Разработка базы данных информационно-справочной системы "Парикмахерская" - Курсовая работа

В системе хранятся сведения о мастерах, список оказываемых услуг и их стоимость, данные об оказанных услугах. Можно выделить следующие объекты данной предметной области: 1) Услуги - содержит информацию о предоставляемых в парикмахерской услугах. Сущность «мастера» с сущностью «услуги» связана типом связи «один-ко-многим».Один со стороны «мастера» и многие со стороны «график работы». Расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели Таблицы «услуги», «мастера», «оказанные услуги» ФИО мастера дата оказания стоимость запрос «сумма оказанных услуг по дням недели» Создается перекрестный запрос по таблицам «мастера», «оказанные услуги», «услуги» Формирование и вывод на печать ведомости оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и сумме оказанных услуг Запрос «расчет стоимости работ за месяц» ФИО мастера стоимость диаграмма рейтинга мастеров за месяц Отчет «диаграмма расчет стоимости за месяц» для выполнения необходимо ввести месяцВ соответствии с заданием на курсовой проект была разработана база данных ИСС «парикмахерская», которая позволяет автоматизировать обработку информации при оформлении счетов, ведении прейскурантов, изменении цен на услуги. Она обеспечивает поиск сведений о мастерах, выборку сведений для ведомости, расчет стоимости оказанных услуг за месяц, вывод необходимых документов на печать. База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач. При запуске программы открывается форма «Заставка», которая отображает назначение приложения и содержит сведения о разработчике. После ее закрытия на экране появляется главная кнопочная форма, в меню которой можно выбрать пункты для работы с формами (ввод и редактирование данных в БД), отчетами (вывод документов на печать), запросами (поиск, выборка, расчет параметров).Диаграмма потоков данных.Схема структуры БД, полученная в среде CA ERWIN 4.0INNER JOIN ((мастера INNER JOIN график ON мастера.код_мастера = график.код_мастера) INNER JOIN [оказанные услуги] ON мастера.код_мастера = [оказанные услуги].код_мастера) INNER JOIN график ON мастера.код_мастера = график.код_мастера INNER JOIN (мастера INNER JOIN [оказанные услуги] ON мастера.код_мастера = [оказанные услуги].код_мастера) ON услуги.код_услуги = [оказанные услуги].код_УСЛУГИGROUP BY мастера.ФИО,MONTHNAME(Month([дата_оказания])) FROM услуги INNER JOIN (мастера INNER JOIN [оказанные услуги] ON мастера.код_мастера = [оказанные услуги].код_мастера) ON услуги.код_услуги = [оказанные услуги].

В современных условиях практически все системы в той или иной степени связаны с функциями долговременного хранения и обработки информации.

Информация становится фактом, определяющим эффективность любой сферы деятельности. Увеличились информационные потоки, повысились требования к скорости обработки информации, значит, большинство операций не возможно осуществлять вручную. Требуется применение вычислительных машин, новых компьютерных технологий, а также сбор, обработка, поиск и хранение информации в базах данных.

Решение этих задач при помощи вычислительной техники позволяет повысить производительность труда работников, увеличить скорость обработки информации и обеспечить большую ее достоверность.

Поэтому в данном курсовом проекте будут рассматриваться вопросы проектирования и использования базы данных.

База данных - совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.

В реляционной БД все данные представлены в виде таблиц. Обычно в каждой таблице содержатся сведения об одном типе объектов предметной области. В отличие от многих других СУБД, Access включает в состав БД не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой данных (запросы, формы, отчеты и др.).

Целью курсового проектирования является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение практических навыков по созданию сопровождающей документации.

Предметной областью проекта является автоматизированное рабочее место работников парикмахерской.

В системе хранятся сведения о мастерах, список оказываемых услуг и их стоимость, данные об оказанных услугах.

Основные виды работ : оказание услуги (ввод данных об оказанной услуге);

ведение и коррекция стоимости услуг в прайс-листе (групповое изменение цен с заданным коэффициентом);

еженедельное обновление графика работы мастеров (ввод или изменение графика работы на неделю);

ежемесячная отчетность (формирование ведомости оказания услуг по установленной форме);

передача устаревших документов в архив (удаление в архив данных об оказанных услугах за прошедший месяц);

Входные данные: прейскурант услуг, личные сведения о мастерах и их график работы.

Регламентируемые запросы к БД: поиск телефона нужного мастера по его ФИО;

выборка фамилий мастеров, работающих в заданный день недели;

выборка ФИО мастеров, выполнявших заданный вид работ в заданном интервале времени;

расчет стоимости работ определенного мастера за какой-либо месяц;

расчет суммарной стоимости оказанных услуг с группировкой по виду услуг;

расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели.

Выборка всех сведений для формирования ежемесячной ведомости выполняется один раз в месяц. Сведения об оказанных услугах вводятся по окончании обслуживания каждого клиента, справочные данные обновляются раз в пол года, графики мастеров обновляются еженедельно.

Выходные данные: - прейскурант услуг;

- ведомость оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и дате;

- расписание работы мастеров;

- диаграмма.

Выходные документы представлены в Приложении Е.

Примерный объем данных в БД - 5 Мбайт.

Режим работы: БД должна работать в диалоговом режиме, иметь интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

Технические средства

Для работы с программой необходим ПК следующей конфигурации: ПК совместимый с IBM PC AT

ОЗУ не менее 8 Мб

Жесткий диск для установки файлов ОС

Видеоадаптер VGA

Монитор VGA

Клавиатура, мышь

Применяемые операционные системы и СУБД. При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows XP. Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2000. На сегодняшний день такими системами являются MS Windows 95, MS Windows 98, MS Windows Me, MS Windows NT 4.0, MS Windows 2000, MS Windows XP.

Архитектурно разрабатываемая БД должна быть персональной.

При проектировании БД должны учитываться требования к целостности данных.

Целостность БД - это правильность и непротиворечивость данных в БД в любой момент времени.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Для разработки БД «парикмахерская» была выбрана СУБД Access, которая имеет ряд возможностей по обеспечению целостности данных. Например, контроль максимального числа символов (для текстовых полей), контроль обязательности данных в поле, контроль на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”) и др. Для защиты данных СУБД Access использует такие средства, как парольная защита, установление прав доступа к объектам БД, защита на уровне полей и записей БД.

2. Разработка структуры БД

2.1 Анализ информационных потоков

При разработке информационной системы требуется описать знания об информации. Для этого на разных этапах разработки ИС применяются различные информационные модели, которые представляют собой формальные и полу формальные способы описания знаний об информации. Рассмотрим подробнее информационные модели, на примере диаграммы потоков данных и модели «сущность-связь».

Для наглядного представления информационных потоков строится диаграмма потоков данных (ДПД), которая показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. Можно увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы используют информацию от других функций. Все это помогает устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты на обработку информации, наглядно показать документооборот. Существует несколько разновидностей ДПД, которые отличаются составом компонентов и правилами их соединения. В данном случае будем использовать диаграмму, которая состоит из 4-х видов компонентов: процессов, накопителей, внешних объектов и потоков данных.

Внешний объект - это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации и не входящий в состав системы. Обычно в виде внешних объектов изображают конечных пользователей системы.

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом. Удобно представить себе, что процесс - это существующая или будущая программа, которая помогает пользователям решить ту или иную задачу обработки данных.

Накопитель данных - это некоторое место или устройство для хранения информации (файл, папка с однородными документами, база данных).

Поток данных - это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линий со стрелкой от источника к приемнику.

Параметрами каждого блока на ДПД являются номер, имя, поле физической реализации и описание. Нумерация блоков производится в соответствии с их иерархией.

Для ИС «парикмахерская» составляется несколько иерархически связанных диаграмм: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Самый верхний уровень имеет номер 0 и называется контекстным, так как он наглядно показывает информационные связи системы с внешним миром (контекстом). На этом уровне внешние объекты связаны входными и выходными потоками данных с главным процессом.

Затем главный процесс разбивается на несколько дочерних процессов, связанных потоками данных. Это разбиение соответствует второму уровню ДПД и изображается в виде отдельного чертежа. Детализация процессов ведется до тех пор, пока процессы не станут простейшими: с процессом должно быть связано не более трех входящих и выходящих потоков данных.

ДПД представлена в Приложении А.

2.2 Описание структуры БД

СУБД Access предназначена для разработки диалоговых офисных информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Access входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

Access поддерживает выполнение основных функций СУБД: определение данных (описание типов, структуры таблиц и их взаимосвязей); обработку данных (ввод, вывод, отбор, сортировка, вычисление, группировка, изменение и удаление); управление данными при коллективной работе с БД, позволяет разрабатывать довольно сложные программы. Если база данных расположена на файл-сервере локальной сети, то к ней возможен одновременный доступ нескольких пользователей.

СУБД Access отличается простотой использования, также в отличие от многих других СУБД, Access включает в состав БД не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой данных. Объектом в Access считается все, что может иметь имя. Основным типом объектов в БД является таблица, остальные типы объектов - это различные способы представления информации из таблиц (формы, отчеты, динамические наборы) или действия над таблицами (запросы, макросы, модули). Все объекты БД хранятся в одном файле с расширением *.mdb. В один момент времени допускается работа только с одной БД.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле. MS Access представляет максимальную свободу в задании типа данных: текстовые, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Важно правильно определить тип поля до того, как начнется ввод данных, так как данные могут быть искажены или утеряны при изменении их типа. Можно задать также параметры хранения (длина строки, точность представления) чисел и даты (времени) и представления этих данных при выводе на экран или на печать. Для уверенности, что в БД хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

В Microsoft Access существует ряд способов контроля данных в текущем поле: -контроль максимального числа символов выполняется для текстовых полей;

-контроль обязательности данных в поле (для любых полей, кроме типа “счетчик”);

-контроль на соответствие маске, в пустые позиции которой можно ввести только определенные символы;

-контроль на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”);

-контроль на соответствие логическому выражению.

На основе анализа структуры данных строится модель типа «сущность-связь» (ER-модель). ER - модель представлена в Приложении Б.

Можно выделить следующие объекты данной предметной области: 1) Услуги - содержит информацию о предоставляемых в парикмахерской услугах. Объект содержит следующие атрибуты: Код услуги, наименование услуги, описание услуги, стоимость услуги.

2) Мастера - предназначен для хранения информации о мастерах парикмахерской. Объект включает в себя следующие атрибуты: Код мастера, фамилия, имя , отчество мастера, телефон мастера, адрес мастера.

3) График - содержит информацию о графике работы мастеров. Объект содержит атрибуты: Код графика, Код мастера, день недели, время.

4) Оказанные услуги -содержит информацию об оказанных ранее услугах. Объект содержит следующие атрибуты: Код оказания, код мастера, код услуги, дата оказания.

Покажем, как связаны экземпляры сущностей между собой.

Сущность «мастера» с сущностью «услуги» связана типом связи «один-ко-многим».Один со стороны «мастера» и многие со стороны «график работы». Так же сущность «мастера» связана с сущностью «оказание услуги» связью «один-ко-многим». Так как мастер может быть один, а оказанных услуг много.

Сущность «услуги» связана с сущностью «оказанные услуги» связью «один ко многим». Один со стороны «услуги» и многие со стороны «оказанные услуги».

Схема БД в Access представлена в Приложении В.

В таблице 2.1 описаны таблицы базы данных.

Таблица 2.1 Описание таблиц БД

Объект Таблица БД Свойство объекта (атрибут, поле БД) Тип и длина поля Другие ограничения

График работы График работы Код графика счетчик уникальный

Код мастера числовой Внешний ключ

День недели Текстовый до 20 Обязательное

Время Текстовый до 10 обязательное мастера мастера Код мастера счетчик уникальный

ФИО мастера Текстовый до 30 обязательное

Дом. телефон Текстовый до 6 # # \ - # # \ - # #

Адреса мастеров Текстовый до 50 обязательное услуги услуги Код услуги Счетчик уникальный

Наименование Текстовый до 20 уникальный

Описание услуги Текстовый до 100 Обязательное

Стоимость услуги числовой обязательное

Оказанные услуги Оказанные услуги Код оказания Счетчик уникальный

Код мастера Числовой Внешний ключ

Код услуги Числовой Внешний ключ

Дата оказания Дата/время Обязательное

В соответствие с разработанной моделью был произведен ввод данных в БД; результаты заполнения таблиц (текстовый пример) представлены в Приложении Г.

3. Разработка приложения БД

3.1 Описание информационных задач

В данном курсовом проекте решаются следующие информационные задачи: оказание услуги (ввод данных об оказанной услуге);

ведение и коррекция стоимости услуг в прайс-листе (групповое изменение цен с заданным коэффициентом);

еженедельное обновление графика работы мастеров (ввод или изменение графика работы на неделю);

ежемесячная отчетность (формирование ведомости оказания услуг по установленной форме);

передача устаревших документов в архив (удаление в архив данных об оказанных услугах за прошедший месяц);

поиск телефона нужного мастера по его ФИО;

выборка фамилий мастеров, работающих в заданный день недели;

выборка ФИО мастеров, выполнявших заданный вид работ в заданном интервале времени;

расчет стоимости работ определенного мастера за какой-либо месяц;

диаграмма: расчет суммарной стоимости оказанных услуг с группировкой по виду услуг;

расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели (перекрестный).

Сведения о выполняемых информационных задачах приводятся в таблице 1.

Таблица 1. Описание информационных задач

Название задачи Входные данные Выходные данные Программная реализация Примечание

Ввод и редактирование информации Код оказания Код мастера Код услуги Дата оказания Код оказания Код мастера Код услуги Дата оказания Форма «оказанные услуги»

Код мастера ФИО мастера Дом. телефон Адрес мастера Код мастера ФИО мастера Дом. телефон Адрес мастера Форма «мастера» код графика Код мастера День недели время код графика Код мастера День недели время Форма «график работы»

Код услуги наименование описание стоимость Код услуги наименование описание стоимость Форма «услуги»

Выборка ФИО мастеров, выполняющих заданный вид работ в заданном интервале времени Наименование услуги ФИО мастера Наименоваие время запрос «время» для выполнения запроса необходимо ввести наименование услуги

Выборка фамилий мастеров, работающих в заданный день недели День недели День недеги ФИО мастера запрос «день неделиа» для выполнения запроса необходимо ввести день недели

Поиск телефона нужного мастера по его ФИО ФИО ФИО мастера Дом. телефон запрос «поиск телефона» для выполнения запроса необходимо ввести ФИО

Расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели Таблицы «услуги», «мастера», «оказанные услуги» ФИО мастера дата оказания стоимость запрос «сумма оказанных услуг по дням недели» Создается перекрестный запрос по таблицам «мастера», «оказанные услуги», «услуги»

Расчет суммарной стоимости работы мастера Х за месяц У. Таблицы «услуги», «мастера», «оказанные услуги» ФИО мастера Суммарная стоимость работы запрос «расчет» Создание запроса с группировкой по стоимости услуги SUM.

Расчет суммарной стоимости оказанных услуг с группировкой по виду услуг Таблицы «услуги», «оказанные услуги» Наименование услуги Стоимость услуги Запрос «запрос группировка услуг» Группировка наименования услуги по стоимости услуги SUM формирование и вывод на печать прейскуранта услуг Таблица «услуги» наименование описание стоимость Отчет «услуги»

Формирование и вывод на печать ведомости оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и сумме оказанных услуг Запрос «расчет стоимости работ за месяц» ФИО мастера стоимость диаграмма рейтинга мастеров за месяц Отчет «диаграмма расчет стоимости за месяц» для выполнения необходимо ввести месяц

Расписание работы мастеров код графика Код мастера День недели время ФИО мастера , день недели, время. Отчет «график работы»

Ведомость оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг Запрос «ведомость» Наименование услуг, ФИО мастера, дата оказания Отчет «ведомость» для выполнения необходимо ввести месяц

3.2 Описание программы

Для выполнения задания на курсовой проект была разработана программа parikmaherskaya.mdb

3.2.1 Функциональное назначение

Технические средства

Для запуска программы необходимы следующие характеристики компьютера: Минимальные требования: 1. Процессор Pentium 1200 Hz и выше;

2. Оперативная память 20 Mb и выше;

3. Объем жесткого диска 300 Mb и выше;

4. Операционная система Windows 98 и выше;

Прикладная программа Microsoft Access 2000 и выше;

стандартный принтер.

Рекомендуемые требования: 1. Процессор Celeron 600 Hz и выше;

2. Оперативная память 132 Mb и выше;

3. Объем жесткого диска 10 Гб и выше;

Операционная система Windows 98 и выше;

Прикладная программа Microsoft Access 2000 и выше;

стандартный принтер.

Разрабатываемая в курсовом проекте база данных предназначена для автоматизации деятельности работников парикмахерской. Программа выполняет следующие функции: вывод окна-заставки с информацией о программе и авторе при запуске программы ;

управление программой с помощью меню главной кнопочной формы;

ввод, форматирование и удаление данных из БД;

выполнение запросов различных видов (выборка необходимых данных, поиск определенной записи, вычисление определенных параметров);

формирование выходных документов (ведомость, прейскурант);

3.2.2 Описание логики

Структура разработанной программы включает следующие компоненты: 1. заставка, которая отображает назначение приложения, а также сведения об авторе;

2. главная кнопочная форма, которая появляется сразу после закрытия формы «Заставка». На ней расположены следующие кнопки: Ввод данных;

Поиск и редактирование данных;

Отчеты;

Справка;

Перейти к базе данных;

Выйти из MS Access.

Выбрав необходимую кнопку, пользователь переходит к следующей форме, которая содержит определенный набор кнопок, отвечающий за конкретную группу функций этой формы. В этих формах выполняются ввод данных, поиск и вывод.

Логика работы программы изображается на схеме работы системы.(Приложение Д)

Описание компонентов.

Формы - это средство представления информации для просмотра, изменения или печати данных в виде, удобном для восприятия пользователями. Использование форм существенно облегчает ввод и контроль данных. Кроме того, формы являются основной частью интерфейса прикладной программы, вокруг форм и строится весь алгоритм работы приложения, так как конечный пользователь не видит ничего, кроме набора форм. События, возникающие при работе с формами, определяют логику работы приложения.

В настоящей работе разработаны следующие формы: 1. Форма «услуги» - это простая форма, которая используется для ввода услуг парикмахерской. Источником данных для формы является таблица «услуги».

2. Форма «мастера» - это простая форма, которая используется для ввода данных о работниках парикмахерской. Источником данных для формы служит таблица «мастера».

3. Форма «график» - это простая форма, которая используется для ввода и вывода данных графике работы персонала парикмахерской. Источник данных - таблица «график работы».

4. Форма «оказанные услуги» - это простая форма, которая используется для вывода информации об услугах оказанных мастерами. Источник данных - таблица «оказанные услуги».

Виды экранных форм представлены в Приложении Д.

К простейшим задачам обработки можно отнести: - поиск записи по условию (можно использовать функцию меню «Правка»/ «Найти»);

- сортировка записей в требуемом порядке (используется функция меню «Записи»/ «Сортировка»);

- получение выборки записей таблицы, удовлетворяющей заданному условию, то есть задание фильтра для таблицы (можно использовать функцию меню «Записи»/ «Фильтр»).

Данный интерфейс удобен при практической работе с таблицами Access. Однако этих возможностей недостаточно для задач обработки данных, которые могут возникнуть в реальных экономических приложениях. Для их решения в СУБД Access служат запросы к базе данных.

Для создания запросов были использованы языки запросов QBE (Query by Example - запрос по образцу) и SQL (Structured Query Language).

В БД ИСС «парикмахерская» реализованы следующие запросы: 1. «время» - запрос на выборку - запрос, который выводит данные о работе мастеров в заданный промежуток времени. Источник данных - таблица «график» , «мастера» , «оказанные услуги» , «услуги». Выходные данные - ФИО мастера, Наименование услуги, Время работы,. Для выполнения необходимо ввести Наименование услуги.

2. «день недели» - запрос на выборку - запрос, который выводит фамилии мастеров, работающих в заданный день недели. Источник данных - таблица «график», «мастера». Выходные данные - День недели, ФИО мастера. Для выполнения необходимо ввести День недели.

3. «поиск телефона» - запрос на выборку - запрос, который выводит номер телефона нужного мастера по его ФИО. Источник данных - таблица «мастера». Выходные данные - ФИО мастера, Домашний телефон мастера. Для выполнения необходимо ввести ФИО мастера.

4. «расчет стоимости работ за месяц» - запрос на выборку - выдает информацию о расчете суммарной стоимости работы мастера Х за месяц У. Источник данных - таблицы: «услуги», «мастера», «оказанные услуги». Выходные данные - ФИО мастера, SUM-стоимость работ.

5. «группировка услуг» - запрос на выборку - выдает информацию суммарной стоимости оказанных услуг с группировкой по виду услуг. Источник данных - таблицы: «услуги», «оказанные услуги». Выходные данные - Наименование услуги, SUM-стоимость работ.

6. « архив старый мастер» - запрос на создание таблицы -создает таблицу для хранения данных о старых мастерах. Источник данных - таблица «мастера». Выходные данные - все поля таблицы «мастера».

7. «добавление в архив» - запрос на добавление - запрос, который копирует данные в таблицу «мастера». Источник данных - таблица «старый мастер». Выходные данные - все поля таблицы «мастера».

7. «удаление мастера» - запрос на удаление - запрос, который удаляет из таблицы «мастера» определенного мастера. Для выполнения необходимо ввести ФИО мастера ( которого необходимо удалить из списка «мастера»)

8. «обновление графика работы мастеров» - запрос на обновление - запрос, который обновляет данные графика работы мастеров. Источник данных - таблица «график», «мастера». Выходные данные - все поля таблицы «график работы». Для выполнения необходимо ввести Время работы мастера, День недель, ФИО мастера, Код мастера, Код графика.

9. «сумма оказанных услуг по дням недели» - перекрестный запрос - расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели. Источник данных - таблицы: «мастера», «оказанные услуги», «услуги». Выходные данные - ФИО мастера, оказанные услуги.

Тексты запросов на языке SQL приведены в приложении Е.

Отчет - эффективный способ представления данных в виде печатного документа, который по сравнению с формами предоставляет пользователю больше возможностей в изображении и группировании данных, подсчете итоговых значений.

1.отчет «прейскурант услуг» выводит информацию об услугах парикмахерской, их описание и стоимость. Источник данных - таблица «услуги».

2. отчет «ведомость» выводит информацию оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и дате. Источник данных- запрос «ведомость». Для выполнения необходимо ввести Месяц

3. отчет «график работы» выводит информацию графика работы мастеров. Источник данных- таблица «оказанные услуги».

4. отчет «диаграмма расчет стоимости за месяц» выводит на экран диаграмму стоимости работ какого-либо мастера за месяц. Для выполнения необходимо ввести Месяц

Виды отчетов представлены в Приложении Д.

Макрос - набор из одной или более стандартных макрокоманд (группы макрокоманд), выполняющих определенные операции над объектами. С помощью макроса решаются те задачи, которые приходится выполнять постоянно или несколько раз подряд.

Макрос «ПЕЧАТЬОТЧЕТОВ», разработанный в программе parikmaherskaya.mdb, предназначен для автоматизации просмотра и печати отчетов.

Макрос «отмена», предназначен для отмены действия. Макрос «справка» дает информацию о разработчике .

4. Руководство пользователя

4.1 Назначение и условия применения

База данных предназначена для информационно-справочной системы «парикмахерская»: 1) сведения о услугах, выполняемых мастерами, их стоимости; информация о мастерах и их графике работы ;

2)вывод в удобной форме данных по следующим запросам пользователя: хранение данных о предлагаемых услугах (название, стоимость, описание услуги), об оказанных услугах (кто оказал, что сделано, когда), список мастеров и график их работы; поиск телефона нужного мастера по его ФИО;

выборка фамилий мастеров, работающих в заданный день недели;

выборка ФИО мастеров, выполнявших заданный вид работ в заданном интервале времени;

расчет стоимости работ мастера Х за месяц У;

расчет суммарной стоимости оказанных услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели ( перекрестный )

3)автоматизация обработки информации при следующих бизнес-операциях: оказание услуги (ввод данных об оказанной услуге);

планирование работы мастеров ( ввод или изменение графика работы на неделю), коррекция стоимости услуг в прайс-листе (групповое изменение цен с заданным коэффициентом);

передача устаревших документов в архив.

4)вывод следующих данных на печать: прейскурант услуг;

ведомость оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и дате;

расписание работы мастеров, диаграмма.

Для успешной работы системы программы необходимы следующие условия: операционная система Windows 98 и выше;

СУБД Microsoft Access 98 и выше;

оперативная память 32 Мб и более;

принтер формата А4 или А3.

4.2 Описание операций

После того как произошла загрузка БД, в главной кнопочной форме необходимо выбрать нужный режим работы, выбирая соответствующий пункт меню: Ввод данных;

Поиск и редактирование данных;

Отчеты;

Справка;

Перейти к базе данных;

Выйти из MS ACCESS.

Для выбора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей кнопке

Рисунок 4.1 Форма «Главная кнопочная форма»

При выборе пункта меню «Ввод данных» открывается составная форма «Ввод данных» (Рисунок 4.2).

Рисунок 4.2 Форма «Ввод данных»

При нажатии кнопки «график» открывается форма «график», которая обеспечивает ввод данных о графике работы мастеров.

При нажатии кнопки «мастера» открывается форма «мастера», которая обеспечивает ввод данных о мастерах парикмахерской.

При нажатии кнопки «оказанные услуги» открывается форма «оказанные услуги», которая обеспечивает ввод данных о услугах, уже оказанных парикмахерской.

При нажатии кнопки «услуги» открывается форма «услуги», которая обеспечивает ввод и редактирование данных услугах, выполняемых в парикмахерской.

Кнопка «Отмена» предназначена для закрытия формы «Ввод данных» и возврата в главную кнопочную форму.

При нажатии кнопки «Поиск и редактирование данных» на главной кнопочной форме, открывается составная форма «Поиск и редактирование данных» (Рисунок 4.3).

Рисунок 4.3 Форма «Поиск и редактирование данных»

При нажатии кнопки «работа мастера за определенное время» выводится диалоговое окно для ввода наименования услуги (Рисунок 4.4).

Рисунок 4.4 Диалоговое окно для ввода наименования услуги.

Для выполнения запроса необходимо ввести наименование услуги, о которой нужно получить сведения, и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о работе мастера.

При нажатии кнопки «работа мастера в заданный день недели» выводится диалоговое окно для ввода дня недели. (Рисунок 4.5)

Рисунок 4.5 Диалоговое окно для ввода дня недели.

Для выполнения запроса необходимо ввести день недели, о котором нужно получить сведения, и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о работе мастера.

При нажатии кнопки «телефон мастера» выводится диалоговое окно для ввода ФИО мастера. (Рисунок 4.6)

Рисунок 4.6 Диалоговое окно для ввода ФИО мастера.

Для выполнения запроса необходимо ввести ФИО мастера и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о телефоне определенного мастера.

При нажатии кнопки «расчет стоимости услуг» выводится расчет суммарной стоимости оказанных услуг, оказанных мастерами, по дням недели(Рисунок 4.7).

Рисунок 4.7 расчет стоимости услуг.

При нажатии кнопки «выручка мастером за месяц» выводится диалоговое окно для ввода месяца(Рисунок 4.8).

Рисунок 4.8 Диалоговое окно для ввода месяца.

Для выполнения запроса необходимо ввести месяц и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о выручке за месяц.

При нажатии кнопки «суммарная стоимость услуг» выводится диалоговое окно суммарной стоимости услуг за месяц(Рисунок 4.9).

Рисунок 4.9 Диалоговое окно стоимости услуг.

Нажатие на кнопку «Отчеты» на главной форме приведет к открытию формы «Отчеты» (Рисунок 4.10).

Рисунок 4.10 Форма «Отчеты»

В группе переключателей «Выбор отчета» необходимо щелчком левой кнопки мыши выбрать нужный отчет.

При нажатии кнопки «Просмотр» выбранный отчет открывается в режиме просмотра (см. Приложение Д).

При нажатии кнопки «Печать» выбранный отчет выводится на печать.

Кнопка «Отмена» предназначена для закрытия формы «Отчеты» и возврата в главную кнопочную форму.

При нажатии кнопки «Справка» открывается сообщение об авторе программы(Рисунок 4.11).

При нажатии кнопки «Перейти к базе» осуществляется переход непосредственно к базе данных.

Кнопка «Выйти из MS ACCESS» предназначена для закрытия программы MS ACCESS.

При работе с формами нужно придерживаться следующих правил: 1. Для просмотра информации пользователь может использовать кнопки перехода по записям с типовыми рисунками на них.( Рисунок 4.12)

Рисунок 4.12Кнопки перехода.

2. Для ввода информации необходимо нажать на кнопку перехода к последней записи и затем на кнопку перехода к следующей записи . Сразу перейти к новой записи можно также с помощью кнопки . После выполнения указанных действий можно приступать к заполнению полей форм. Для этого необходимо установить курсор на поле, в которое предполагается осуществлять ввод и щелкнуть 1 раз левой кнопкой мыши.

При правильном выполнении действий соответствующее поле формы активизируется, т.е. в нем появляется мигающая вертикальная черта, приглашающая пользователя к вводу данных. Далее пользователь может вносить необходимую информацию в соответствующее поле.

4.4 Аварийные ситуации

При возникновении каких-либо аварийных ситуаций на экран выводятся различного рода сообщения для пользователя. Основные сообщения представлены в таблице.

Таблица 4.1 Обработка аварийных ситуаций.

Текст сообщений Причина Действия пользователя

Недопустимое значение Null Не введены данные в обязательные поля Щелкнуть «ОК» и ввести данные в поле

Введенное значение не соответствует маске ввода Введено значение не соответствующее маске ввода Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с маской ввода

Введенное значение не соответствует заданному типу данных Введено значение не соответствующее заданному типу данных Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с заданным типом данных

Введенное значение превышает допустимое число символов Введено значение, которое превышает допустимое число символов Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с допустимым числом символов

Чтобы предотвратить повреждение данных БД необходимо придерживаться следующих правил: 1.Регулярно создавать резервные копии файлов Access.

2.Не выходить из Access нештатным образом. Например, не выключать компьютер до закрытия Access.

В соответствии с заданием на курсовой проект была разработана база данных ИСС «парикмахерская», которая позволяет автоматизировать обработку информации при оформлении счетов, ведении прейскурантов, изменении цен на услуги. Она обеспечивает поиск сведений о мастерах, выборку сведений для ведомости, расчет стоимости оказанных услуг за месяц, вывод необходимых документов на печать.

База данных работает в диалоговом режиме, который предоставляет пользователю возможность взаимодействовать с хранящейся в системе информацией в режиме реального времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач.

Разработанная программа имеет удобный пользовательский интерфейс. При запуске программы открывается форма «Заставка», которая отображает назначение приложения и содержит сведения о разработчике. После ее закрытия на экране появляется главная кнопочная форма, в меню которой можно выбрать пункты для работы с формами (ввод и редактирование данных в БД), отчетами (вывод документов на печать), запросами (поиск, выборка, расчет параметров).

Перечень использованной литературы

ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила оформления.

ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программ и программных документов.

ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы.

ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению.

ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.

ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.

Шигина Н.А. Разработка БД в среде ACCESS/ Метод.разработка. - Пенза: изд. ПТИ, 2001.

Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПБ.: Питер, 2001 - 304с.

Базы данных: Учебник для вузов / Под ред. Проф. А.Д.Хомоненко. Изд. 2-е. - МПБ.: КОРОНА принт, 2002. - 672с.

Дж.Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. - С.-Птб. : Питер, 2000. - 1040с. ACCESS 7.0 для Windows 95. - Киев: BHV, 1996. - 480с.

Джонс Дж. ACCESS 97. Книга ответов. - С.ПТБ: изд. ПИТЕР, 1998.

Кэмпбелл М. ACCESS. Ответы. - М.: БИНОМ, 1996.