Рациональная организация работы секретаря - Реферат

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений.Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Эту проблему секретари решают путем выявления смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот. Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Порядок расположения документов: 1) Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секретариат.а) Своевременное выполнение очередных задач. б) Распознавание собственных сильных и слабых сторон. в) Лучшее использование собственного времени. г) Экономный труд. д) Повышение производительности труда.В работе многих руководителей встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор.Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников. В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Содержание

Введение

Глава 1. Рациональное планирование времени и работы секретаря

Глава 2. Непосредственное облегчение работы руководителя

2.1 Назначение графика

2.2 Разделение ответственности за соблюдение сроков

Глава 3. Организация рабочего места секретаря

3.1 Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует

3.2 Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций

Глава 4. Работа секретаря по бездокументному обслуживанию

Глава 5. Деловые контакты секретаря

5.1 Пользование телефоном

5.2 Организация приема посетителей

5.3 Работа секретаря с информацией для руководителя

Заключение

Список использованной литературы