Разработка автоматизированной системы для обеспечения оптимальной скорости и простоты процесса передачи информации в товарищество собственников жилья "Революции 8" - Дипломная работа
Проектирование информационной системы, обеспечивающей оптимальное функционирование информационных потоков в товариществе собственников жилья "Революции 8", построенной на основе модели основного бизнес-процесса TO-BE. Экономическая эффективность проекта.
При низкой оригинальности работы "Разработка автоматизированной системы для обеспечения оптимальной скорости и простоты процесса передачи информации в товарищество собственников жилья "Революции 8"", Вы можете повысить уникальность этой работы до 80-100%
Существующие механизмы передачи информации в ТСЖ «Революции 8» являются типовыми (Общее собрание собственников 1-2 раза в год, вывешивание объявлений в подъездах) являются надежными, но неплоноценными, имеют ряд недостатков. В своей работе главный бухгалтер руководствуется законодательством РФ, подзаконными актами по организации финансового и бухгалтерского учета для товариществ собственников жилья, уставом товарищества, решениями общих собраний, постановлениями правления, приказами председателя правления, если они не противоречат законодательству. Было принято решение проанализировать основные элементы работы Председателя ТСЖ «Революции 8» по организации взаимодействия управляющего состава дома и собственников, основные этапы и работы Главного Бухгалтера ТСЖ «Революции 8» по рассчету и начислению квартплаты и предложить определенные пути модернизации существующей схемы работ. Жильцы дома, являющиеся собственниками, принимают непосредственное участие в организации процесса содержания и управления домом путем взаимодействия с выборным составом управления товарищества собственников жилья. На данный момент в ТСЖ «Революции 8» существует 3 механизма передачи информации от собственников до управляющего состава и от управляющего состава до собственников: · Связь по телефону.Под угрозой безопасности вычислительной системы понимаются воздействия на систему, которые прямо или косвенно могут нанести ущерб ее безопасности. Следовательно, безопасная или защищенная система - это система, обладающая средствами защиты, которые успешно и эффективно противостоят угрозам безопасности. Проблемы информационной безопасности решаются, как правило, посредством создания специализированных систем защиты информации, которые должны обеспечивать безопасность информационной системы от несанкционированного доступа к информации и ресурсам, несанкционированных и непреднамеренных вредоносных воздействий. К основным угрозам безопасности информации и нормального функционирования ИС относятся: - утечка конфиденциальной информации - данных собственников жилья из базы 1С:Предприятие 8.2, используемой бухгалтером для расчета квартплаты; данных по должникам, хранящихся на закрытом разделе сайта ТСЖ «Революции 8»; Алгоритм получения доступа к сайту нового пользователя: · Лицо, желающее получить доступ к информации на сайте ТСЖ, отправляет запрос через специальную форму на сайте.В ходе выполнения проекта были собраны сведения о деятельности учреждения, изучены действующие в ТСЖ информационные системы, произведен анализ информационной безопасности учреждения. В процессе создания дипломного проекта решены поставленные задачи: 1) проанализирован действующий в учреждении порядок информационного обеспечения и разработана функционально-структурная модель AS-IS - «Как есть» для данного процесса; 3) с учетом рекомендаций разработан проект системы информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8», т.е. функционально-структурная модель TO-BE - «Как будет». 4) проект реализован в системе 1С:Предприятие 8.2 и CMS Wordpress, т.е. автоматизированы те функции бухгалтера, которые выполнялись вручную, расчет квартплаты, формирование квитанций квартплаты, формирование отчетов по должникам и финансовом состоянии ТСЖ на определенный период, информационное обеспечение жильцов ТСЖ «Революции 8». После разработки прикладного решения был проведен сравнительный анализ моделей AS-IS и TO-BE, который показал, что при расчете квартплаты и формировании отчетов и квитанций квартплыт в автоматизированной системе временные затраты секретаря на создание документов сократятся на 1060 минут, т.е. почти в 18 раза, что в свою очередь приведет к росту производительности труда за счет увеличения произведенных операций в единицу времени и соответственно к снижению трудовых затрат секретаря.
Введение
Товариществом собственников жилья (далее - ТСЖ), согласно ст. 135 Жилищного кодекса (ЖК), признается некоммерческая организация, объединяющая собственников помещений в многоквартирном доме для совместного управления комплексом недвижимого имущества, обеспечения эксплуатации этого комплекса, владения, пользования и в установленных законодательством пределах распоряжения общим имуществом.
ТСЖ учреждается на общем собрании собственников жилья данного многоквартирного дома. При этом необходимо, чтобы за создание ТСЖ проголосовало большинство голосов от общего числа голосов собственников помещений в многоквартирном доме. Голосование на собрании осуществляется по пропорциональному принципу: чем больше площадь квартиры, тем больше голосов у данного собственника.
Документооборот в ТСЖ является одним из важнейших и действенных видов планирования работы, основным организационным документом, определяющим работу управляющего состава, бухгалтерии и всего ТСЖ в целом. Существует проблема низкого уровня связи между управляющим составом ТСЖ и жильцами дома, что выражается в замедленной реакции на проблемы, особо остро интересующие жильцов. Это в свою очередь, влечет за собой недовольство населения дома работой управляющего состава.
На данный момент автоматизация работы бухгалтерии и управляющего состава ТСЖ «Революции 8» минимальна. Отсутствие специализированных систем влечет за собой значительные временные задержки при получении управляющим составом и бухгалтерией необходимых данных для обеспечения их эффективной работы. Вследствие этого замедляются действия по обеспечению жильцов необходимой информацией. Эта проблема стоит особенно остро для ТСЖ в наши дни. Организация обратной связи между жильцами и управляющим составом полностью отсутствует, вся связь сводится к единичным телефонным звонкам председателю правления или бухгалтеру с целью выяснения необходимой информации или вывешивания скудных по содержанию объявлений на доске объявлений, установленной в каждом подъезде.
Существующие механизмы передачи информации в ТСЖ «Революции 8» являются типовыми (Общее собрание собственников 1-2 раза в год, вывешивание объявлений в подъездах) являются надежными, но неплоноценными, имеют ряд недостатков. Актуальность данного дипломного проекта заключается в модернизации существующих механизмов передачи информации. Целью дипломного проекта является разработка автоматизированной системы, которая обеспечит оптимальную скорость и простоту процесса передачи информации в ТСЖ «Революции 8» и, как следствие, улучшение морального климата в доме.
Для достижения поставленной цели в дипломной работе будут решены следующие задачи: 1. обследование и анализ деятельности объекта автоматизации;
2. обзор информационных систем и технологий, используемых на предприятии в целом;
3. обзор политики информационной безопасности;
4. описание модели бизнес-процесса ТСЖ (AS-IS, «КАК ЕСТЬ»), и выявление ее недостатков;
5. оптимизация модели бизнес-процесса ТСЖ (TO-BE, «КАК БУДЕТ»);
6. разработка технического задания на автоматизированную систему для ТСЖ «Революции 8», построенной на основе модели основного бизнес-процесса TO-BE;
7. создание и проектирование ИС, обеспечивающей оптимальное функционирование информационных потоков в ТСЖ.
Для комплексного анализа предметной области, сбора информации и дальнейшего проектирования модели AS-IS необходимые данные были собраны путем интервьюирования Председателя ТСЖ и Главного Бухгалтерса ТСЖ, анализа существующих информационных технологий, применяемых на производстве, нормативных документов, таких как Устав ТСЖ и т.п. Проведен анализ смет расходов и отчетов по сметам на общих собраниях жильцов.
1 Анализ финансово-хозяйственной деятельности
1.1 Общие сведения о деятельности предприятия автоматизированная система информационный товарищество собственник
Некоммерческая организация Товарищество собственников жилья «Рефолюции 8» зарегистрировано в администрации Сердловского района города Перми 04.05.2001.
ТСЖ является некоммерческой организацией, осуществляет свою деятельность на основании Устава, принятого общим собранием.
Органами управления ТСЖ являются общее собрание товарищества, правление товарищества.
ТСЖ «Революции 8» является юридическим лицом, имеет печать со своим наименованием, расчетный счет в банке и другие реквизиты.
Официальное наименование : · полное - некоммерческая организация товарищества собственников жилья Революции 8
· краткое - ТСЖ «Революции 8»
Местонахождение - 614007, г. Пермь, ул. Революции, д. 8
Основной вид экономической деятельности - управление эксплуатацией жилого фонда.
Товарищество собственников жилья создано для управления и обеспечения эксплуатации общего имущества. Высший орган управления - общее собрание, исполнительный орган - правление во главе с председателем, контрольный орган - ревизионная комиссия (ревизор).
Основным источником финансирования установной деятельности служат целевые поступления собственников.
1.2 Организационная структура предприятия
В состав ТСЖ входят председатель правления ТСЖ, члены правления ТСЖ, главный бухгалтер и обслуживающий персонал.
Председатель правления является выборным лицом, наделенным управленческими полномочиями. Председатель избирается на первом заседании правления товарищества, из числа членов правления, путем простого голосования на срок, установленный Уставом товарищества. В своей повседневной деятельности Он руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом товарищества, Положением по организации технической эксплуатации жилищного фонда в товариществе собственников жилья, своими должностными инструкциями, решениями общего собрания и правления. В обязанности Председателя может входить бухгалтерский учет (это регламентируется Уставом ТСЖ). Председатель правления должен знать должностные инструкции всех работников товарищества, контролировать их деятельность и требовать исполнения ими своих должностных обязанностей.
Органами управления товарищества собственников жилья (ТСЖ) являются общее собрание членов товарищества и правление товарищества.
Общее собрание членов является высшим органом управления, правление подотчетно общему собранию и выбирается из его членов. Из состава правления ТСЖ избирается председатель правления, являющийся высшим должностным лицом товарищества. Кроме того, для осуществления ревизии финансовой деятельности товарищества избирается ревизор (или ревизионная комиссия).
Правление - исполнительный орган ТСЖ. В уставе ТСЖ должна быть четко определена компетенция правления и ее отличие от компетенции общего собрания. Согласно п. 1 статьи 147 Жилищного кодекса (ЖК) правление ТСЖ вправе принимать решения по всем вопросам деятельности товарищества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме и компетенции общего собрания членов ТСЖ.
Правление избирается из числа членов товарищества общим собранием членов товарищества на срок, установленный уставом товарищества, но не более чем на 2 года. Таким образом, через каждые два года необходимо осуществлять перевыборы правления ТСЖ. Однако ЖК ничего не говорит о том, что запрещено становится членом правления лицам, уже избиравшихся в него ранее. Правление возглавляется председателем правления ТСЖ. Устав ТСЖ должен четко определять сроки и периодичность созыва заседаний правления. Наиболее целесообразным, по нашему мнению, будет проведение заседаний раз в месяц. В ходе заседания ведутся протоколы, которые должны храниться в архиве ТСЖ отдельно от протоколов общих собраний. Кворум, установленный для заседаний правления, имеется при наличии большинства его членов.
Главный бухгалтер ТСЖ относится к административно-управленческому аппарату. В своей работе главный бухгалтер руководствуется законодательством РФ, подзаконными актами по организации финансового и бухгалтерского учета для товариществ собственников жилья, уставом товарищества, решениями общих собраний, постановлениями правления, приказами председателя правления, если они не противоречат законодательству.
В обязанности обслуживающего персонала входит поддержание чистоты на территории ТСЖ, поддержание работоспособности все линий электропередачи, водопровода, газопровода и т.п.
Организационная структура ТСЖ «Революции 8» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1. Линейная организационная структура ТСЖ «Революции 8»
Кроме того, по необходимости выбираются члены ревизионной комиссии. Избрание происходит на общем собрании членов ТСЖ. Если количество членов ТСЖ достаточно большое, уместно избирать ревизионную комиссию, если же оно не превышает 30-50 человек - достаточно одного лица. Ревизионная комиссия возглавляется председателем, который избирается на ее заседании из числа членов комиссии, и он в дальнейшем организует ее работу.
Статья 150 ЖК четко разделила функции правления ТСЖ и ревизионной комиссии, запретив избрание в эти органы управления одних и тех же лиц.
Ревизионная комиссия (ревизор) наделена следующими полномочиями: 1) проводит не реже чем один раз в год проверку финансовой деятельности ТСЖ;
2) представляет общему собранию заключение о смете доходов и расходов и отчет о финансовой деятельности и размерах обязательных платежей и взносов;
3) отчитывается перед общим собранием о своей деятельности.
Таким образом, основными объектами исследования были деятельность Главного Бухгалтера и Председателя ТСЖ. Было принято решение проанализировать основные элементы работы Председателя ТСЖ «Революции 8» по организации взаимодействия управляющего состава дома и собственников, основные этапы и работы Главного Бухгалтера ТСЖ «Революции 8» по рассчету и начислению квартплаты и предложить определенные пути модернизации существующей схемы работ.
1.3 Финансово-хозяйственная деятельность предприятия
Товарищество собственников жилья формируется и осуществляет свою деятельность с целью извлечения максимально эффективного и экономически выгодного способа управления домом. Жильцы дома, являющиеся собственниками, принимают непосредственное участие в организации процесса содержания и управления домом путем взаимодействия с выборным составом управления товарищества собственников жилья.
Товарищество, согласно п. 2 ст. 151 ЖК РФ, обладает определенными средствами, к которым относятся: - обязательные платежи, вступительные и иные взносы членов товарищества;
- доходы от хозяйственной деятельности товарищества;
- субсидии на обеспечение эксплуатации общего имущества в многоквартирном доме, проведение текущего и капитального ремонта, предоставление отдельных видов коммунальных услуг и иные субсидии;
- другие поступления.
Являясь некоммерческой организацией, ТСЖ вправе расходовать указанные средства строго по целевому назначению, то есть в соответствии с целями, определенными ЖК РФ и уставом товарищества. За целевое расходование средств товарищество отвечает перед собственниками помещений в многоквартирном доме. Такая ответственность предполагает наличие некой отчетности товарищества перед собственниками помещений в доме. Формой отчетности в соответствии с ЖК РФ является отчет о финансовой деятельности товарищества собственников жилья за год, представляемый на утверждение общему собранию членов ТСЖ.
В соответствии с п. 3 ст. 148 ЖК РФ в обязанности правления ТСЖ входит составление смет доходов и расходов товарищества на соответствующий год и отчетов о финансовой деятельности, предоставление их общему собранию членов товарищества для утверждения. Выполнение этой обязанности непосредственно связано с обеспечением эффективного управления многоквартирным домом и достижением уставных целей. В деятельности ТСЖ, как и любой другой организации, необходимо финансовое планирование, которое позволяет рассчитать размер целевых взносов членов товарищества, определить движение денежных средств применительно к конкретным временным периодам. Это планирование, а также решение других важных вопросов, прямо или косвенно связанных с управлением домом, происходит на общем собрании собственников.
Общее собрание собственников, на котором жильцы дома могут получить детальный отчет о проведенных работах и сведениях об использовании целевых взносов, проводится после окончания больших работ как то капитальный ремонт, масштабная модернизация коммунальных коммуникаций или иных, сходных по масштабам работ. На общем собрании жильцов Председатель правления, Главный бухгалтер Товарищества собственников жилья, а также члены ревизионной комиссии представляют подробный отчет о проделанных работах и сопутствующих затратах, приводят доводы в пользу экономической эффективности проделанных работ, предоставляют жильцам смету доходов и расходов. В течение всего собрания ведется протокол.
Далее предствален пример сметы доходов и расходов, отчета о проделанных работах и протокола с общего собрания собственников ТСЖ «Революци 8».
Смета доходов и расходов на содержание и техническое обслуживание дома ТСЖ «Революции 8»
Общая площадь квартир, кв.м. 6087,4
1. Доходная часть- всего, руб. План 2010 г. Факт 2010 г. План 2011 г.
1.1. Кварт.плата граждан 486 414,00р. 477 505,01р. 480325,00р.
1.2. Целевое финансирование
1.3. Прочие доходы 11 979,66р.
2. Расходы по тех.обслуживанию, содержанию и ремонту здания: - Материалы 20 000,00р. 5 164,02р. 11 500,00р.
- Освещение мест общего пользования 18 000,00р. 15 654,32р. 17 000,00р.
Расходование фонда накопления на текущий ремонт тепловых узлов 20 936,20р.
Расходование фонда накопления на восстановление отмостки дома 22 226,58р.
Расходование фонда накопления на теплоизоляцию горячего водоснабжения 9 874,20р.
Всего расходов 486 414,00р. 486 505,01р. 486 500,00р.
Сумма расходов в месяц 40 534,50р. 40 542,08р. 40 541,67р.
Себестоимость содержания 1 кв.м. общей площади жилья в месяц, руб. 6,66р. 6,66р. 6,66р.
Всего доходов 486 414,00р. 451 505,01р. 495325,00р.
Анализируя показатели сметы «Ожидаемые доходы», «Фактические доходы», «Ожидаемые расходы» и «Фактические расходы» можно сделать вывод, что за период 2010-2011 финансовый результат деятельности ТСЖ «Революции 8» - убыток в размере 35000 рублей 00 коп. Собственники, которые по каким-либо причинам не вносили средства на счет ТСЖ «Революции 8» за использование коммунальных услуг и обслуживание дома и территории ТСЖ, являются основной причиной убытков ТСЖ «Революции 8». Слабый механизм передачи информации в ТСЖ «Революции 8» - ключевой недостаток, вследствие которого происходит несвоевременное донесение информации до должника или управляющего персонала. Решение этой проблемы - создание четкого механизма по передаче информации в ТСЖ «Ревеолюции 8».
1.4 Обзор информационных систем и технологий предприятия
На данный момент в ТСЖ «Революции 8» используется 2 рабочие станции - локальный ПК Председателя ТСЖ и локальный компьютер Бухгалтера ТСЖ. Оба ПК оборудовны доступом в интернет для доступа в Интрент Банк. Ниже приведена характеристика каждой из рабочих станций.
Таблица 1. Конфигурация компьютера Председателя ТСЖ
Процессор: Intel Pentium 4 3000 MHZ
Опер. Память: 1024 Mb
Винчестер: WDC WD800JD-00LSA0 (74 Гб, IDE)
Флоппи: Нет
Привод: LITE-ON DVD SHD-16P1S (16x/48x DVD-ROM)
Видеокарта: RADEON X300/X550 Series (128 Мб)
Монитор: Acer AL1917 [19" LCD]
Сетевая карта: Встроенная
Таблица 2. Конфигурация компьютера Бухгалтера ТСЖ
Процессор:Intel Pentium Core2 Quad 8200 MHZ
Опер. Память: 2048 Mb
Винчестер: WDC WD800JD-00LSA0 (74 Гб, IDE)
Флоппи: Нет
Привод: LITE-ON DVD SHD-16P1S (16x/48x DVD-ROM)
Видеокарта: GEFORCE GT 9600 (512 Mb)
Монитор: Acer AL1917 [19" LCD]
Сетевая карта: Встроенная
Следует отметить, что соблюдены требования по обеспечению всеми необходимыми лицензионными программными продуктами рабочих мест: операционные системы Microsoft Windows 7 Professional, офисные программы Microsoft Office 2010 , антивирусная программа Kaspersky Internet Security 2011 ежедневно обновляемыми базами сигнатур вирусов, 1С: Предприятие 7.7.
Список специализированного программного обеспечения, используемого Главным бухгалтером : · 1С Предприятие 7.7 - Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством; Учет основных средств и расчет амортизации; Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы; Бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями;
· Налогоплательщик ЮЛ - предназначена «для автоматизации процесса ввода налоговой и бухгалтерской отчетности, печати документов на бумажных носителях, формирования введенной информации бухгалтерской и налоговой отчетности на магнитных носителях налогоплательщиком и передачи отчетности в налоговые органы в электронном виде на магнитных носителях». Программа разработана Филиалом ФГУП ГНИВЦ ФНС России в Чувашской Республике, предназначена для работы в среде Windows.
· ПД СПУ 2010 - Программный комплекс ПД СПУ предназначен для заполнения, вывода на печать и перевода в электронную форму документов: - РСВ-1. РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;
- РСВ-2. РАСЧЕТ по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, не производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам;
- СЗВ. Сведений о начисленных, уплаченных страховых взносах и страховом стаже на обязательное пенсионное страхование застрахованного лиц
· Документы ПУ 5 - Программа "Документы ПУ 5" предназначена для формирования документов индивидуального (персонифицированного) учета страхователем, в соответствии с инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе Государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФ РФ и подготовки их для сдачи в электронном виде в территориальный орган ПФ РФ.
На основании имеющихся данных было установлено, что информационная система в ТСЖ «Революции 8» не нуждается в локальной сети, так как используется только 2 рабочих станции, находящихся локально, в малом удалении друг от друга, необходимость модернизации каналов связи путем установки локальной сети отсутствует. Имеющееся специализированное программное обеспечение работает в локальном режиме, для нормального функционироваия локальная сеть не нужна. Существующая система безопасности полностью удовлетворяет потребностям информационной защиты ТСЖ «Революции 8», так как малый объем данных легко контролируется локально установленным антивирусным программным обеспечением.
Кроме того, проанализировав конфигурацию существующих рабочих станций, было установлено, что они удовлетворяют необходимым требованиям для функционирования будущей Информационной системы, так как рабочие станции уже имеют широкополосный выход в сеть Интернет, а вычислительные ресурсы позволяют использовать конфигурации 1С Предприятие 8.2, с помощью которой было принято решение проводить создание бухгалтерской части информационной системы.
1.5 Анализ информационного обеспечения ТСЖ «Революции 8»
ТСЖ как форма управления многоквартирным домом имеет целый ряд преимуществ: 1. Собственники жилых помещений самостоятельно решают, каким способом управлять своим домом: собственными силами (правлением, общим собранием) или силами специалистов - профессионалов (управляющим, управляющей компанией)
2. В случае выбора управления своим домом через управляющую компанию, ТСЖ заключает договор с ней на определенный перечень услуг и контролирует их качество по ежемесячным актам приема выполненных работ.
3. ТСЖ само планирует ремонтные работы в своем доме, определяет их первоочередность. План работ и смету расходов на год утверждает на общем собрании членов ТСЖ.
4. Любой участник ТСЖ имеет право осуществлять контроль за расходованием средств товарищества, получаемых от платежей граждан и дотаций на содержание жилого дома. В ТСЖ действует ревизионная комиссия. Прозрачность бюджета - это привилегия, которой лишены жители муниципальных домов.
5. Жильцы ТСЖ могут сами устанавливать размер тарифов. Они могут быть как ниже, так и выше муниципальных.
6. Участвуя в управлении собственным домом, жильцы сами определяют, какое именно соотношение в цене и качестве коммунальных услуг для них является оптимальным.
Однако наряду с положительными сторонами подобной формы организации управления домом существуют отрицательные стороны: 1. Зачастую сами жильцы не проявляют интереса к формированию товариществ, а большинство просто не в курсе грядущих перемен. А в тех домах, где уже созданы ТСЖ далеко не все жильцы принимают активное участие в работе органов управления ТСЖ.
2. Если жители дома так и не определятся с формой управления, решение за них примет исполнительный орган муниципального образования, к которой относится дом. Выбор местных органов власти предугадать несложно - дома будут переданы «карманным» управляющим организациям. И в действительности в технологии управления все останется, как и было.
3. Должники - существующая система ЖКХ работает по принципу «одного котла». Все деньги со всего города собираются на один счет и тратятся с него по мере необходимости и на те дома, которые нуждаются в ремонте в первую очередь. Создав ТСЖ вы выходите из этого котла и создаете свой, но в него поступают только те деньги которые заплатят жильцы дома и тратятся они только на Ваш дом.
4. Нечестное и глупое руководство - при выборе правления, ревизионной комиссии, председателя и др. желательно, учитывать наличие технического, юридического, другого специального образования, для того, чтобы они со знанием дела могли руководить и управлять домом, принимать правильные и грамотные решения. У ТСЖ нет возможности найти крайнего, так как крайним является оно сама, а точнее его руководящие органы. За некомпетентность и(или) нечестность руководства платят всегда рядовые члены ТСЖ и его жильцы. Так что прежде чем кого-то выбрать хорошенько подумайте, а достоин ли он этого.
В существующей модели информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» стоит отметить следующие моменты: · Формирование тарифов на коммунальные услуги.
· Механизм сбора информации от собственников.
· Механизм донесения информации до собственников управляющим составом.
· Механизм донесения информации собственниками до управляющего состава.
· Отчетность управляющего состава по проделанной работе, финансовом и хозяйственном состоянии дома.
Формирование тарифов на коммунальные услуги происходит на уровне предприятий-поставщиков коммунальных услуг. В обязанности Главного бухгалтера входит получение уведомления о текущей задолженности по потреблению коммунальных услуг и последующий расчет тарифов на текущий месяц в ТСЖ «Революции 8».
Для расчета итоговой задолженности квартплаты Главному бухгалтеру необходимы сведения по потреблению коммунальных услуг (горячая и холодная вода в ванной комнате и кухне) каждой квартиры. Ежемесячно буххгалтер вывешивает в подъездах таблицы, куда жильцам необходимо вписать показания счетчиков. Если по каким-либо причинам жилец не записал свои показания, он обязан проинформировать бухгалтера по телефону. В противном случае жильцу начисляется среднее потребление по дому.
В некоторых случаях управляющему составу ТСЖ «Революции 8» необходима статистическая информация от всех собственников, например о привлечении сторонних организаций на обслуживание придомовой территории и т.п. ситуаций, где решение не может быть принято исключительно членами правления дома. Сбор необходимой информации осуществляется путем созыва общего собрания собственников. Другой вариант - председатель лично делает обход всех квартир, беседует с каждый собственником и составляет протокол.
На данный момент в ТСЖ «Революции 8» существует 3 механизма передачи информации от собственников до управляющего состава и от управляющего состава до собственников: · Связь по телефону.
· Вывешивание информацонных документов в подъездах.
· Созыв общего собрания собственников.
К последнему способу управляющий состав, равно как и сами собственники, прибегает крайне редко - обычно не более 2 раз в год. На общем собрании выносится годовая смета, отчет о проделанных работах. Во время проведения общего собрания всегда ведется протокол. Кроме того каждый собственник вправе запросить у бухгалтера или председателя любую информацию, касающуюся непосредственно деятельности ТСЖ «Революции 8».
Отчет о выполнении годового финансово-хозяйственного плана за 2011 год.
В 2011г была проведена следующая работа: Наименование работ Затраты (руб-коп)
1. Расход материалов в 2011году 5164-02
2. Освещение мест общего пользования 15654-32
3. плановое техническое освидетельствование и страхование лифтов 6700-00
4. Услуги по учету тепла 6560-00
5. поверка теплового счетчика 3578-45
6. дезинфекция подвала 3006-00
7. обслуживание газопровода 4414-00
8. Приобретение канцтоваров, бланков 2851-81
9. Обслуживание оргтехники 2213-00
10. Услуги банка за обслуживание расчетного счета 3390-20
11. Оплата услуг юридической фирмы «Ваше право» 13500-00
12. Регистрация устава 2210-00
13. Оплата бухгалтерских семинаров 1920-00
14. Установка железной двери 4000-00
15. Обслуживание правовой программы «Референт» 13050-00
16. Приобретен лазерный принтер 6116-00
17. Фонд оплаты труда 225426-26
Итого за 2011 год: 319754-06
В 2011 году были уменьшены сопла на подаче отопления в дом, в результате чего была получена экономия по теплоснабжению: Месяц Отопительный сезон октябрь 2010г-май 2011г Отопительный сезон октябрь 2011г-май 2012г Экономия
Октябрь 41 170-54 22 946-23 18 224-31
Ноябрь 55 315-02 40 493-35 14 821-31
Декабрь 45 866-36 47 242-24 -1 375-88
Январь 64 640-21 47 755-98 16 884-23
48 554-33
Собственник может получить информацию о финансовом или хозяйственном состоянии Товарищества собственников жилья только на общем собрании собственников, которое проводится обычно не более 1 раза в год. Иные способы - личные встречи с управляющим составом или домыслы, основанные на личных наблюдениях - могут быть недостаточны, частично или полностью ошибочны. Отсутствие унифицированного процесса связи Собственников и Управляющего состава ТСЖ является проблемой на данном этапе существования ТСЖ «Революции 8», так как недостаток информации влечет за собой недопонимание с обеих сторон, что в свою очередь приводит к нежелательным последствиям.
Существующая система информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» несовершенна и нуждается в модернизации с использованием современных информационных технологий.
Описание модели «AS-IS»
Целью построения функциональных моделей является выявление наиболее слабых и уязвимых мест деятельности организации, анализ преимуществ новых бизнес-процессов и степени изменения существующей структуры бизнеса. Анализ недостатков начинается с построения модели «AS-IS» (КАК ЕСТЬ), то есть модели существующей организации работы. Для этого была использована методология IDEF0, позволяющая четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.
Функционально-структурная модель «AS-IS» отражает существующие на момент обследования положение дел в организации и позволяет понять, каким образом функционирует организация, а также сформулировать предложения по улучшению ситуации, представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Модель AS-IS бизнес-процесса «Организовать информационное обеспечение в ТСЖ «Революции 8»
Основной бизнес-процесс декомпозируется на 3 более простых этапа (рисунок 3): · Учесть квартплату.
· Расчитать квартплату.
· Информаировать жильцов.
Рисунок 3 - декомпозиция модели AS-IS бизнес-процесса «Организовать информационное обеспечение в ТСЖ «Революции 8»
Процесс «Учесть квартплату» декомпозируется на 2 блока в нотации IDEF0 (рисунок 4).
Процесс «Расчитать квартплату» декомпозируется в нотации DFD для наглядного представления процесса расчета квартплаты на текущий момент в ТСЖ «революции 8» (рисунок 4).
Рисунок 4 - декомпозиция процесса «Расчитать квартплату»
Декомпозиция блока отражает несовершенство существующего механизма рассчета квартплаты, архаичностью информационных технологий, применяемых при рассчете, дублированием информации, отсутствии унифицированного способа хранения данных за продолжительный период времени, отсутствии механизма защиты от потери информации или получения ее лицами, не имеющими прямого отношения к управлению домом.
При анализе модели AS-IS был выявлен ряд недостатков: · Отсутствие унифицированного хранилища данных;
· Создание ряда дополнительных документов, в которых, фактически, дублируются данные;
· Отсутствие автоматизированного механизма связи управляющего состава и жильцов дома.
Для усовершенствования данного бизнес-процесса необходимо автоматизировать блок «Расчитать квартплату» а также создать дополнительный процесс, предназначенный для связи управляющего состава ТСЖ с жильцами . Для работы системы так же понадобится внедрение базы данных документов ТСЖ и базы личной информации жильцах (квартирах).
2. Проектирование информационной системы организации информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8»
2.1 Постановка задачи на проектирование информационной системы
Несовершенный и архаичный метод расчета квартплаты, а также механизм информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8» нуждаются в модернизации - создании информационной системы, позволяющей модернизировать существующие информационные процессы в ТСЖ «Революции 8», организовать ранее не существовавшие процессы.
Проектирование системы предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на средства вычислительной техники. Специалист выполняет только определенную часть ручных операций. При этом пользователь, контролируя работу вычислительных средств, вносит необходимые изменения в значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки информации. Вся документация должна соответствовать правовым нормам и стандартам.
Проектирование автоматизированного рабочего места бухгалтера и других членов управляющего состава ТСЖ «Революции 8» представляет собой программно-технический комплекс: · индивидуального пользования - модуль 1С: Предприятие 8, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач;
· общего пользования - информационный портал ТСЖ «Революции 8» в сети Интернет для организации процесса передачи информации между управляющим составом ТСЖ и собственниками жилья для улучшения морального климата в ТСЖ «Революции 8», оперативного информирования как жильцов, так и членов правления ТСД.
2.2 Разработка модели TO-BE процесса организации информаионного обеспечения в ТСЖ «Революции 8»
Учитывая задачи, разработаем оптимальную функционально-структурную модель в нотации IDEF0 (рисунок, модель бизнес - процесса расчета квартплаты и работы с сайтом ТСЖ «Революции 8» в нотации DFD.
В диаграмме базового бизнес-процесса «Организовать информационное обеспечение в ТСЖ «Революции 8» изменениям подвергся инструментарий - функцию MS Office 2007 выполняет модуль 1С:Предприятие 8.2, появляется сайт ТСЖ «Революции 8» (рисунок)
Рисунок - диаграмма бизнес-процесса «Организовать информационное обеспечение в ТСЖ «Революции 8»
Соответствующие изменения коснулись декомпозиции базового бизнес-процесса (Рисунок).
Рисунок - декомпозиция базового бизнес-процесса
В декомпозиции блока «Учесть квартплату» появляется новый инструмент - 1С 8.2 (рисунок).
Внедрение модуля 1С:Предприятие 8.2 позволило существенно расширить выполняемые бухгалтером задачи, упростив выполнение уже существовавших. Кроме того появляется возможность создания централизованного хранилища данных по квартирам ТСЖ, плательщикам, архив отчетных документов по квартплате, содержащий не только текущую информацию, но и информацию по прошлым периодам. Функционал модуля 1С:Предприятие 8.2 позволяет модифицировать процесс передачи квитанций квартплаты за счет возможности генерирования квитанций как отдельными файлами для передачи по электронной почте.
Декомпозиция блока «Информировать жильцов» показана на рисунке.
Информационное обеспечение ТСЖ «Революции 8» выводится на новый уровень с вводом в эксплуатацию информационного портала ТСЖ в сети Интернет. Это позволяет руководству ТСЖ чаще предоставлять различную статистическую информацию для общего пользования, вести диалог с жильцами средствами сайта ТСЖ. Жильцы получают доступ к учредительным документам и иной информации, размещаемой на сайте руководством ТСЖ. Кроме того функционал сайта позволяет формировать заявки на вызов обслуживающего персонала в режиме online, что существенно облегчает планирование рабочего времени для обслуживающего персонала. Зарегистрированные пользователи сайта могут задавать вопросы напрямую членам управляющего состава или создавать открытые обсуждения. Эта фунция позволит собственникам жилья вместе обсудить интересующие их вопросы, получить открытые ответы от управляющего состава ТСЖ «Революции 8».
Обоснование выбора средств программной реализации
Реализация программной части при помощи программных средств должна удовлетворять требованиям эргономики, скорости ввода и обработки информации, иметь дружелюбным пользовательский интерфейс для оптимизации процесса освоения персоналом. Таким образом, было принятно решение использовать средства разработки 1С Предприятие 8.2 для создания модуля расчета квартплаты, формирования квитанций, и Content Manage System Wordpress 3.2 для реализации функций информационного портала ТСЖ «Революции 8».
Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.
Платформа 1С:Предприятие 8
Вывод
В данном дипломном проекте рассмотрен процесс информационного обеспечения ТСЖ «Революции 8» г. Перми.
В ходе выполнения проекта были собраны сведения о деятельности учреждения, изучены действующие в ТСЖ информационные системы, произведен анализ информационной безопасности учреждения.
В процессе создания дипломного проекта решены поставленные задачи: 1) проанализирован действующий в учреждении порядок информационного обеспечения и разработана функционально-структурная модель AS-IS - «Как есть» для данного процесса;
2) в результате анализа построенной модели выявлены недостатки в существующем процессе информационного обеспечения и предложены рекомендации по их устранению;
3) с учетом рекомендаций разработан проект системы информационного обеспечения в ТСЖ «Революции 8», т.е. функционально-структурная модель TO-BE - «Как будет».
4) проект реализован в системе 1С:Предприятие 8.2 и CMS Wordpress, т.е. автоматизированы те функции бухгалтера, которые выполнялись вручную, расчет квартплаты, формирование квитанций квартплаты, формирование отчетов по должникам и финансовом состоянии ТСЖ на определенный период, информационное обеспечение жильцов ТСЖ «Революции 8».
После разработки прикладного решения был проведен сравнительный анализ моделей AS-IS и TO-BE, который показал, что при расчете квартплаты и формировании отчетов и квитанций квартплыт в автоматизированной системе временные затраты секретаря на создание документов сократятся на 1060 минут, т.е. почти в 18 раза, что в свою очередь приведет к росту производительности труда за счет увеличения произведенных операций в единицу времени и соответственно к снижению трудовых затрат секретаря. Кроме того, это позволит сэкономить от 6000 рублей до 12000 рублей в год, которые выплачиваются бухгалтеру за работу во внеурочное время. Использование информационного портала ТСЖ как дополнительного источника дохода - продажа рекламных мест - даст прибыль в размере 3000-6000 в месяц.
Таким образом, внедрение системы позволяет: · сократить временные и трудовые затраты бухгалтера;
· осуществлять оперативный доступ к достоверной и представленной в удобном виде информации;
· упростить обработку данных;
· избавиться от двойной регистрации одних и тех же данных;
· повысить качество выполнения документов.
Из всего вышесказанного следует, что поставленная цель достигнута
Размещено на
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
