Служебные обязанности делопроизводителя: документационное обслуживание и организационная работа. Составление и оформление секретарем документов различных типов: распорядительных и справочно-информационных. Особености ведения телефонных переговоров.
Аннотация к работе
Комитет по образованию Мингорисполкома Отчет о производственной практике учащейся ІІІ курса группы 249СУчреждение было открыто 1 августа 1986 года. Оно является некоммерческой организацией, финансируемой из местного бюджета и входит в систему дошкольного образования. воспитанниками раннего и дошкольного возраста дошкольного образования, - воспитанниками специальных групп для детей с тяжелыми нарушениями речи специального образования на уровне дошкольного образования. Цели ГОУ: - реализация государственных образовательных стандартов дошкольного образования, - формирование образованной, социально, духовно и нравственно зрелой, творческой личности, - воспитание гражданина Республики Беларусь, уважения прав и свобод человека, любви к Родине, семье, - привитие навыков здорового образа жизни. В структуру учреждения входят следующие структурные подразделения: - группы общего назначения: - 1-ые младшие (дети 2-3 лет)Однако в мои обязанности входило и бездокументное обслуживание руководителя. В работу с документами входит: обработка входящей и исходящей корреспонденции, составление и оформление приказов по основной деятельности и по личному составу, передача документов на исполнение. Также я работала с личными делами, характеристиками, личными карточками формы Т2, товарными накладными, заявлениями сотрудников, подготавливала документы для передачи в архив. К организационной работе относятся: ведение телефонных переговоров, прием посетителей.В кабинете находится мебель, предназначенная для работы, а так же для посетителей, ожидающих приема, а именно: шкафы для одежды и документов, столы, стулья, сейф для важных документов, кресло. Приказы издают также при необходимости довести до сведения подчиненных лиц требования поступивших директивных документом и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц и сроки выполнения. Приказ по личному составу составляются и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а приказы по личному составу 75 лет. Приказы оформляются на общем бланке организации формата А4 или специальном бланке для приказов.Для клиента ответ по телефону создает впечатление не только о вас лично, но и об учреждении в целом. Специфические особенности телефонного разговора с очной беседой: - собеседник не видят друг друга. телефонный разговор связан с передачей конкретной информации. Очень важно как человек умеет передавать и принимать необходимую информацию по телефону.Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. Услышав тел звонок, нужно как можно быстрее снять трубку, т.к. он является сильным слуховым раздражителем, мешает работать другим людям, отрицательно воздействует на нервную систему. А также этим мы выполним главное требование нашей работы - "не заставлять клиента ждать". Никогда не нужно говорить с набитым ртом, ни жевать и ни пить во время разговора. Сняв трубку, нужно сразу же четко представиться и назвать свое учреждение: это поможет избавиться от ошибочных вызовов.Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число "точек приложения" в конкретных ситуациях процесса управления. Большую часть времени в течение рабочего дня секретарь сидит. Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть.Оргтехника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих работ. Радиотелефон - это комбинированное устройство, сочетающее в себе элементы обычного проводного телефонного аппарата и радиоэлектронного средства, заменяющего телефонный кабель между телефонной трубкой и базовым блоком телефонного аппарата. Он дает возможность удалять трубку от базы на определенное нужное расстояние. Компьютер - это электронное устройство, которое выполняет операции ввода информации, хранения и обработки ее по определенной программе, вывод полученных результатов в форме, пригодной для восприятия человеком.За время практики я закрепила свои знания делопроизводства, научилась применять их на практике. Так же я научилась новому: работе с оргтехникой, передаче документов в архив. Я поняла, что главное в профессии секретаря - это ответственность, грамотность, внимательность, собранность, терпеливость, умение доводить дело до конца.