Рабочее место секретаря - Отчет по практике

Комитет по образованию Мингорисполкома Отчет о производственной практике учащейся ІІІ курса группы 249СУчреждение было открыто 1 августа 1986 года. Оно является некоммерческой организацией, финансируемой из местного бюджета и входит в систему дошкольного образования. воспитанниками раннего и дошкольного возраста дошкольного образования, - воспитанниками специальных групп для детей с тяжелыми нарушениями речи специального образования на уровне дошкольного образования. Цели ГОУ: - реализация государственных образовательных стандартов дошкольного образования, - формирование образованной, социально, духовно и нравственно зрелой, творческой личности, - воспитание гражданина Республики Беларусь, уважения прав и свобод человека, любви к Родине, семье, - привитие навыков здорового образа жизни. В структуру учреждения входят следующие структурные подразделения: - группы общего назначения: - 1-ые младшие (дети 2-3 лет)Однако в мои обязанности входило и бездокументное обслуживание руководителя. В работу с документами входит: обработка входящей и исходящей корреспонденции, составление и оформление приказов по основной деятельности и по личному составу, передача документов на исполнение. Также я работала с личными делами, характеристиками, личными карточками формы Т2, товарными накладными, заявлениями сотрудников, подготавливала документы для передачи в архив. К организационной работе относятся: ведение телефонных переговоров, прием посетителей.В кабинете находится мебель, предназначенная для работы, а так же для посетителей, ожидающих приема, а именно: шкафы для одежды и документов, столы, стулья, сейф для важных документов, кресло. Приказы издают также при необходимости довести до сведения подчиненных лиц требования поступивших директивных документом и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц и сроки выполнения. Приказ по личному составу составляются и регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а приказы по личному составу 75 лет. Приказы оформляются на общем бланке организации формата А4 или специальном бланке для приказов.Для клиента ответ по телефону создает впечатление не только о вас лично, но и об учреждении в целом. Специфические особенности телефонного разговора с очной беседой: - собеседник не видят друг друга. телефонный разговор связан с передачей конкретной информации. Очень важно как человек умеет передавать и принимать необходимую информацию по телефону.Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций. Услышав тел звонок, нужно как можно быстрее снять трубку, т.к. он является сильным слуховым раздражителем, мешает работать другим людям, отрицательно воздействует на нервную систему. А также этим мы выполним главное требование нашей работы - "не заставлять клиента ждать". Никогда не нужно говорить с набитым ртом, ни жевать и ни пить во время разговора. Сняв трубку, нужно сразу же четко представиться и назвать свое учреждение: это поможет избавиться от ошибочных вызовов.Секретарь должен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число "точек приложения" в конкретных ситуациях процесса управления. Большую часть времени в течение рабочего дня секретарь сидит. Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть.Оргтехника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих работ. Радиотелефон - это комбинированное устройство, сочетающее в себе элементы обычного проводного телефонного аппарата и радиоэлектронного средства, заменяющего телефонный кабель между телефонной трубкой и базовым блоком телефонного аппарата. Он дает возможность удалять трубку от базы на определенное нужное расстояние. Компьютер - это электронное устройство, которое выполняет операции ввода информации, хранения и обработки ее по определенной программе, вывод полученных результатов в форме, пригодной для восприятия человеком.За время практики я закрепила свои знания делопроизводства, научилась применять их на практике. Так же я научилась новому: работе с оргтехникой, передаче документов в архив. Я поняла, что главное в профессии секретаря - это ответственность, грамотность, внимательность, собранность, терпеливость, умение доводить дело до конца.

Содержание

1. Визитная карточка предприятия

2. Мои служебные обязанности

3. Мое рабочее место

4. Описание выполненных работ

5. Ведение телефонных переговоров

6. Прием посетителей

7. Моя оргтехника

Заключение

Литература

1. Визитная карточка предприятия

ГУО "Ясли-сад 502"

Г.Минска пр. Победителей, 81

220020, г.Минск