация системы, задача - регл

В наш активный век огромное количество документов образуется в результате деятельности организаций. Именно классификационные справочники созданы для грамотного распределения документации.

В данной курсовой работе рассмотрены основные понятия о документе, делопроизводстве и документационном обеспечении, делопроизводство в ходе петровских реформ, а также номенклатура дел, которая является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, регистрация документов является фиксацией факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах, главное назначение регистрации - придание документу, юридической силы, подтверждение факта его появления в организации.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях, а также подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых судами.

В данной работе я кратко рассмотрела этапы разработки классификаторов. Классификаторы входят в национальную систему стандартизации и являются нормативными документами, распределяющими технико-экономическую информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и другими группировкам). Они охватывают многие области современной жизни, в том числе прогнозирование, статистический учет, банковскую деятельность, стандарты, единицы измерения и счета, валюты, страны мира и многое другое. Классификаторы используются в основных инструментах рыночной экономики: налогообложении, бухгалтерском учете, статистике, таможенном деле и других. Поэтому так велико их значение в нашей жизни.

Исходя из важного значения классификаторов для государственного регулирования экономики, при осуществлении государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти учитывает требования об обязательном применении в них классификаторов.

Значение общероссийских классификаторов документации, как средств информационного обеспечения есть в том, что они устанавливают единые требования к носителям информации, единый язык формализованного описания данных, закрепляют общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.

Классификаторы стандартизируют информационное обеспечение процессов управления хозяйством страны на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий. Это стало возможно благодаря созданию единого языка описания данных.

Существуют принципы и правила классификации, от соблюдения которых зависят систематичность, и ценность подразделения множества объектов на части. Такими частями единой системы обычно выступают классы, которые затем последовательно разделяются на группы, подгруппы, виды и разновидности.

Основные принципы классификации - это установление цели и выбор классификационных признаков. Очевидно, что число выбираемых признаков и порядок их использования определяется целью классификации.

Основная цель использования классификаторов состоит в однозначном обозначении объектов. С их помощью выполняются основные функции, связанные с обработкой информации: минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

1 Андреева, В.И. Справочник секретаря и офис-менеджера / В.И. Андреева. - Минск: Амалфея, 2006. - 155 с.

2 Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко; под ред. Н.М. Березиной. - 2-е изд. - СПБ: Питер, 2007. - 272 с.

3 Бурновская, Г.А. Делопроизводство / Г.А. Бурновская. - Минск: Высш. шк., 1981. - 144 с.

4 Гавриленко, С.Д. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко. - Минск: Амалфея, 2002. - 128 с.

5 Гавриленко, С.Д. Документирование в организации / С.Д. Гавриленко. - 2-е изд. - Минск: Амалфея, 2005. - 176 с.

6 Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М: ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

7 Клоков, И.В. Эффективное делопроизводство / И.В. Клоков. - СПБ: Питер, 2008. - 224 с.

8 Костомаров, М.Н. Унификация и стандартизация документов управления / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. - 2001. - №3 - c. 320.

9 Кошелева, Е.А. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/ Е.А. Кошелева // Секретарь-референт. - 2009, - №4. - c. 53.

10 Кудряева, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. - М:ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

11 Ларин, М.В. Проблемы совершенствования делопроизводства в современных условиях / М.В. Ларин. - М:ЮНИТ, 2007. - 26 с.

12 Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство / Л.А. Мишина. - 3-е изд. - Минск: Амалфея, 2010. - 452 с.

13 Пархимчик, Е.П. Образцы должностных инструкций с комментариями / Е.П. Пархимчик. 3-е изд. - Минск: Дикта, 2006. - 640 с.

14 Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. Пособие / Г.Д. Пешкова. - 2-е изд. - Минск: Дикта, 2010. - с. 318.

15 Полоса, Е. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел [Электронный ресурс]. - 2011-2012. - Режим доступа: http://delo-ved.ru. - Дата доступа: 17.08.2011.

Размещено на