Пути решения проблемы выбора системы электронного документооборота - Дипломная работа

Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счет внедрения систем электронного документооборота. Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления.Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ, - «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» трактует электронный документ следующим образом: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия». Электронной подписью согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» является «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п. Кроме того, возможно улучшить качество документации путем устранения большинства спорных ситуаций и упорядочивания работы с документами, обеспечить сохранность версий и отсутствие повторения информации при работе нескольких лиц с одним документом, наладить работу пользователей с документами.обеспечить контролируемость этапов работы с документами; Следующие уровни зрелости, готовности организации к введению системы электронного документооборота характеризуются прописанными процедурами совершенствования документооборота, обученным персоналом, осознанием необходимости изменений организации работы с документами по всей вертикали предприятия. Критерий наличия архива большого объема на бумажных носителях, требует системы с встроенным модулем, с подсистемами массового ввода документов. Тогда как необходимость специфических форматов хранения документов, в том числе изображений документов, крупномасштабных чертежей и другая инженерно-конструкторская документация делает востребованными системы с встроенным графическим модулем 2-D или 3-D. Таким образом, мы можем назвать следующие критерии выбора СЭД для организации или предприятия: соответствие целям и задачам организации; технологический критерий, критерий подготовленности персонала к внедрению СЭД, критерий надежности СЭД, критерий учета финансовых возможностей организации; уровень готовности предприятия к введению СЭД, критерий выбора поставщика СЭД, критерий объема хранения информации и наличия архива.В первые годы ХХ1 века в организации произошли следующие изменения: военизированная охрана МПС России была переименована в ведомственную охрану МПС России, которая в целях совершенствования структуры управления ведомственной охраной Министерства путей сообщения Российской Федерации из службы стала филиалом федерального государственного учреждения, с подчинением Федеральному агентству железнодорожного транспорта ФГП ВО МПС России. Последние крупные изменения на федеральном уровне произошли в организации 20 мая 2005 года, когда приказом Ф

электронный документооборот бизнес

Во втором десятилетии XXI века в России продолжается проведение реформ, направленных на оптимизацию деятельности организаций и предприятий различных форм собственности. Особенно активно подвергаются реорганизации системы управления, в том числе и документационное обеспечение деятельности всех видов организаций.

Статистические данные, показывают, что значительная часть рабочего времени специалиста предприятия занимает документирование информации и поиск необходимого документа. Роль делопроизводственного документооборота возросла, также растет специализированный документооборот, связанный с документированием специфических функций деятельности предприятии: бухгалтерской, оперативного учета, документирования технологических процессов, складского учета и т.д. Вследствие этого, в любой организации возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, решаемая наиболее эффективно за счет внедрения систем электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Актуальность данного исследования определяет то, что современное развитие общества характеризуется углублением экономических связей, повышением уровня публичности различных органов. В связи с этим возрастает роль информации во всех процессах деятельности государственных и муниципальных органов, а также в деятельности коммерческих организаций. Научно-техническая революция обеспечивает возможность модернизации всех сфер жизнедеятельности в информационном аспекте, тем самым давая возможность практически реализовать концепцию информационного общества.

Источниковой базой выпускной квалификационной работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами. Были изучены как федеральные законодательные акты, так и межведомственные нормативные документы. Стоит отметить, что современная российская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в этой области. Для раскрытия поставленной проблемы нами были рассмотрены и использованы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон РФ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Также исследованы международные стандарты, прежде всего MOREG 2, который является общеевропейским стандартом для автоматизированных систем документооборота, а также российский стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота», утвержденный приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 18.10.2011г. за № 466-ст, ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003г. N 65-ст. Анализ этих нормативно-методических документов позволил выработать основные критерии для анализа СЭД.

Таким образом, источниковой основой исследования послужили законодательство РФ, регламентирующее информационные ресурсы и их использование. Особое внимание было уделено следующим ГОСТАМ и стандартам: ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота».

Следует отметить, что вопросы создания, управления большими потоками дискретной и аналоговой документацией в организации в качестве отдельного предмета исследования в научной литературе России недостаточно изучены. Первые публикации, раскрывающие данную тематику, появились на страницах журнала «Делопроизводство» в конце ХХ - начале XXI века. Теоретики документоведения вместе с практикующими работниками служб документационного обеспечения управления объясняли основные принципы внедрения систем электронного документооборота, стимулируя активное использование новых информационных технологий в делопроизводственных процессах.

Вопросы информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности раскрываются в работах и статьях М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой. Они проанализировали современный этап развития ДОУ, начиная с внедрения компьютерных технологий, выделили экономические, правовые, а так же организационно-технические стороны проблемы информатизации общества. Особо данные авторы рассмотрели методы воздействия государства на структуру документации в негосударственной сфере экономики.

Следует отметить, что многие работы этого периода базировались на зарубежном опыте, тогда, как в более поздних статьях нашли свое отражение материалы российской практики.

Особо выделяются публикации известных документоведов М.В. Ларина и М.П. Бобылевой, касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.

В учебнике А.С. Гринберга дается новая концепция документационного обеспечения управления, которая выражается в изменение взгляда на документооборот предприятия.

С.Л. Кузнецов в своих работах дает рекомендации по созданию системы электронного документооборота в организациях, выбору программного обеспечения автоматизации делопроизводства, данный исследователь изучил новейшие информационные продукты, технологии, которые ежегодно демонстрировались на выставках и конференциях представителями ведущих компаний в области электронного документооборота и автоматизации управления.

Статьи О.Г. Харитоновой, П.Н. Кочетковой помогают организациям плавно перейти от бумажного к электронному документообороту, то есть оптимизировать документооборот компании.

Публикации Т.В. Князевой обозревают текущею ситуацию российского и международного рынка информационных решений класса СЭД.

Вопросы документирования управленческих функций системами электронного документооборота доступно разбирают в своих работах В.И. Андреева (она рассматривает кадровое делопроизводство), В.Ф. Янковая (в ее исследованиях речь идет непосредственно о службе ДОУ).

В 2011 году начал издаваться журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Следует отметить, что потребность в периодическом издании, которое бы отражала все тонкости электронных систем документооборота организаций, назрела давно. Издание периодического журнала, посвященного проблемам внедрения систем электронного документооборота, подчеркивает их важность.

Объектом для своего исследования мы выбрали российские системы электронного документооборота. Предметом исследования является сравнительные анализ структуры данных систем СЭД.

Цель исследования - сформулировать критерии анализа СЭД и провести на их основе сравнительный анализ СЭД на рынке программных продуктов.

Для достижения цели ставятся следующие задачи: ? ·изучить основные понятия систем электронного документооборота (СЭД);

? ·рассмотреть имеющиеся классификации систем электронного документооборота;

? ·провести анализ современного состояния российского рынка СЭД;

? ·разработать основные критерии выбора систем электронного документооборота (СЭД);

? ·провести анализ систем электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации;

? ·дать оценку применяемым системам электронного документооборота (СЭД) ведомственной охраны железнодорожного транспорта Российской Федерации.

В выпускной квалификационной работе были использованы такие методы исследования, как системный анализ, структурно-функциональный анализ.

Системный анализ позволил проанализировать функции и технологии СЭД. Структурно-функциональный анализ позволил выделить наиболее значимые критерии оценки СЭД и на их основе провести функциональный анализ российских и зарубежных СЭД.

Новизна данной работы обусловлена отсутствием общепризнанных подходов к СЭД.

Научно-практическая значимость состоит в том, что результаты, полученные в ходе анализа СЭД на рынке программных продуктов, могут быть использованы в организациях при выборе СЭД для последующего внедрения.

Для решения выбранных задач была выбрана следующая структура исследования: выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.